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El objetivo de la información financiera es proporcionar elementos que sean útiles a los inversores, prestamistas y otros acreedores existentes y potenciales para tomar decisiones sobre el suministro de recursos de la entidad. Existe un marco conceptual que establece los conceptos que subyacen en la preparación y presentación de los estados financieros para usuarios externos.
Los gerentes se preguntan ¿cómo obtener información financiera confiable y oportuna? Aquí algunas recomendaciones. La información financiera confiable y oportuna se sustenta en tres pilares: 1) el recurso humano, 2) los sistemas y 3) los procesos.
Con relación al recurso humano, la empresa debe contar con un procedimiento de selección de personal que incluya un examen de conocimientos, entrevista y evaluación sicológica. Adicionalmente, debe tener un programa de capacitación, acompañado de un plan de motivación y desarrollo profesional.
Los sistemas también juegan un papel fundamental. Cuando la empresa tiene un alto volumen de operaciones se recomienda implementar un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), el cual típicamente maneja la producción, logística, distribución, inventario, facturación y contabilidad de la compañía.
Con relación a los procesos, recomendamos que las empresas elaboren un manual de procedimientos en el cual se debe describir en forma precisa cómo deben desarrollarse cada una de las actividades principales de la misma. Este manual debe ser complementando con instructivos de trabajo que permitan detallar y documentar los procesos específicos.
Es importante realizar un planeamiento de cierre contable y emisión de estados financieros que incluya las actividades, responsables y fechas.
En una empresa en la que la contabilidad no genera información confiable y oportuna, le recomendamos a la gerencia revisar el estado de los tres pilares mencionados y, de acuerdo a nuestra experiencia, cuando logre que estén en una situación óptima, obtendrá información que le permitirá tomar decisiones adecuadas.
