Si bien esta regla fija un límite para guardar documentación, surgió una pregunta en los procesos judiciales: ¿ese plazo también libera al empleador de exhibir información y colaborar ante un juez posteriormente? Frente a esta controversia, la Corte Suprema acaba de precisar cómo debe interpretarse esta regla.
4. Horas extras antiguas: Corte Suprema cambia criterio sobre registros laborales. (Foto: pixabay)
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El caso surgió a partir de la demanda de un trabajador que reclamó el pago de horas extras, domingos y feriados laborados entre 1991 y 2020. Según sostuvo, trabajó durante décadas bajo jornadas extendidas y recibió pagos insuficientes por sobretiempo.
En primera instancia del Juzgado Laboral, el pedido de horas extras fue rechazado porque el juez consideró que no existía prueba suficiente para acreditar la jornada alegada y porque la empresa solo presentó registros parciales de asistencia.
Sin embargo, la Corte Superior revocó esa decisión y concluyó que la empresa no había presentado la totalidad de los registros de asistencia de los años reclamados, por lo que esa falta de documentación debía ser considerada al momento de analizar el pedido de horas extras.
Al analizar la controversia, la Corte Suprema examinó si el plazo legal de cinco años para conservar registros laborales —previsto en normas administrativas— podía convertirse también en un límite probatorio en un juicio laboral.
Concluyó que estas disposiciones fueron creadas con fines de simplificación y archivo documental, pero no para relevar al empleador de su deber de colaboración ante el Poder Judicial.
Bajo ese razonamiento, sostuvo que si el trabajador presenta indicios razonables de haber realizado horas extras y el empleador no exhibe los registros alegando el vencimiento del plazo de conservación, esa conducta puede ser valorada por el juez al momento de resolver el caso.
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Finalmente, la Corte declaró infundado el recurso de la empresa y confirmó la decisión que reconoció el pago de horas extras al trabajador, aunque precisó que la falta de registros no implica aceptar automáticamente todo lo reclamado, por lo que el cálculo debe responder a criterios de razonabilidad y a las pruebas disponibles.
Además, declaró que los criterios desarrollados en la sentencia constituyen una doctrina jurisprudencial de obligatorio cumplimiento, precisando que el plazo de cinco años para conservar registros tiene un carácter administrativo y no elimina el deber del empleador de colaborar en un juicio.
Que la ausencia de documentos no lo libera automáticamente de sustentar su posición; y que, si el trabajador presenta indicios razonables de horas extras, la falta de exhibición de registros puede ser valorada por el juez al determinar el pago correspondiente.
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El alcance real de la doctrina
Uno de los primeros puntos en discusión es el alcance del fallo actual por una de las salas de la Corte Suprema respecto a uno anterior dato por una sala distinta. César Puntriano, socio del estudio Muñiz, advirtió que la decisión marca una diferencia frente a criterios sostenidos previamente en materia de conservación documental y horas extras.
Según explicó, el nuevo criterio sostiene que el límite de cinco años para conservar registros laborales no exime al empleador de colaborar dentro de un proceso judicial cuando se reclaman horas extras de periodos antiguos.
Por su parte, Brian Ávalos, socio en Derecho Laboral de Payet, Rey, Cauvi, Pérez Abogados, precisó que el pronunciamiento tiene la naturaleza de doctrina jurisprudencial emitida por una sala de la Corte Suprema y no constituye un precedente vinculante general, aunque reconoció que podría influir en la forma en que algunos juzgados y salas aborden este tipo de controversias.
El debate sobre los cinco años
Puntriano cuestionó el razonamiento de la Corte y sostuvo que la sentencia desconoce el sentido de la legislación vigente sobre conservación documental.
Explicó que las normas laborales establecen expresamente que los empleadores están obligados a conservar registros y documentos por cinco años, por lo que —a su juicio— no correspondería imponer consecuencias negativas cuando el empleador no exhibe información respecto de periodos en los que la propia ley ya no exige custodiarla.
“El empleador no puede ser obligado a hacer algo que la ley no manda”, resumió el abogado, al advertir que la lógica del fallo puede extenderse más allá de las horas extras y alcanzar otros conflictos laborales en los que la documentación ya no exista por haber vencido el plazo legal de conservación.
Ávalos coincidió en que el debate surge precisamente por el uso que algunos procesos daban al plazo de cinco años, aunque observó que se busca diferenciar entre la obligación administrativa de guardar documentos y el deber procesal de colaboración ante un juez.
3. ¿Cinco años bastan? Corte Suprema redefine reglas sobre registros y horas extras
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Seguridad jurídica y diferencias entre salas
Para Puntriano, la principal preocupación radica en la seguridad jurídica y la predictibilidad.
Recordó que existen varias resoluciones de la Segunda Sala Suprema que sí respetan el límite de cinco años y trasladan la carga probatoria al trabajador cuando ese plazo ha vencido, por lo que la nueva doctrina introduce un criterio opuesto dentro del propio máximo tribunal.
Ávalos compartió la preocupación por la falta de uniformidad y señaló que el escenario actual puede generar incertidumbre, ya que la respuesta judicial podría variar dependiendo de la sala que conozca el caso.
Ambos especialistas coincidieron en que el debate refleja una discrepancia todavía abierta dentro de la Corte Suprema.
Prueba, razonabilidad y efectos prácticos
Otro punto discutido es cómo deberá acreditarse el trabajo en sobretiempo. Puntriano cuestionó que la sentencia permita valorar indicios como comunicaciones, pagos parciales o relatos considerados verosímiles y, además, otorgue al juez margen para fijar promedios razonables de horas extras cuando no existan registros completos.
A su criterio, ello amplía la discrecionalidad judicial y puede afectar la previsibilidad de las decisiones.
Ávalos, en cambio, subrayó que el fallo no presume automáticamente la existencia de horas extras y que el trabajador continúa obligado a presentar indicios razonables antes de que el juez valore la conducta procesal del empleador.
Desde una mirada práctica, añadió que la decisión puede llevar a las empresas a reforzar sus sistemas de control de jornada y conservación documental, especialmente mediante herramientas digitales que permitan acreditar el cumplimiento de obligaciones laborales.
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