En los últimos años, el sustento real de los gastos se ha convertido en uno de los principales focos de controversia en las fiscalizaciones tributarias, especialmente cuando se trata de remuneraciones y costos asociados a gerentes, directores y personal de alta dirección.
Aunque la normativa exige que estos desembolsos sean necesarios y reales para su deducción, la delimitación de qué prueba resulta suficiente ha sido históricamente un terreno gris.
La verificación de deudas empresariales en entidades como SUNAT, SBS, Poder Judicial y SUNARP es clave para reducir riesgos de impago. Foto: Pixabay.
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¿Qué ocurrió?
El caso se origina en una fiscalización realizada por la Sunat al Impuesto a la Renta del 2013, en la que la administración desconoció, entre otros conceptos, gastos y costos vinculados al personal, directores y gerentes, al considerar que no estaban debidamente sustentados.
La Sunat sostuvo que, si bien la empresa había acreditado la existencia de una relación laboral mediante contratos, planillas y boletas de pago, no se demostró la fehaciencia del gasto (efectiva prestación de los servicios) que justificaran la deducción de dichos gastos, especialmente tratándose de cargos directivos y gerenciales de alto nivel.
Durante el procedimiento, la empresa presentó como sustento correos electrónicos, poderes inscritos en la Sunarp, actas de juntas de accionistas, contratos de trabajo y documentación societaria, argumentando que estos elementos acreditaban la gestión realizada por sus directivos.
Sin embargo, la Sunat observó que gran parte de esa documentación solo evidenciaba facultades, cargos o comunicaciones genéricas, sin permitir identificar entregables concretos, decisiones adoptadas, funciones ejecutadas ni aportes verificables.
Además, la administración detectó inconsistencias formales y fácticas —como documentos con fechas cuestionables o razones sociales incorrectas— que, a su criterio, restaban credibilidad al sustento presentado.
Al resolver la controversia, el Tribunal Fiscal respaldó el criterio de la Sunat en este extremo y concluyó que la empresa no acreditó de manera fehaciente la efectiva prestación de los servicios por parte de varios directores y gerentes, por lo que confirmó el reparo correspondiente.
El tribunal precisó que los contratos, planillas y poderes no son suficientes por sí mismos para sustentar la deducción del gasto, y que resulta válido exigir documentación preconstituida y verificable que permita demostrar cómo se ejerció realmente la actividad que dio origen al costo o gasto deducido.
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Del contrato a la prestación efectiva del servicio
Tanto Jesús Ramos, socio de DLA Piper Perú, como Jorge Dávila Carbajal, socio de Rubio Leguía Normand, coinciden en un punto central del fallo: acreditar la existencia del contrato no equivale a acreditar que el servicio se prestó efectivamente.
Dávila recuerda que el Tribunal Fiscal ha reiterado en diversas resoluciones que los contratos, los comprobantes de pago y el registro contable solo prueban la formalidad de la operación, pero no su ejecución real. El contrato, precisa, representa una instrucción o mandato para obtener un bien o servicio, pero no demuestra que se haya realizado.
En el caso analizado, explica Ramos, el contribuyente sí presentó información suficiente para demostrar que existía un vínculo contractual, pero no logró acreditar lo que el tribunal denomina el “circuito completo” del servicio, es decir, la secuencia que va desde la contratación hasta la ejecución concreta del trabajo.
Ambos abogados señalan que el estándar que valida el tribunal exige más que papeles formales: se requiere documentación que permita identificar escenarios de qué, cómo y cuándo se hizo, especialmente en servicios intangibles y funciones directivas.
Fiscalización y la valoración de la prueba
Desde la experiencia práctica, Ramos señala que la Sunat mantiene una postura históricamente rígida en la evaluación de la fehaciencia de los gastos. Incluso cuando el contribuyente presenta abundante información, la administración suele indicar que “algo falta”, lo que responde, en muchos casos, a una valoración aislada de los documentos, en lugar de una evaluación conjunta.
En esa misma línea, Dávila advierte que, en numerosas fiscalizaciones, pese al esfuerzo del contribuyente por acreditar la realidad del servicio, la Sunat opta por desconocer la deducción y trasladar la controversia a instancias de reclamación y apelación.
Esto implica sobrecostos, consumo de recursos internos y procesos que pueden extenderse por varios años, especialmente considerando que las fiscalizaciones suelen iniciarse sobre periodos próximos a prescribir.
Ambos coinciden en que el problema no radica en la fiscalización en sí misma, sino en la ausencia de criterios claros y razonables para valorar la prueba presentada.
SUNAT estableció los plazos para la Declaración Anual de Renta 2025, que deberán cumplirse según el último dígito del RUC. Foto: Andina.
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El “circuito completo”
Uno de los aportes más relevantes de la resolución, según Ramos, es que el tribunal deja claro que el contribuyente debe probar todas las etapas relevantes de la operación.
Por ejemplo, no basta con demostrar que hubo una negociación o un contrato; deben existir entregables, informes, conformidades, reportes parciales u otros documentos que reflejen la ejecución real.
Dávila complementa esta idea señalando que la exigencia de un nivel mínimo indispensable de prueba busca generar certeza sobre la realidad de la operación, pero al mismo tiempo abre un espacio amplio para la discrecionalidad de la administración tributaria. Al no existir parámetros claros en la ley, la Sunat tiene margen para determinar qué documentos considera suficientes y cuáles no.
Este punto resulta especialmente relevante en servicios prestados por directores o personal dependiente de alto nivel, donde la actividad no siempre se traduce en entregables formales, sino en decisiones estratégicas, coordinación y supervisión.
Trazabilidad razonable versus exceso formalista
Ambos especialistas reconocen que exigir trazabilidad es razonable y necesario para evitar abusos, pero advierten que el problema surge cuando la exigencia se vuelve excesivamente formalista.
Dávila menciona casos en los que, pese a que la realidad económica es evidente —como la existencia física de una obra o bienes instalados con autorización de autoridades públicas—, la Sunat cuestiona la deducción por la ausencia de un documento específico.
Ramos agrega que esta lógica puede terminar trasladando a las empresas la obligación de sobredocumentar la gestión, encareciendo los costos de cumplimiento y generando un enfoque defensivo de la actividad empresarial.
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Abogado especialista encargado de Enfoque Legal en Diario Gestión - Actualmente, ocupa la posición de analista legal en el área de Economía en el Diario Gestión.
