La transformación digital ha modificado radicalmente la forma en que las empresas documentan sus operaciones.
En la actualidad, gran parte de las negociaciones, coordinaciones y aprobaciones se realizan mediante correos electrónicos, lo que ha llevado a muchos contribuyentes a considerar que estos mensajes constituyen una prueba suficiente para acreditar la realidad de un gasto frente a la SUNAT. Sin embargo, la jurisprudencia reciente del Tribunal Fiscal demuestra que esta percepción es incompleta. El correo electrónico posee valor probatorio, pero su eficacia depende del contexto documental que lo acompaña.
El reconocimiento del correo electrónico como medio probatorio
La discusión sobre la validez de los correos electrónicos quedó superada hace varios años. El Tribunal Fiscal ha reconocido que estos documentos pueden ser utilizados para acreditar la existencia de relaciones comerciales, coordinaciones entre las partes y la realización de determinadas gestiones vinculadas a una operación económica.
Así, en resoluciones como la RTF N.° 11329-3-2016 y la RTF N.° 01307-5-2015, se ha admitido la relevancia de los correos electrónicos como elementos de prueba, descartándose objeciones basadas únicamente en su naturaleza digital, en que constituyan copias simples o incluso en que se encuentren redactados en un idioma distinto al español. Este criterio resulta coherente con la realidad empresarial contemporánea, donde la comunicación electrónica constituye una herramienta esencial para el desarrollo de los negocios.
No obstante, reconocer valor probatorio a un correo electrónico no implica atribuirle capacidad automática para demostrar la fehaciencia de un gasto. Precisamente en este punto surge la principal controversia.
La diferencia entre “acreditar coordinaciones” y “acreditar la prestación del servicio”
Uno de los errores más frecuentes consiste en confundir la existencia de comunicaciones con la efectiva ejecución de una prestación.
Un intercambio de correos puede demostrar que las partes negociaron, coordinaron reuniones o discutieron aspectos de un proyecto, pero ello no necesariamente acredita que el servicio contratado se haya realizado en los términos pactados.
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La RTF N.° 00890-12-2025 constituye un pronunciamiento particularmente relevante en este aspecto. En dicho caso, el Tribunal analizó abundante documentación presentada por el contribuyente para sustentar diversos servicios. Entre los medios ofrecidos se encontraban correos electrónicos, reportes, actas y documentación interna. Sin embargo, se concluyó que tales elementos no resultaban suficientes para demostrar la efectiva prestación de los servicios cuando carecían de contenido técnico verificable o no permitían identificar concretamente las actividades ejecutadas.
La decisión evidencia que la Administración y el Tribunal no evalúan únicamente la existencia formal del documento, sino su capacidad para acreditar hechos concretos. Un correo genérico que se limita a señalar un “servicio aprobado” o que tiene “adjunto un informe” aporta escaso valor si no permite reconstruir la ejecución real de la operación.
La exigencia de evidencia material y verificable
La jurisprudencia mantiene una línea constante respecto de la fehaciencia. No basta con exhibir contratos, comprobantes de pago o registros contables; es indispensable aportar elementos adicionales que acrediten que la operación efectivamente ocurrió. La propia RTF N.° 00890-12-2025 recuerda que los contratos únicamente evidencian el acuerdo de voluntades y no constituyen prueba suficiente de la ejecución del servicio.
Bajo esta lógica, los correos electrónicos adquieren verdadera fuerza probatoria cuando contienen observaciones técnicas, versiones de documentos con cambios identificables, instrucciones específicas, cronogramas de trabajo, entregas parciales o cualquier evidencia que permita verificar la participación efectiva del proveedor. Cuanto mayor sea el nivel de detalle y trazabilidad de la información, mayor será su capacidad para acreditar la realidad económica de la operación.
Por el contrario, cuando los mensajes carecen de contenido sustancial o se limitan a formalidades administrativas, difícilmente podrán superar un cuestionamiento de la SUNAT.
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Reflexión final
La evolución tecnológica ha ampliado las formas de acreditar operaciones económicas, pero no ha eliminado la necesidad de demostrar su realidad.
Los correos electrónicos poseen indudable valor probatorio y constituyen una herramienta relevante para sustentar gastos y créditos fiscales. Sin embargo, la jurisprudencia del Tribunal Fiscal confirma que no tienen un efecto mágico ni reemplazan la necesidad de contar con evidencia material de la prestación realizada.
En términos prácticos, el correo electrónico representa el inicio de la prueba, no su culminación. La verdadera fortaleza de una defensa tributaria surge cuando las comunicaciones digitales se encuentran respaldadas por documentación técnica, contractual y financiera que permita acreditar, de manera objetiva y verificable, que el servicio fue efectivamente prestado.
En un escenario de fiscalización cada vez más exigente, confiar exclusivamente en el contenido de una bandeja de entrada puede resultar insuficiente para proteger la deducción de un gasto legítimo. ¡A tomar nota!
