Forbes: Ocho razones por las que una mala gestión del tiempo es perjudicial

FOTOS | En realidad, muchas más veces de las que creemos se trata de un simple problema de gestión del tiempo. Por suerte, ese mal tiene cura; y aunque es imposible hacer que el día tenga más horas, puedes mejorar tus habilidades para sacar el máximo partido al tiempo que tienes. Para empezar, deberías identificar qué hábitos podrían estar robándote el tiempo.

1. Estar atrapado en tu correo electrónico. El e-mail es un elemento esencial en el mundo de los negocios de hoy en día, y con la llegada de los smartphones, los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada están a sólo un clic. Pero ser tan accesible también significa que sentimos más a menudo la necesidad de estar disponibles para lo que el trabajo requiera. A muchos de nosotros nos resulta casi imposible ignorar el sutil pero adorable timbre que anuncia la llegada de un e-mail. La notificación provoca un aumento de la dopamina, pero también de la hormona del estrés, el cortisol. Para evitar convertirte en un cóctel de hormonas, apaga todas las notificaciones, o asigna una franja horaria varias veces al día para comprobar y responder correos.

2. Indecisión. Si pasas mucho tiempo preguntándote qué hacer, habrás hecho descarrilar tu tren de trabajo. La indecisión consume mucha fuerza de voluntad y energía mental, haciendo que cualquier sesión de trabajo productiva llegue a un alto brusco. Para evitar el desperdicio de tiempo, adopta la regla de los 2 minutos: si tardas más de 2 minutos en resolverla, archíbala en la lista de «decidir». De esta manera, tendrás más tiempo para pensar en ello sin temer olvidarla.

3. Demasiadas cosas que hacer. Una de las maneras más populares de administrar tiempo es crear una lista de cosas que hacer. Pero cuidado: las listas pueden hacer más mal que bien: después de todo, es fácil llenar una lista con una buena cantidad de tareas, pero pronto verás que no puedes completarlas todas. Si tienes dos o tres prioridades, las completarás; pero si tienes de cuatro a diez cosas pendientes, solo conseguirás terminar una o dos. Asumir demasiadas obligaciones sólo conducirá a un rendimiento deficiente.

4. Estar ocupado por el bien de ella. La gente vive a una velocidad vertiginosa y no tiene la energía o la perspectiva para ver si hay una manera diferente de hacer las cosas. Eficiencia es conseguir completar un montón de tareas, mientras que la eficacia es realizar las tareas adecuadas con un nivel de calidad. Empieza a hacer un seguimiento de tu tiempo: esta información le mostrará cuántos minutos a lo largo del día se está escapando en actividades absurdas, y ayudará a detectar cualquier patrón problemático. Saber esto hace que sea más fácil asignar mejor su tiempo.

5. Distracciones constantes. ¿Sabías que una persona tarda un promedio de 23 minutos para recuperar totalmente la concentración después de distraerse? Las distracciones son estresantes, costosas y aumentarán el tiempo necesario para cualquier tarea. Si el problema es tu constante acceso a los medios sociales, apaga tu conexión a datos o Wi-Fi durante un tiempo. Si son tus amigos y familia, hazles saber que no puedes ser interrumpido en ningún momento, o salir a trabajar donde otros no pueden molestarle. Si se trata del teléfono, intente desactivar todas las notificaciones cuando necesite trabajar.

6. Exceso de perfeccionismo. ¿Tienes normas de trabajo poco realistas? ¿Pasas demasiado tiempo revisando que todo esté perfectamente? Entrando en la vorágine del perfeccionismo arruinarás los niveles de productividad por los retrasos que conlleva estudiar cada uno de los detalles. Trata de concentrarte en terminar sus tareas, y no en ser perfecto.

7. Multitarea. Es un mal de nuestra era: estamos tan estimulados que tendemos a empezar una tarea para pasar a otra y finalmente no terminar ninguna de las dos. En última instancia comenzamos muchas cosas y acabamos pocas. Al hacer esto, la mayoría de tu energía se concentra precisamente en la transición entre tareas. Trata de llevar a cabo una sola tarea en lugar de varias: al centrarte en el acabado de una tarea, puedes hacerlo a un nivel mucho más alto.

8. Perderte en el desorden. ¿Guardas archivos sin más en el escritorio por miedo a perderlo en las carpetas del ordenador? Si tu escritorio refleja tu desorden electrónico, impedirá que tengas la capacidad de hacer eficientemente cualquier trabajo. Según el Wall Street Journal, el trabajador promedio gasta hasta 6 semanas al año en buscar documentos que ya tiene en su ordenador. Si pasas demasiado tiempo trasteando por carpetas y archivos, debería seriamente plantearte la necesidad de hacer una buena limpieza.