“Archivo General de la Nación no registra alertas contra el patrimonio documental desde 2019”

Protocolos notariales firmados por Francisco Pizarro, documentos con la rúbrica de Túpac Amaru II, libros de cuentas sobre la construcción de Real Felipe y un inacabable etcétera. Esto es el Archivo General de la Nación (AGN), una institución que atesora un activo invaluable con nombre propio, nuestra memoria histórica.

“A veces se piensa que el Archivo General de la Nación es un almacén lleno de documentos antiguos pero es más que eso”, sostiene la bibliotecóloga Graciela Rengifo, jefa institucional. Hay, pues, en cada pieza un valor histórico inherente e inestimable.

Sin embargo, el cuidado, custodia y preservación del patrimonio documental no ha estado exento de crisis. Durante la anterior gestión, según una investigación de Ojo Público, “se omitió informes que estimaban las pérdidas de documentos en más de 5 mil piezas, y, con base en reportes no definitivos, solo se reconoció 354 piezas”.

El robo de un valioso documento del Libertador José de San Martín integra la lista y, pese a haberse encontrado a los responsables, este no ha podido ser recuperado. ¿Es posible desplegar una estrategia eficaz para prevenir este tipo de actos?

Hay un mercado negro de compra venta de documentos de valor histórico, ¿cuál es el radio de acción del AGN?

Hay un área que también se encarga de buscar en internet los documentos que se venden en el mercado negro. Hay uno en especial que repatriamos tras muchos años de investigación. Lo encontraron en web y lo ubicaron físicamente en Chile que, luego de una pesquisa, lo devolvió.

¿De cuántas denuncias de pérdida de documentos históricos, terminan a buen puerto, es decir son halladas?

Desde el comienzo de esta gestión en mayo de 2019, hemos recuperado de 3 a 4 documentos. No es alto. Pero, cuando se detecta una pérdida, se pone la alerta, se declara al Ministerio de Cultura y Procuraduría, que continúan con el proceso, pero es un camino largo. Sin embargo, hay documentos que se han traído de otros países, por ejemplo.

En 2018 se registró el robo de un manuscrito de José de San Martín, ¿qué protocolo se suele seguir en estos casos?

En ese caso el AGN actuó retirando de su personal a tres personas que estuvieron implicadas pero también se siguió un protocolo de investigación que lo tiene la Policía y Fiscalía, que incluso siguen citando a nuestros trabajadores porque sí se ha identificado a los responsables pero no se ha dado con el documento.

¿Qué plan de seguridad se ha desplegado tener una estrategia más eficaz contra estos robos?

En esta gestión hemos identificado puntos de video vigilancia, la gestión en seguridad no estaba fuerte, por lo que implementamos una sección de Seguridad Interna, así como varias técnicas en repositorios. Por ejemplo, seguridad entra y sale con el personal cada vez que va por un documento, aparte el ingreso es únicamente con sistema biométrico. Hacemos rotación. De hecho, desde 2019, no se ha registrado alertas.

Ahora, hay documentos que pueden estar depositados en casas antiguas pero no se conoce su valor, ¿cómo difunde el AGN su labor a fin de rescatar ese material?

Tenemos un área de investigación y también de defensa de Patrimonio Cultural, las cuales hacen una búsqueda de información… Hace poco recibimos a una señora que en su casa tenía unos documentos que habían pertenecido a su bisabuelo y que eran de la Guerra con Chile. Ella no sabía exactamente el valor pero su padre antes de morir le advirtió que no botara nunca unas cajas que guardaba. La señora nos llamó y nosotros fuimos a su casa para revisar los documentos. Ahora están aquí.

¿Se está reforzando la seguridad con los visitantes?

Los archivos pueden ser vulnerados a veces por los mismos visitantes o historiadores que son tan maniáticos que se pueden llevar una hoja. Es por eso que ahora entregamos y recibimos contando folio por folio. Por eso estamos centrados en el conteo, faltaba eso también.

La preocupación por la preservación debe ser evidente, ¿se está apelando a nuevas tecnologías para reforzarlo?

El AGN tiene una línea transversal de conservación, y preservación. Contamos por eso con un laboratorio biológico para hacer cultivos de las cepas que suelen atacar a los documentos y sobre eso vamos a sacar una norma nacional que diga cómo conservar archivos antiguos y cómo las personas deben protegerse. Son varias líneas las que estamos implementando.

Proceso de digitalización

Otro de los aspectos que se está impulsando desde el AGN es un sistema de digitalización de los archivos. Esta búsqueda, que ha sido denominada “cero papel”, requiere un proceso de contabilización de los documentos que se reúnen en los repositorios de la institución.

Sobre lo online,¿hay un sistema web en donde visualizar algunos archivos?

Existe uno: ‘Archidoc’. Aquí, en el AGN, tenemos documentos virreinales, expedientes de los cuales varios se declararon Patrimonio Cultural Universal de la UNESCO, otros que son Patrimonio Cultural de Nación, las libretas de Raimondi hasta el documento de creación de la UNMSM. Pero a veces se piensa que somos solo un almacén.

Sobre la búsqueda cero papel, ¿cómo se ha planteado la digitalización?

Lo que debemos hacer primero es la revisión, limpieza, conservación, el registro o el conteo que es parte del inventario.

¿Hay una estimación de la proporción de documentos que reúne el AGN?

Tenemos 30 mil metros lineales de extensión documental. O sea que uno tras otro irían desde el Centro de Lima hasta Lurín. También debemos resguardar los archivos de los notarios de Lima que se jubilen o fallezcan. Por esto tenemos testamentos emblemáticos, como el de Ciro Alegría. Son 7 mil metros lineales.

¿Cuáles son los plazos proyectados para concluir con la digitalización?

Solo el conteo concluiría en unos 15 meses. Necesitamos hacer la digitalización con urgencia. El AGN fue creado en 1861, tenemos más de 150 años y no tenemos un inventario de registro de todo. Toda entidad debe tener uno, yo no encontré eso.

¿Cómo sería posible acelerar este proceso para que no se prolongue demasiado tiempo?

Ahora tenemos 6 escáneres planetarios para la digitalización que no deterioran el documento. Queremos tener más aparatos de estos para avanzar rápidamente al menos con los documentos declarados Patrimonio Cultural Documental. Tenemos personal escaneando todo el día, todos los días. A veces la gente piensa que el archivo es un sitio donde archivas cosas, documentos, antiguos y nada más, pero el AGN es más que eso.