Viene el fisco: ¿y cómo nos hemos preparado?

Cuando se administra una empresa, no solo hay que desarrollar -como muchos priorizan-, el día a día de ella en la gestión comercial. La formalidad recordemos también nos cuesta -¡y de qué manera!-, un compromiso con el orden, y estar atentos ante posibles revisiones de la SUNAT.

Debe tenerse presente que no solo se trata de estar al tanto de las ventas; de las reuniones y/o colocaciones de productos y servicios a los clientes; o de la búsqueda de nuevos negocios. La empresa que subsiste es aquella que es consciente que todo lo que va desarrollando, (especialmente en el tema de sus gastos, que es lo más sensible en una revisión fiscal), por lo que debe de ir recabando, en el devenir de sus actividades, los sustentos para efectos de estar debidamente cubierta en la prueba de la erogación, cuya carga probatoria lleva.

Muchas empresas están siendo hoy fiscalizadas, y advierten que la falta de cuidados documentarios les está pasando la factura, ya que la Administración no está considerando el gasto o costo, y crédito fiscal respectivos porque la erogación no es causal, fehaciente, proporcional, ni razonable.

Es cierto que los años 2020 y 2021, con una pandemia a cuestas y la inmovilización social, han hecho más difícil llevar este orden documentario, por lo que creemos que la Administración debería ser flexible respecto de esos ejercicios en su exigencia de pruebas.

Que “ha viajado el gerente a un Congreso”, pues se debe de guardar la evidencia de la causalidad y fehaciencia del gasto, siendo que el pasaje será mera referencia o indicio de la erogación. Que “se va a contratar a un asesor”, pues se debe de igualmente verificar y sustentar en algún documento que era necesario y pertinente ese gasto. Que “se va a adquirir un activo”, pues se tendrá que justificar la necesidad de esta compra; y seguirán así muchos ejemplos más.

La SUNAT nos revisa un periodo no prescrito (cinco años de renta o 4 de IGV, salvo interrupciones o suspensiones de la prescripción que alarguen esos períodos); en tal sentido, lo que debe existir en la empresa es un registro o “Kardex documentario”, ordenado, y del cual se haga permanente control y seguimiento.

Es frecuente ver casos en el que el nuevo contador de la empresa no sabe dónde se ha guardado tal o cual documento, pues no hay una sucesión ordenada, lo que generaría- ante la omisión de entregas- la posibilidad de una revisión de “base presunta” por parte del Fisco, y/o la aplicación del artículo 141° del Código Tributario, que señala -de manera nefasta- que la prueba requerida y no presentada en fiscalización, no se puede presentar en vía de reclamación, sino pagando o afianzando la deuda.

El problema de la aplicación de la base presunta es que no se podrá contradecir el resultado, sino que solo se podrá rebatir el supuesto habilitante o el error de cálculo incurrido.

La SUNAT visitará a una empresa, y en todo su derecho, pedirá contratos, Informes, Actas, políticas, formatos, correos electrónicos, entre otros documentos; y habrá que pedir (ante los abultados Requerimientos), la prórroga respectiva, siguiendo los plazos máximos para presentar dicha solicitud. Lo peor que pudiera pasar es que se pidiera ello a destiempo. Por ejemplo: ¿se sabe que el pedido de prórroga se debe de efectuar hasta antes del tercer día anterior al plazo que SUNAT nos otorga, cuando el plazo otorgado por el Fisco es mayor a cinco días?. Muchos no cuentan bien ello, y se les declara inadmisible el pedido de prórroga, lo cual es simplemente fatal.

Es recomendable entonces que se asigne internamente en la empresa a un grupo de personas que atenderán diligentemente al Fisco, que puede permanecer en la compañía seis meses o un año (prorrogable por un año más por calificar el auditor -siendo juez y parte a la vez- como “compleja” la fiscalización), en las revisiones parciales y definitivas, respectivamente.

Se debe estar atento también a que el Fisco no cambie su orientación de una revisión parcial a una definitiva a posteriori de cumplidos los seis meses indicados; eso genera una flagrante violación procedimental, ya prevista en la jurisprudencia del Tribunal Fiscal, y que puede conllevar, o una nulidad (numeral 2 del artículo 109° del Código Tributario), o una Queja.

Quizás, nunca estará demás convocar al personal de la empresa y repasar conjuntamente (en una suerte de “simulacro de presencia del Fisco”), los sustentos documentarios que cada área deberá de guardar. E impregnar así en la empresa esa cultura de interrelación de las áreas, para fomentar una exitosa conciencia tributaria.

Muchas veces escuchamos la consabida frase: “Contabilidad ya viene de nuevo a empapelarnos”, que suele ser muy repetida por las diferentes áreas. Pero cuando llega el Fisco y gracias a ese rumbo común, la empresa sale airosa de una fiscalización, todos han de agradecer al Departamento contable por fomentar el hecho de que todos remen hacia un mismo objetivo.

La frase entonces cambiará así a “Gracias Departamento Contable, estamos preparados para una revisión tributaria”.