Tareas invisibles: ¿cómo detectarlas y automatizarlas?

Las tareas invisibles en una organización, aquellas no mapeadas y a menudo subestimadas por su tamaño, representan un desafío significativo. Aunque estas tareas pueden parecer pequeñas, su repetición constante puede convertirlas en una bola de nieve que consume una cantidad considerable de tiempo. De hecho, las personas podrían ahorrar más de 700 horas anuales si estas tareas repetitivas fueran automatizadas.

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¿Cómo identificar las tareas invisibles?

Estas tareas suelen ser acciones simples que, aunque forman parte de un proceso, no se encuentran mapeadas por lo pequeñas que son. Por ejemplo, en el proceso de creación de un proveedor en el sistema, puede no estar mapeado el tiempo que toma la recepción y revisión de la información, y la posterior transferencia de datos al sistema o a otro documento. Muchas veces decimos, “este proceso toma dos semanas”, pero pocas veces transparentamos todo lo que sucede en estas dos semanas, y por ende, se subestima el hecho que se puede optimizar.

El impacto de la automatización

Automatizar estas tareas repetitivas no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y eficiencia operativa. Imagine un escenario donde el sistema automáticamente envía correos, recibe información y actualiza los documentos necesarios sin intervención humana. Esto no solo libera a los colaboradores de tareas tediosas, sino que también permite que se concentren en actividades de mayor valor, promoviendo así una mayor productividad.

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Autonomía digital de los colaboradores

Hoy en día los colaboradores cuentan con herramientas que ya están siendo pagadas por sus empresas, y que les podrían ayudar a automatizar gran parte de estas tareas repetitivas. Es importante empoderarlos y hacerlos parte de mejorar su forma de trabajo con tecnología. Quién mejor que los propios usuarios para mejorar un proceso. Claramente, estos deberían estar bajo un marco de desarrollo y políticas que son supervisadas por el área de Tecnología, pero el seguir centralizando las soluciones en una sola área, solo generará más retrasos e ineficiencias.

Estrategias para la Automatización

Mapeo de procesos: Empezar a mapear los procesos, prestando especial atención a las tareas invisibles. Esta, puede ser una labor muy grande, pero empezando por áreas se podría visualizar mucho mejor el beneficio de mapearlas. Además, no se trata de mapear todo, sino pedirle a los propios colaboradores que mapeen las tareas que más les consumen tiempo y piensan que son repetitivas.

Evaluación de herramientas: Siempre es mejor empezar con lo que ya se tiene. Las plataformas low-code y no-code están democratizando el desarrollo de aplicaciones. Herramientas como Microsoft Power Apps y AppSheet permiten a los colaboradores sin habilidades técnicas desarrollar soluciones personalizadas para sus necesidades específicas, acelerando la innovación.

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Capacitación de colaboradores: Así como en algún momento se pedía saber sobre Word o Power Point; las nuevas herramientas que vienen con los paquetes empresariales de Microsoft o Google, eventualmente serán obligatorias, así que la capacitación continua es algo básico en cualquier organización. Fomentar una cultura donde se valore la autonomía digital y la capacidad de mejorar los procesos a través de la tecnología es crucial para el éxito a largo plazo.

Implementación gradual: No hay una receta perfecta. Cada organización tendrá un despliegue distinto, y es por esto que la implementación debe ser gradual, empezando con áreas chicas, con pocas personas, con algunos procesos. De esta manera, se podrá visualizar el potencial de expandir la automatización, y además captar el conocimiento adecuado para saber dónde y cómo implementarlo.

Monitoreo y mejora Continua: Se debe tener indicadores clave de rendimiento (KPI) para monitorear el impacto de la automatización, y así realizar ajustes y mejoras continuamente. Por ejemplo, calcular el retorno de inversión de la automatización implica medir el tiempo ahorrado en tareas repetitivas, y este se puede traducir en una mayor productividad, o inclusive mayores ingresos. Asimismo, otro indicador posible es el de la eficiencia operativa, dado que mejorar los tiempos en un proceso también puede influir en la reducción de errores, mejoras en la calidad del trabajo y ratios de satisfacción.

Automatizar las tareas invisibles no solo optimiza los procesos internos, sino que también libera el potencial de los colaboradores al permitirles enfocarse en actividades de mayor impacto. A medida que las organizaciones adoptan la autonomía digital y las tecnologías de automatización, es crucial mantener una visión clara y estratégica para asegurar que estas herramientas se utilicen de manera efectiva y alineada con los objetivos empresariales. El 2024 se presenta como un año clave para que las empresas tomen la delantera en la transformación digital, aprovechando al máximo las oportunidades que ofrece la automatización.

SOBRE EL AUTOR

Claudia Alfaro