Una empresa puede tener bajo control su gasto en transporte y, aun así, estar perdiendo margen en su operación logística. Inventarios que no rotan, entregas fallidas, tiempos de espera, rutas ineficientes o incluso un almacén mal ubicado pueden elevar el costo real de llevar un producto hasta el cliente.
Para Pablo Padilla, jefe del Departamento de Diseño y Producción Industrial de TECSUP, uno de los principales errores es reducir el costo logístico al combustible y al conductor. “Los costos logísticos van más allá solo de considerar al transporte”, señala a Gestión.
Los sobrecostos pueden aparecer en exceso de inventarios, mercadería inmovilizada, compras urgentes, tiempos de espera, recorridos innecesarios, entregas fallidas, devoluciones o productos deteriorados. Aunque cada pérdida pueda parecer menor, su acumulación termina afectando el margen, especialmente en las MIPYMES.
“Una empresa no debería preguntarse únicamente cuánto paga por transportar un producto, sino cuánto le cuesta realmente comprarlo, almacenarlo y lograr que llegue correctamente al cliente”, sostiene Padilla.
El inventario también puede convertirse en un costo
Uno de los principales focos está en el stock. Un almacén abarrotado, productos que permanecen semanas o meses sin movimiento, artículos vencidos o dificultades de liquidez pueden revelar exceso de inventario. En el extremo contrario, las compras urgentes, pedidos pendientes y ventas perdidas pueden evidenciar falta de stock.
El problema, explica Padilla, no es simplemente tener mucho o poco inventario, sino contar con “la cantidad incorrecta en el momento equivocado”. Una empresa puede tener el almacén lleno y, al mismo tiempo, enfrentar problemas de liquidez porque parte de su capital está inmovilizado en productos que no rotan.
Para una primera radiografía, recomienda revisar cinco indicadores:
- Costo logístico sobre ventas.
- Costo por entrega.
- Días de inventario.
- Porcentaje de pedidos correctamente atendidos.
- Número de compras o despachos urgentes.
Estos datos permiten identificar cuánto margen consume la logística, qué productos mantienen capital inmovilizado, cuánto cuesta atender cada pedido y con qué frecuencia la operación debe recurrir a situaciones de emergencia.
Cuando una falla termina multiplicando el costo
Desde la experiencia de DINET, Esteban Vargas, gerente general de la compañía, observa que en el sector retail varias ineficiencias están relacionadas con el uso de recursos y datos. Entre ellas menciona la preparación de pedidos imperfectos, el uso inadecuado de las unidades de transporte, equipos de manipulación como montacargas, problemas de flujo y densidad en los centros de distribución y una logística inversa desproporcionada por devoluciones mal gestionadas.
Pero identifica dos factores que suelen recibir menos atención. El primero es el desalineamiento entre el plan comercial, el plan de operaciones y el plan de compras. Esto puede terminar en inventarios innecesarios, compras por volumen que no responden a la demanda y productos sin rotación o vencidos dentro de la cadena.
La logística no se limita al transporte: inventarios, almacenamiento, preparación de pedidos y entregas también pueden generar sobrecostos. Foto: Composición Gestión-Gemini.
El segundo es el aprovechamiento deficiente de los datos generados por sistemas especializados como WMS y TMS. Para Vargas, disponer de estas herramientas no garantiza por sí mismo mejores decisiones: también es necesario entender y aprovechar la información que generan.
Los errores recurrentes tienen además un efecto que va más allá del costo operativo. “El mayor impacto es cuando los errores son recurrentes”, afirma Vargas, pues además del resultado logístico como porcentaje de la venta pueden afectar la reputación de la marca y la confianza del proveedor que vende al canal.
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En su experiencia, para retail considera especialmente útil observar el costo logístico por unidad entregada al canal.
Vargas plantea que las empresas deberían monitorear de manera permanente algunos indicadores para detectar dónde se están generando sobrecostos:
- OTIF (On Time In Full): mide el porcentaje de entregas realizadas a tiempo y completas. Según Vargas, estar por debajo de 95% puede generar sobrecostos por reenvíos y afectar las ventas.
- Devoluciones sobre ventas: permite identificar problemas comerciales, de abastecimiento o de rechazo en el canal.
- Costo de entrega por pedido: una tendencia al alza puede revelar ineficiencias en las rutas, el centro de distribución o el almacén.
- Exactitud de inventarios: una exactitud inferior al 98% puede generar quiebres y sobrantes de inventario, además de pérdida de confianza en el canal.
- Utilización de la flota: permite evaluar el uso de la capacidad de las unidades y el cumplimiento de las rutas.
- Tiempo de ciclo en almacén o centro de distribución: ayuda a detectar impactos sobre el capital de trabajo, mermas y pérdida de ventas.
El costo que aparece cuando el almacén no funciona
El inmueble también forma parte de la ecuación. Diego Briceño, gerente de Transacciones y Proyectos de Cushman & Wakefield, advierte que el análisis de un centro de distribución suele concentrarse en la renta por metro cuadrado, aunque ese pago representa solo una parte del impacto económico.
