Escribe: Lucianna Polar, socia del Estudio Olaechea
La gestión adecuada de la documentación laboral se ha convertido en una tarea ineludible para las empresas, no solo por la obligación de cumplir con los plazos legales de conservación, sino porque boletas de pago, constancias de pago, registros de asistencia y demás documentos laborales constituyen la base sobre la cual se acredita el cumplimiento de las obligaciones del empleador, especialmente en controversias vinculadas con el pago de beneficios sociales (horas extras, vacaciones, etcétera.) y temas de seguridad y salud en el trabajo (SST).
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La normativa actual indica que el empleador, en principio, tiene la obligación de conservar documentos y constancias de pago de obligaciones laborales de distinta naturaleza por un plazo máximo de cinco años después de efectuado el pago. En el caso de las planillas, superado los cinco años, deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).
En el caso de las planillas, superado los cinco años, deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP). (Foto: Archivo El Comercio).
Por otra parte, los documentos vinculados a SST se rigen por plazos diferenciados. Los registros de enfermedades ocupacionales deben conservarse por un plazo de 20 años. Los de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos, por un plazo de 10 años luego de ocurrido el suceso. Para los demás registros de SST, el plazo es de 5 años posterior al suceso.
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Más allá de que la ley lo exija, conservar esta documentación puede resultar fundamental en un proceso laboral. En efecto, si bien la carga probatoria, en principio, está asignada a quien alega un hecho (normalmente, el trabajador); la realidad es que, en el proceso laboral, se le asigna al empleador la carga de probar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, la existencia de un motivo razonable distinto al hecho alegado por el trabajador, el estado del vínculo laboral y, de ser el caso, la causa del cese. Por ejemplo, si un trabajador solicita el pago de vacaciones no gozadas, el trabajador debería ser el que presente las pruebas de que no salió de vacaciones y/o que no se le pagaron las mismas; no obstante, el empleador debe demostrar que otorgó las vacaciones y/o cumplió con el pago oportuno de las mismas.
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Siendo ello así, aunque la obligación legal de conservación documental haya concluido, la no presentación de documentos puede generar consecuencias probatorias adversas en el proceso.
Ahora bien, esta situación plantea un problema al diseño normativo que fija plazos claros de conservación, pero que no coincide con ciertos criterios jurisdiccionales.
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Vemos de un lado que la Corte Suprema ha sostenido de manera reiterada en diversas casaciones que la obligación de conservación documental del empleador no es indefinida y se encuentra limitada por los plazos legales expresamente previstos. De acuerdo con esta postura jurisprudencial la inexistencia de documentos más allá del plazo legal no constituye, por sí sola, un incumplimiento imputable al empleador.
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Sin embargo, existe jurisprudencia que también ha precisado que el vencimiento del plazo de conservación no neutraliza por completo los riesgos probatorios. De esta forma, se incrementa el riesgo procesal y empuja a las empresas a adoptar criterios de conservación más amplios como medida preventiva.
Por lo tanto, aunque la normativa laboral establece que la obligación de conservación documental se computa, por regla general, con un límite de cinco años, se recomienda conservar el historial laboral del trabajador por un plazo mayor, considerando que el plazo para que un trabajador demande a una empresa es de cuatro años una vez finalizado el vínculo.
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Esta medida no implica reconocer una obligación legal adicional, sino adoptar un criterio preventivo de gestión del riesgo, considerando que en sede judicial pueden extraerse presunciones no favorables aun cuando el plazo legal de conservación haya vencido.
Otra recomendación sería priorizar la conservación de documentación vinculada a asistencia, jornada, horas extras y pagos periódicos, por tratarse de materias en las que los jueces suelen aplicar con mayor rigor la carga probatoria y la prueba dinámica hacia el empleador; fundamentado esto en un tema de asimetría de la información, dado que el empleador está en una mejor posición para contar con esta documentación.
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Por último, si el empleador no cuenta con los documentos solicitados por haberse vencido el plazo legal de conservación, una alternativa es sustentar su defensa con otros medios probatorios que acrediten el cumplimiento de sus obligaciones laborales. La presentación de medios probatorios alternativos (reportes contables, comprobantes bancarios, información tributaria, correos corporativos, políticas internas o testimonios), aunque no sustituye la documentación inexistente, puede atenuar el impacto probatorio; ya que el juez podrá tener en cuenta la conducta asumida en el proceso, conforme al artículo 29 de la Nueva Ley Procesal de Trabajo (NLPT).
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Por lo tanto, la gestión documental de información laboral debe ir más allá del cumplimiento de la norma y asumirse dentro de la gestión de riesgo de las empresas.
