El primer trimestre del año suele ser el periodo donde las empresas contratan más trabajadores, ya sea por demanda del mercado o porque necesitan una mayor fuerza laboral que beneficie el arranque de metas trazadas. Sin embargo, el ingreso a planilla de nuevos colaboradores podría conllevar, en el proceso, cometer algunos errores - ya sea por omisión o falta de precisión - que podrían afectar, a corto o largo plazo a la empresa.
Estos errores podrían afectar desde el primer mes el sueldo, los beneficios sociales y la cobertura de salud del trabajador, así como también generar contingencias laborales y tributarias para las empresas.
Errores más comunes al ingresar trabajadores a planilla
Haydee Injante, abogada tributarista y especialista en contabilidad y finanzas, explicó que los errores no se limitan al primer trimestre, sino que se repiten durante todo el año fiscal y generan las mismas contingencias laborales y tributarias.
- Uno de los errores es el registro tardío del trabajador, es decir, darlo de alta después de haber iniciado labores, a veces varios días, semanas o incluso al mes siguiente, antes de la declaración ante Sunat.
“Esta omisión, que puede ser tardía, puede traer como consecuencia que el trabajador no pueda atenderse en Essalud, por ejemplo. Evidentemente colocaría a la empresa en una condición de falta, frente al Ministerio de Trabajo”, acotó.
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- Un segundo error es tener la idea que no es necesario ingresar “el día 1” de cada mes. Para el pago de gratificaciones - por ejemplo- se debe haber trabajado al menos un mes calendario completo.
“Si el trabajador inicia el 1ro del mes, pero su alta es después, pueda perder algunos de sus beneficios, tales como gratificaciones, cálculo de vacaciones, etc”, añadió.
- Un tercer error es declarar una remuneración distinta a la que realmente se paga, ya sea por desconocimiento o con intención de “ahorrar” reduciendo formalmente el sueldo en planilla.
“Los empresarios cometen el error de creer que pueden ahorrar dinero si es que el trabajador lo consignan con un salario menor en la planilla, cuando lo cierto es que en la práctica y con algún tipo de fiscalización o denuncia, las multas terminan siendo muchísimo más caras”, advirtió.
- Un cuarto error tiene que ver con los descuentos en planilla, como fallas en el cálculo de la quinta categoría o en los aportes previsionales generan descuentos mayores o indebidos, afectando al trabajador y obligando a la empresa a realizar correcciones posteriores.
Otros errores tienen que ver con una boleta de pago poco clara o incompleta. La falta de detalle impide al trabajador entender cómo se calcula su remuneración y sus descuentos, debilitando la transparencia del vínculo laboral desde su inicio.
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El cargo del trabajador, un punto no menos importante
Óscar Boero, socio del Área Laboral en Aramburú, Castañeda, Boero Abogados, mencionó que el empleador debería calificar al trabajador como: de dirección, de confianza o no sujeto a fiscalización, y que esta calificación debe reflejarse también en la planilla.
Además, la empresa está obligada a contratar el seguro de vida ley, teniendo para ello un plazo de aproximadamente treinta días desde el inicio de la relación laboral.
Si la actividad de la empresa o el puesto del trabajador es considerada riesgosa, debe contratar también el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR) para los trabajadores que realizan dichas labores.
Asimismo, resaltó que el empleador debe verificar si el trabajador tiene hijos, tanto para declararlos como derechohabientes ante EsSalud como para poder pagar la asignación familiar correspondiente.
“Son los registros o la información básica que todo empleador debe tener presente al momento de contratar a un trabajador, porque el incumplimiento de estas obligaciones califica como infracciones y en la eventualidad de una fiscalización de Sunafil, les va a generar multas”, mencionó.
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Impacto económico y reputacional en la empresa
Según Haydee Injante, los errores en el ingreso a planilla afectan directamente la caja de la empresa cuando el Ministerio de Trabajo, a través de Sunat o Sunafil, imponen sanciones económicas.
La abogada detalló que las empresas tienen la obligación mensual de declarar a Sunat tanto los tributos (IGV, impuesto a la renta) como la información de planillas.
El monto dependerá de la gravedad de la infracción, pero las sanciones más severas pueden llegar hasta alrededor de 150 UIT (S/ 825,000), lo que representa un impacto muy significativo en las finanzas empresariales.
“También le termina costando la reputación a la empresa. El hecho que sea sancionada o multada por Sunafil genera mala reputación, más vulnerable hacia el mercado, pero también, y sobre todo, hacia sus trabajadores, porque perciben inestabilidad dentro del escenario laboral”, explicó.
“Sunafil sí ejerce un papel fiscalizador alterno a la Sunat. En la actualidad, no llega solo porque un trabajador haya denunciado a la empresa, como se solía creer. La entidad también puede actuar de oficio y de manera aleatoria sobre cualquier empresa peruana”, aclaró.
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Un error al registrar a nuevos trabajadores en planilla puede costarle a una empresa multas altas, pérdida de reputación y conflictos laborales o tributarios.
Foto: Pixabay.
Medidas de prevención recomendadas
En el caso de micro y pequeñas empresas que califican al régimen MYPE, Injante indicó que es clave que estén informadas de sus beneficios y requisitos, debido a que este esquema el personal tiene otro tipo de beneficios.
“El empresario no necesariamente va a conocer de leyes o de normativa, pero las áreas contables y laborales sí”, remarcó.
En empresas pequeñas que no tienen un área formal de Recursos Humanos, Boero comentó que la gestión recae en la Gerencia General, Finanzas o incluso se terceriza en empresas especializadas en gestión de planilla.
Recomendó que la empresa brinde capacitación interna al personal responsable para que tenga claro qué trámites deben realizarse al ingreso de un trabajador. Sugirió, además, elaborar un checklist o resumen de los pasos a seguir, de modo que el encargado pueda verificar que todo se cumple en tiempo y forma.
“Las empresas también tienen la obligación de tener procedimientos sobre hostigamiento sexual y seguridad y salud en el trabajo. Esa obligación también es importante que las personas dedicadas a la gestión de recursos humanos tengan conciencia de que se debe de informar al trabajador de cuál es este procedimiento, o una capacitación, para que puedan tener acceso a tener la libertad de poder levantar la mano en la eventualidad que suceda algún acto de este tipo”, puntualizó.
Bachiller en Periodismo por la Universidad Jaime Bausate y Meza, con seis años de experiencia en prensa radial, escrita, digital e instituciones públicas.
