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Los viajes de promoción representan una experiencia para los estudiantes, marcando el cierre de una etapa escolar y el inicio de nuevos desafíos. Sin embargo, su organización conlleva a responsabilidades clave, especialmente en términos de seguridad. Existen aspectos legales y prácticos que padres, organizadores y proveedores de servicios deben considerar para garantizar una experiencia segura. ¿Cuáles son?
Partimos de la premisa que los viajes de promoción no cuentan con el respaldo ni la regulación del Ministerio de Educación (Minedu), ya que no forman parte de las actividades oficiales del calendario escolar. Esto implica que la planificación, seguridad y supervisión recaen exclusivamente en los organizadores y no en la institución educativa, lo que exige mayor cuidado en la elección de los proveedores y en la gestión de riesgos para garantizar la seguridad de los estudiantes.
Por ello, es fundamental que los padres de familia y organizadores verifiquen que las agencias de viaje contratadas estén debidamente formalizadas y cumplan con los requisitos legales, como seguros de accidentes y licencias de operación.
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El proyecto de viaje de promoción
Rocío Hurtado, representante de la Asociación Nacional de Padres de Familia de Colegios Privados del Perú (Anapef), explicó a Gestión, que la organización anticipada es clave para garantizar el éxito de un viaje de promoción. “La planificación debe comenzar con suficiente anticipación, evitando tomar decisiones apresuradas o contratar servicios de última hora sin evaluar su calidad”.
Para asegurar una mejor gestión, recomendó formar una junta directiva desde tercero de secundaria, lo que permitirá una organización más estructurada y una toma de decisiones más acertada.
La creación de la Junta de Padres de Familia
De acuerdo a la representante, lo primero que se debe tomar en cuenta es la creación de una junta de padres de familia, los cuales tendrán la función de gestionar todo el proceso (antes, durante y después) de este viaje escolar.
“Los integrantes de esta junta tienen que ser padres confiables, conocidos y con un historial de responsabilidad. La junta deberá estar formada por una presidenta, tesorera y secretaria. Cada uno llevando un control de sus actividades. Además, debe estar enfocada en trabajar de manera impecable, evitando la informalidad”, sostuvieron.
“Un viaje de promoción debe ser considerado como una inversión en la felicidad y seguridad de los hijos. Las decisiones no deben basarse únicamente en criterios económicos”, recomendó.
Elección del destino
Para Anapef, la seguridad debe ser la prioridad en los viajes de promoción, por lo que es esencial elegir destinos conocidos y libres de riesgos, evitando rutas peligrosas o terrenos complicados. Según declaró, los padres confían en la comisión organizadora para garantizar que el destino cuente con recursos básicos y proporcione tranquilidad tanto a ellos como a los jóvenes durante todo el viaje.
“Es importante elegir un lugar accesible y seguro, evitando destinos recónditos o rutas peligrosas, especialmente aquellas que involucren trochas o terrenos de riesgo. Se recomienda que los viajes que se realizan al interior del país y estén cerca a lugares como comisarías, hospitales, clínicas para las atenciones oportunas”, puntualizó.
Permisos para viajar
Aunque es importante considerar la necesidad de permisos para que los jóvenes participen en viajes de promoción, Hurtado explicó que esto también puede ser un proceso burocrático y desalentador para muchos padres, llevándolos a evitar el trámite o incluso a desistir de enviar a sus hijos.
“Los padres, al dar su autorización y financiar el viaje, ya están asumiendo la responsabilidad de la participación de sus hijos. Los esfuerzos deben centrarse en seleccionar empresas de transporte y alojamiento confiables para garantizar la seguridad de los jóvenes durante el viaje. Los padres son los que brindan el permiso y finalmente todos deben ser conscientes que a pesar de una buena organización del viaje y contando con todos los estándares, pueden ocurrir incidentes. Por eso, el apoyo de la comisión que viaja, más la participación de maestros, es esencial”, manifestó.
