Gmail: trucos que le ayudarán en la oficina

Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más usado en el mundo y aunque no es el único servicio que existe, es una herramienta completa, por lo que se ha convertido en el favorito de los usuarios. De hecho, muchos usuarios reconocen que el servicio de Google es completa y permite aprovechar al máximo todas las herramientas que posee. Es por ello que las empresas, suelen utilizar este servicio de correo electrónico para la comunicación interna entre los miembros de la organización.

Pese a ser una herramienta completa y muy usada, algunas personas aún no dominan del todo la aplicación, por lo que unos tips nunca están de más. Si usted es de las personas que no domina mucho el tema, los siguientes trucos le ayudarán mucho en su oficina, aprenderlos es fácil y rápido.

1. Sincronizar más de una cuenta de Gmail

Si tiene más de un correo de Gmail o quiere organizar otros correos al mismo tiempo que el suyo, puede hacerlo desde una misma bandeja. En la pestaña de Cuentas e importación, podrá ver la opción que dice “Añadir otra dirección de correo tuya”. Además, le permite configurar cuál de esos correos utilizar como defecto para enviar correos.

2. Elegir temas personalizados en Gmail

¿Quiere tener un aspecto personalizado en su correo electrónico? La opción de Temas le permite hacerlo. Una vez que lo haga, podrá elegir de los que tenga disponibles de manera predeterminada o crear su propio tema con una foto propia.

3. Etiquetar los correos

Ya sea por trabajo o por estudios, nuestra bandeja se comienza a llenar de correos que no sabemos cómo organizar cuando se acumulan. La mejor opción para hacerlo es a través de las etiquetas, que nos permiten crear un tipo de carpetas virtuales para sumar las que necesitemos. Además, estas permiten tener subetiquetas para organizar dentro de una misma etiqueta otras más.

4. Cancelar envío de un correo

Seguramente, en más de una ocasión ha enviado un correo por error o incompleto, enviando otro de manera automática con el archivo que se nos olvidó adjuntar o con la información extra que no pusimos en el primero. Si le pasó a usted y cree que todo está perdido le informamos que hay una opción que pocos conocen.

En Gmail se puede programar un “retraso” en el envío de correos para verificarlos por unos segundos antes que se envíe oficialmente. Para ello, debe ingresar a la configuración de Gmail, en General y en la opción “Deshacer el envío” programar el retardo desde 5 hasta 30 segundos. Definitivamente muy útil.

5. Poner filtros en el correo

Así como podemos crear etiquetas para los correos que ya tenemos, también podemos crear filtros para aquellos correos que entren en nuestra bandeja de recibidos. De esta manera, podemos organizar nuestros correos filtrándolos por aquellos que sean de familiares, por los que tengan archivos adjuntos o por cualquier filtro que creamos conveniente.

Para hacerlo, debemos ir al menú de configuración y utilizar la opción de “Filtros”. Allí veremos algunos que han sido creados por defecto, pero que podrán ser modificados o eliminados según nuestra conveniencia.

6. Crear tareas con los títulos de los correos

Gmail da la opción de crear una lista de tareas con títulos de correos. Esto puede servir si recibe muchos correos de prioridad alta y necesita tenerlos organizarlos. Lo único que tiene que hacer es abrir el menú del “Más” y elegir la opción de “Añadir a las tareas”. Desde aquí podrá marcarlas como hechas, pendientes o borrarlas una vez termine de revisarlas.

7. Hacer una copia de seguridad

Si no quiere perder todos sus correos si algo pasa con su cuenta, entonces lo mejor es que realice un respaldo. Para ello, el mismo Gmail le ofrece la opción para descargar algunos correos o todos los que se encuentran en su bandeja de entrada.

8. Configurar el contestador automático

En caso tenga que salir de viaje o esté de vacaciones y no quiere saber nada sobre los correos en tu Gmail, puede programar un contestador automático para responder cualquier correo que le llegue. Esto lo podrá hacer desde el menú de configuración en la pestaña “General”. Aquí, en la opción de “Respuesta automática” tendrá que escribir qué mensaje recibirán aquellos que le escriban desde un determinado periodo de tiempo.