A la renta se suman adecuaciones iniciales, mantenimiento, energía, seguridad, seguros, sistemas contra incendios, tecnología, restitución al cierre del contrato y el costo financiero del capital invertido. También existen costos operativos menos visibles, como recorridos internos extensos, tiempos de espera, baja productividad en carga y descarga, capacidad cúbica desaprovechada o dificultades para acceder a mano de obra.
“Un inmueble con una renta atractiva puede erosionar el margen durante todo el contrato si su configuración genera ineficiencias diarias”, explica Briceño.
La ubicación es otro factor. Un almacén más barato puede terminar siendo más costoso si obliga a realizar trayectos más largos, eleva el consumo de combustible, reduce la utilización de la flota o incrementa los tiempos de entrega. También influye en la frecuencia de reposición y en el acceso del personal, además de la conexión con clientes, proveedores, puertos, aeropuertos y vías principales.
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Por ello, Briceño plantea evaluar el costo total de ocupación y no solo el alquiler. La comparación debe incorporar renta, gastos comunes, mantenimiento, servicios, seguridad, seguros, impuestos aplicables, adecuaciones, equipamiento, tecnología, sistemas de protección, inversiones de sostenibilidad y costos de restitución, además del CAPEX inicial.
Más metros cuadrados no siempre solucionan el problema
El dimensionamiento del almacén también puede generar sobrecostos. Briceño advierte que no basta con calcular la superficie necesaria en función de la operación actual. Deben considerarse la estacionalidad, rotación y perfil del inventario, las proyecciones de crecimiento, alturas de almacenamiento, áreas operativas, tecnología prevista y posibles cambios en el modelo de distribución.
Un exceso de superficie inmoviliza recursos y eleva los costos de ocupación, mantenimiento y servicios. Una infraestructura insuficiente, en cambio, puede provocar saturación, alquileres complementarios, movimientos entre locales, mayor manipulación y menor capacidad de respuesta.
Las características físicas del inmueble también condicionan la productividad. Altura insuficiente, distribución inadecuada de columnas, pisos con baja resistencia, pocos muelles, patios reducidos, accesos deficientes o una capacidad eléctrica limitada pueden restringir la operación desde el inicio y dificultar la incorporación de automatización.
En ese escenario, la pregunta no es únicamente cuánto cuesta ocupar un almacén, sino cuánto cuesta operar desde él.
Tecnología: primero ordenar, luego digitalizar
La tecnología puede ayudar a reducir desperdicios, pero los entrevistados coinciden en que no se trata simplemente de incorporar sistemas más sofisticados.
Padilla señala que una empresa puede comenzar con herramientas como Excel o Google Sheets para inventarios, WhatsApp Business para coordinar entregas y Google Maps para organizar rutas. Conforme aumenta el volumen, puede incorporar ERP, WMS, TMS, tableros de control e inteligencia artificial.
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Según la información que cita, más del 40% de las empresas desconoce soluciones como WMS y RFID, mientras que aproximadamente la mitad no conocía sistemas TMS. La inteligencia artificial, agrega, puede utilizarse para pronosticar demanda, analizar reposición de inventarios, identificar anomalías en distribución y optimizar rutas.
Su principio es: “primero ordenar, luego digitalizar y finalmente automatizar”.
Vargas coincide en que la automatización puede generar ahorros en procesos como picking, packing, check out, valor agregado y carga de unidades, pero advierte que debe justificarse por el volumen de pedidos. “Si tu proceso actual está bien optimizado y ya no tiene capacidad, elévalo con tecnología”, plantea.
Un caso muestra dónde estaba el problema
DINET encontró un ejemplo en un cliente del sector retail. El número de vueltas diarias que debía realizar cada unidad de transporte entre el centro de distribución y la tienda era de 2.5, pero había caído a una.
El problema no estaba únicamente en el transporte. La revisión desde la tienda permitió identificar un desalineamiento entre esta y el centro de distribución generado por desconfianza sobre los pedidos entregados. La tienda revisaba detalladamente la mercadería recibida, lo que provocaba que las unidades permanecieran esperando.
La solución incluyó entregas certificadas por tienda y sección, LPN para cada pedido por tienda y sección, entregas en la amanecida y personal en la trastienda para recibir y ubicar los productos.
El resultado, según Vargas, fue una mejora en el costo de la cadena y, además, un cambio en la operación de la tienda: el establecimiento pudo comenzar a abrir a las 7:00 a.m. en lugar de las 11:00 a.m., ganando cuatro horas de venta.
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El caso refleja una de las premisas que atraviesa las entrevistas: el mayor costo no necesariamente está donde aparece la factura más alta. Puede originarse en una compra mal planificada, un inventario que no rota, una ruta ineficiente, una devolución, una espera o incluso en la elección de un inmueble que limita la operación.
Licenciado en Ciencias de la Comunicación, con especialidad en Periodismo, por la Universidad Tecnológica del Perú, con más de 12 años de experiencia en medios de comunicación. Actualmente escribo sobre política, economía y actualidad.