Padres y profesores en los viajes de promoción
Hurtado señaló que es necesario que los padres de familia también participen en estos viajes, pues ellos serán parte del orden y control de los escolares.
“Como parte de la organización, también se cuenta con la participación de por lo menos dos profesores. Los gastos de ellos son asumidos por toda la promoción, pero es una inversión necesaria, ya que los profesores, al ser autoridad en las aulas, ayudarán en la seguridad y sobre todo a que haya un buen comportamiento durante esta experiencia. Adicional a ello, la Comisión organizadora también es parte de este viaje, por lo que la presencia de ellos también tiene que ser bajo la misma función: controlar, cuidar a los jóvenes y respaldar que todo lo acordado se realice”, precisó.
Aspectos legales a tener en cuenta
Para el abogado Juan Valera, es importante que los padres de familia que organizan estos viajes de promoción sepan qué aspectos deben tomar en cuenta para garantizar un buen servicio durante esta experiencia.
Un detalle que precisó es que en caso de que los padres o adultos responsables abandonen o expongan a los menores a riesgos que comprometan su salud o su vida, podrán ser procesados penalmente por este delito. Además, estarán obligados a pagar una reparación civil por los daños ocasionados.
“Es importante que los padres de familia verifiquen si la agencia de viajes, sea persona natural o jurídica, esté registrada en el Directorio Nacional de Prestadores de Servicios Turísticos Calificados, así como contar con un Registro RUC y contar con Licencia de Funcionamiento. La investigación debe ir más allá de ver las redes sociales de la agencia, incluso se debería investigar a los que dirigen dicha agencia. Una vez se tenga la certeza de que es una empresa responsable y que cuenta con los permisos para operar, entonces es recomendable firmar un contrato”, señaló.
¿Cómo proceder si una agencia incumple los términos del contrato?
El letrado explicó que los contratos para actividades como los viajes de promoción están regulados por el Código Civil. Por ello, al momento de celebrarlos, ambas partes deben acordar las condiciones, incluyendo las penalidades por posibles incumplimientos. Además, los padres de familia, pueden recurrir a Indecopi para presentar denuncias o tomar acciones adicionales en caso de incumplimientos por parte de la agencia.
“Es importante validar la información sobre los lugares que visitarán los menores durante el viaje. También se debe dejar en claro que no está permitido el consumo de alcohol por parte de los menores, ya que esto podría generar diversos problemas legales. Se sugiere que los padres contraten seguros de salud o contra accidentes para sus hijos. Cabe señalar que algunas agencias de viajes los incluyen dentro del paquete ofrecido para el viaje”, sostuvo.
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¿Qué viajes escolares sí están regulados por el Minedu?
Paul Neira Del Ben, ceo de The Learning Factor y Calibra, explicó que en el 2019, el Ministerio de Educación (Minedu) estableció lineamientos específicos para los viajes de estudios escolares a través de la Resolución Ministerial N.° 086-2015-Minedu. Sin embargo, esto deben seguir parámetros en función a la seguridad de los escolares.
“Los viajes de estudio y aprendizaje sí están regulados bajo una normativa específica diseñada para garantizar la seguridad y formalidad del proceso. Estas normativas se actualizan periódicamente”, explicó.
El especialista enfatizó en que para organizar estas actividades, el responsable debe presentar una solicitud formal al director del colegio con al menos dos meses de anticipación.
“Este expediente debe incluir el motivo y tipo de viaje, la ruta, la duración, la lista de participantes, los datos del proveedor de transporte y las condiciones logísticas, así como la información de la persona encargada de supervisar el viaje”, dijo.
“El director tiene un plazo de hasta 45 días para evaluar la solicitud y aprobarla, asegurándose de que se cumplan todos los requisitos establecidos. Una vez aprobado, es obligatorio notificar a las autoridades locales con al menos siete días de anticipación para garantizar su conocimiento del evento”, agregó.
Yuriko Cabeza, Lima 1987. Licenciada de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega, con más de 12 años de experiencia en medios digitales. Escribo sobre política, actualidad local y realizo informes especiales.
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