Grabando audio: la guía a tomar en cuenta antes de enviar un mensaje de voz

“Es muy importante que este tipo de comunicación contemple al destinatario del mensaje. Considerar el tema generacional, la precisión del mensaje o el tono a utilizar son solo algunos de los puntos que deben considerarse”, añade Chocano. Además, Ana María Pajuelo, consultora asociada de LHH DBM Perú, sostiene que a partir de la pandemia se borraron los límites entre los espacios laborales y personales y Whatsapp se convirtió en la herramienta de comunicación más importante.

Guía de etiqueta

Según las profesionales, los principales consejos para enviar mensajes de voz efectivos son:

• El tiempo es oro. Se recomienda que su duración sea menor a un minuto y evitar realizar preámbulos coloquiales que disminuyan la efectividad del mensaje. Esto también evita que los receptores aumenten la velocidad de los mensajes, lo que impersonaliza la comunicación.
• La entonación importa. La comunicación efectiva reúne más elementos que solo el mensaje en sí: la entonación, el ritmo, el volumen, la dicción. Es importante tomar en cuenta la intención que queremos imprimir en nuestro mensaje antes de enviarlo.
• El medio es el mensaje. Si la información que desea contar es extensa y consta de varios pasos o etapas, lo mejor es escribirla mediante un texto (que puede ser un correo) para evitar que el receptor escuche el mensaje más de una vez.
• Multicontenidos. Es clave no saturar la comunicación con mensajes de voz. Si se van a usar, deben ir acompañados de mensajes escritos o, de ser necesarias, llamadas telefónicas.
• Prueba y error. Por más que el mensaje sea efectivo, hay quienes lo encuentran invasivo. Su envío no exige que la respuesta se dé en el mismo formato.

Tipos de comunicación

Por más que los audios hayan ganado terreno, hay comunicaciones que ameritan una llamada, como conversaciones que involucren información sensible o el primer contacto con una persona de la organización.

Para Pajuelo, estas tienen que darse en caso deseas relacionarte y desarrollar un mejor vínculo con quien te escucha, así como cuando necesitas persuadir a tu oyente para lograr un objetivo. “Las notas de voz se utilizan para comunicar un tema concreto, mientras que las llamadas generan que el destinatario tome acción y se desarrolle un intercambio de ideas o información”, añade Chocano.