En muchas empresas, el ingreso y la salida de los trabajadores se controlan mediante relojes biométricos o aplicativos digitales. Estos sistemas permiten registrar la jornada diaria y verificar el cumplimiento del horario establecido.
Sin embargo, no todos los días comienzan o terminan igual: algunos trabajadores olvidan marcar su entrada, otros no registran su salida o permanecen en el centro laboral más allá del horario.
Aunque parezcan hechos menores, estas situaciones pueden generar efectos laborales importantes. ¿Qué ocurre si no se marca el ingreso o la salida? ¿Se puede descontar el día o negar el pago de horas extras? ¿Es obligatorio notificar al jefe cuando se queda más tiempo?
Horas extra y control de ingreso: cómo deben gestionarse para evitar conflictos laborales | Foto: Pexels
La omisión en la marcación no se justifica
Para Lidia Vílchez, socia del área laboral de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría, olvidarse de marcar la hora de ingreso o salida no es un error menor.
“No existe un supuesto en el que sea válido no registrar la asistencia. Si el trabajador no marca, el empleador no puede acreditar que realmente asistió”, explicó.
La abogada recordó que la marcación cumple una triple finalidad: administrativa, al acreditar la asistencia; de seguridad y salud en el trabajo, al permitir identificar quiénes están en el centro laboral en caso de emergencia; y económica, al determinar el inicio y fin de la jornada.
Por ello, cualquier omisión puede generar sanciones, descuentos o controversias sobre el tiempo realmente trabajado.
Según María Teresa Cuba, asociada en DLA Piper Perú, el registro es el medio de prueba principal en eventuales inspecciones o juicios laborales.
“Si el trabajador no marca, se presume que no laboró ese día. Puede justificar su presencia mediante correos o reportes, pero esa justificación solo evita el descuento, no la sanción por incumplimiento”, precisó.
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Escalamiento de sanciones y deber de cumplimiento
La falta de registro puede originar medidas disciplinarias graduadas según la reiteración. Vílchez precisó que las empresas pueden aplicar amonestaciones verbales o escritas, suspensiones e incluso despido, si el trabajador desatiende reiteradamente la obligación de marcar. “Cuando hay resistencia a las órdenes del empleador, se configura una falta grave”, indicó.
Cuba coincidió en que la sanción es procedente incluso si el trabajador efectivamente laboró. “La marcación es una obligación independiente del trabajo realizado. Su incumplimiento puede ser sancionado porque impide verificar la jornada cumplida”, explicó.
Ambas especialistas coincidieron en que los empleadores deben informar y capacitar sobre el uso del sistema de marcación, así como establecer mecanismos de regularización ante fallas o olvidos accidentales. La prevención, señalaron, reduce la carga disciplinaria y los conflictos administrativos.
Marcar asistencia es una obligación laboral: qué pasa si el trabajador no lo hace (Foto: pixabay)
La responsabilidad final recae en la empresa
Aunque el incumplimiento parte del trabajador, la responsabilidad administrativa recae sobre el empleador, que debe acreditar ante la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) que cuenta con un sistema de control vigente, confiable y actualizado. Si la empresa no puede demostrarlo, incurre en una infracción muy grave.
Cuba explicó que la multa varía según el número de trabajadores afectados, pudiendo ir de 2.63 a 52.53 UIT (desde S/ 14,070.5 hasta S/ 281,035.5, al valor del 2025), y destacó que el incumplimiento no solo tiene consecuencias económicas, sino también probatorias: “Sin un registro completo, la empresa no puede acreditar la jornada cumplida ni defenderse ante reclamos por horas extras o descansos no gozados”.
Por ello, las empresas deben documentar y conservar los registros de asistencia, así como las políticas internas sobre tiempo de trabajo y sobretiempo.
Además, deben establecer protocolos para los casos en que el sistema falle o cuando un trabajador permanezca en el centro laboral fuera de su horario regular.
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Horas extras y control de permanencia
El registro de asistencia también delimita la frontera entre la jornada ordinaria y el trabajo en sobretiempo. Permanecer más tiempo en el centro laboral no otorga automáticamente derecho al pago de horas extras. “Debe existir autorización expresa o tácita del empleador, y debe tratarse de trabajo efectivo”, señaló Cuba.
De acuerdo con la legislación peruana, las horas extras deben ser voluntarias y previamente autorizadas, salvo que se pruebe que el empleador conocía y permitió la prolongación de la jornada.
Estas se pagan con una sobretasa del 25% para las dos primeras horas y 35% para las siguientes, aunque pueden compensarse con descansos equivalentes por acuerdo escrito.
Vílchez recordó que, el empleador sí debe controlar la permanencia fuera del horario habitual. Si un trabajador se queda más tiempo sin autorización, puede presumirse que hubo sobretiempo, y la empresa tendrá que acreditar lo contrario.
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Abogado especialista encargado de Enfoque Legal en Diario Gestión - Actualmente, ocupa la posición de analista legal en el área de Economía en el Diario Gestión.
