Acelera tu empresa: Por qué debes dar más autonomía digital a tus colaboradores

La transformación digital es un término que aún se sigue utilizando y que sigue siendo una prioridad para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas en un entorno en constante evolución. Y aunque las nuevas tecnologías son los titulares de las noticias, no debemos olvidar que el verdadero valor de estas radica en su capacidad para empoderar a las personas y promover la autonomía en su uso.

En Kaudal usamos mucho el término autonomía digital, porque creemos que con cada avance tecnológico los colaboradores de empresas tienen más herramientas para poder automatizar tareas con tecnología, sin necesidad de un conocimiento de programación o tener que recurrir a las áreas especializadas en ello.

Aquí dejo cuatro razones para promover la autonomía digital:

Brinda mayor capacidad de reacción al cambio. El mayor temor de una organización es reaccionar muy lento ante al cambio, y esto dependerá mucho de la cultura de la organización. El hecho de promover constantemente herramientas y nuevos escenarios laborales permite a los colaboradores adaptarse con rapidez a los cambios del mercado y las demandas de los clientes, lo que aumenta la competitividad y la satisfacción de los mismos.

Aumenta la agilidad en los procesos y la productividad. Es verdad que las herramientas digitales optimizan los procesos internos de la empresa, pero muchas veces solo existe un área responsable de hacerlo: Tecnología de la Información. Y, en realidad, el área de T.I. tiene una capacidad limitada y que se prioriza en proyectos más grandes, no en automatizar cosas pequeñas del día a día. La idea de brindar autonomía digital es que sean los propios colaboradores los que agilicen los procesos que ya conocen, y automaticen las tareas más repetitivas. Esto no solo mejora la eficiencia y el rendimiento de los colaboradores, sino que también su propia satisfacción al dejar de lado tareas rutinarias y crear sus propias soluciones.

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Desarrolla las habilidades del talento constantemente. Al promover el uso de nuevas herramientas, y ofrecer autonomía a las personas para resolver sus problemas con base en su criterio, se están desarrollando habilidades como resolución de problemas y pensamiento crítico; pero además se crea talento que perdura en el tiempo, que sabe utilizar la tecnología a su favor. La tecnología les da la posibilidad de ser más independientes, creativos y productivos, así como de sentirse más seguros, empoderados y satisfechos consigo mismos.

Motiva e inspira la innovación en toda la organización. Las organizaciones que optimizan y automatizan sus procesos internos suelen ser más innovadoras, porque ahora tienen tiempo de pensar en cómo seguir mejorando para su cliente, y no solo en cómo operar con eficiencia. Comprender los procesos y la estructura de los datos crea un lenguaje común entre los equipos, sin importar el área en que trabajen. Esto fomenta la colaboración, la comunicación y la creatividad en toda la organización.

¿Cómo empezar?

Brinda el acceso requerido. La mayoría de organizaciones utiliza los paquetes de Microsoft o Google para brindar herramientas de ofimática básicas. Sin embargo, en muchas ocasiones se han apagado o bloqueado herramientas que podrían ayudar a automatizar tareas del día a día. Algunas de ellas pueden ser tan simples como Microsoft Bookings (organizador de citas y calendario) o más complejas como Power Automate (automatiza flujos) y Appsheet (herramienta no-code para construir soluciones digitales y automatizar procesos)

Promueve el uso y brinda ejemplos. Existen muchos colaboradores que ya utilizan estas herramientas para mejorar su trabajo, pero no se les da la visibilidad requerida. A veces las personas quieren usar las nuevas herramientas, pero no tienen mucha idea de cómo podrían hacerlo para sus labores del día a día. La misión de la organización es brindar ejemplos, enaltecer a las personas que sí lo hacen y demostrar que esos son los tipos de comportamientos que quieren de sus colaboradores.

Inscríbete en las versiones de prueba. Las grandes empresas de tecnología se encuentran en una gran carrera para mejorar sus productos y, en algunos casos, aún se encuentran a prueba. Pero eso no significa que sean malos, simplemente que no están al 100%. De igual forma, para estar preparados es mejor saber cómo funciona un producto al 80% e imaginarse cómo lo podría usar cuando esté al 100%, que no saber nada. Actualmente, el administrador de tu empresa podría prender las versiones de prueba para utilizar Microsoft Loop con Copilot, el chat del buscador Bing que utiliza Chat GPT-4, o Bard, la inteligencia artificial de Google.

Sé que existe mucho temor en cómo estas herramientas podrían ser posibles brechas de seguridad, pero creo que debería existir un mayor temor a quedarse atrás. Mi consejo, en todo caso, es que apliques estas recomendaciones en grupos pequeños de usuarios, para monitorear el tipo de riesgos que podrían tener, pero a la vez probar y aprender.

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