A pesar de contar con avances tecnológicos, las empresas persisten en la emisión de facturas con errores que complican el proceso de validación e incluso pueden resultar en un rechazo por parte de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT), según afirmó Kenneth Bengtsson, CEO de Efact.
“Existen errores que pueden ser fácilmente superados por el buen uso de la tecnología y por contar con herramientas de alerta que permiten a las empresas advertir el estado de las facturas. El objetivo es eliminar cualquier riesgo, que puede ir desde la falta de pago, hasta un proceso de supervisión de SUNAT”, comentó.
Recomendaciones para evitar errores en las facturas
- Errores de concordancia: Ingresar un comprobante que ya fue registrado con datos incorrectos es uno de los errores más comunes. Bengtsson advirtió sobre la práctica aún extendida de transcribir manualmente datos tributarios, proponiendo el uso de sistemas de facturación electrónica para generar archivos compatibles con la SUNAT y los registros contables de la empresa.
- Registro de facturas fuera de fecha: Según la normativa de la SUNAT, las facturas deben reportarse en un plazo de ocho días calendario a partir de su emisión. El presidente de Efact señaló que algunas empresas incurren en este error por no identificar adecuadamente los comprobantes recibidos, recomendando el uso de sistemas de alerta para gestionar de manera efectiva todos los documentos.
- Errores contables: Equivocaciones en el cálculo del IGV, informes de retenciones con valor cero y otros errores tributarios son comunes. Bengtsson enfatizó que, aunque la tecnología permite cálculos precisos, es esencial contar con asesoría contable para garantizar buenas prácticas y evitar auditorías no deseadas por parte de la SUNAT.
- Errores técnicos: Problemas en la emisión de archivos XML o la falta de vinculación del PSE con el emisor también son comunes. El CEO de Efact destacó la importancia de contar con el respaldo de un Proveedor de Servicios Electrónicos confiable y ofreció asistencia para alertar a los clientes sobre el estado de sus facturas y los pasos para corregir cualquier error.
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Recomendaciones para realizar auditorias a Fin de Año
Por otro lado, cada vez más, las empresas realizan auditorías para fortalecer la confianza en los mercados y proporcionar una comprensión más precisa de la situación real de la organización.
Según un estudio de Insight Hunting SEO encargado por TGS Sarrio & Asociados, ha observado que las búsquedas en línea relacionadas con auditorías financieras y outsourcing contable representan más del 50% de las consultas durante los últimos meses en el país. Más de 11,000 personas buscan auditoría basada en datos e inteligencia artificial, mientras que más de 9,500,000 buscan outsourcing contable basado en la nube.
Ana María Castillo Tafur, socia de TGS Sarrio & Asociados, destaca la importancia de realizar auditorías con mayor frecuencia para identificar tendencias y alertas, permitiendo a las empresas anticiparse a los riesgos y adaptarse a los cambios del mercado. En este contexto y ante la cercanía del fin de año, la especialista ofrece recomendaciones clave para realizar auditorías financieras efectivas:
- La auditoría debe realizarse en colaboración con la organización, con pleno conocimiento del objeto a evaluar: la empresa, industria, área y proceso.
- Implementar trazabilidad y transparencia, alertando sobre la carga y eliminación de archivos para detectar fraudes de manera temprana.
- Contar con certificaciones que garanticen la seguridad en el uso de datos y el cumplimiento normativo.
- Automatizar procesos para eliminar actividades innecesarias y detectar ineficiencias rápidamente.
- Cumplir los objetivos en cada etapa del proceso de auditoría, desde la planificación hasta la revisión de documentos y las reuniones de cierre.
- Utilizar tecnología adecuada con plataformas seguras y confiables para la gestión de auditorías.
- Garantizar que los auditores sean íntegros, objetivos y actúen de acuerdo con las normas técnicas y regulaciones.
- La documentación de la auditoría debe ser legible, comprensible, completa y precisa, respaldando adecuadamente desviaciones, conclusiones y recomendaciones.
- Mantener la debida reserva y confidencialidad de la documentación y resultados, incluso después de finalizar la auditoría.
- El tiempo estimado para realizar una auditoría financiera dependerá del tamaño de la empresa, recursos, ejercicios fiscales, naturaleza de la organización y hallazgos encontrados.
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