Catedrático de las Universidades del Pacífico y UPC; Director de la Maestría de Tributación de la UPC
Los gastos relacionados con la Navidad deben estar correctamente sustentados, pero, principalmente, deben haberse efectuado dentro de un apropiado marco legal tributario.
Para tal efecto, es pertinente conocer qué consecuencias traen para la empresa y sus empleados los “aguinaldos”, entendidos como la entrega de pavos, canastas, obsequios, vales, entre otros bienes, con motivo de la Navidad.
En cuanto al Impuesto a la Renta (IR), la determinación de la renta imponible de tercera categoría depende, fundamentalmente, del principio de causalidad, contemplado en el primer párrafo del Art. 37° del TUO de la Ley del IR, el cual señala que serán deducibles de la renta bruta los gastos necesarios y destinados para producir y mantener la fuente de la renta neta.
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Sin perjuicio de ello, los gastos navideños deben cumplir, además, con el criterio de razonabilidad, es decir, que exista una relación cercana entre el gasto incurrido y la generación de ingresos por la empresa; con el criterio de generalidad, que hace referencia a que el gasto se efectúe en relación con todos los trabajadores de la empresa, pudiendo haber ciertas diferencias en virtud de la jerarquía, antigüedad, etcétera; y con el criterio de proporcionalidad, a fin de que los gastos sean normales para la actividad que genera la renta gravada o que éstos mantengan cierta correspondencia con el volumen de las operaciones.
Respecto al Impuesto General a las Ventas (IGV), el incumplimiento de los requisitos anteriormente establecidos, ocasionaría la imposibilidad de aplicar como crédito fiscal el IGV que grava las adquisiciones efectuadas con la finalidad de las fiestas navideñas. Por otro lado, los obsequios entregados a los trabajadores serán calificados como un “retiro de bienes”, gravado con el referido tributo.
Debe recordarse que los principales gastos en bienes en que incurre una empresa por motivo de las fiestas navideñas califican como aguinaldos, los cuales incluyen como se ha dicho distintos obsequios que otorga aquella a su trabajador, como las canastas que pueden estar constituidas por bolsas, maletines, mochilas, etcétera, así como el pavo, juguetes para los hijos de los trabajadores e incluso otros obsequios otorgados a raíz de sorteos entre los mismos trabajadores, de acuerdo con el literal l) del Art. 37° del TUO del IR y, por ejemplo, la RTF N° 603-2-2000.
De acuerdo con la RTF N° 1115-1-2005, se deberá considerar como “sujetos beneficiarios” a aquellos que se encuentran bajo una relación de subordinación, es decir, que cumplan las características esenciales de un contrato de trabajo. Por lo tanto, en la medida que se cumpla con los criterios ya vertidos, los desembolsos efectuados por los conceptos bajo análisis serán considerados gastos deducibles para efectos de la determinación del IR.
Recuérdese que el pago de los aguinaldos se deduce en el ejercicio comercial a que correspondan, cuando hayan sido registrados dentro del plazo para la presentación de la declaración jurada correspondiente a dicho ejercicio. Esto genera los llamados gastos diferidos, al no cumplir con la condición antedicha.
Cabe precisar que el inciso a) del Art. 34° del TUO de la Ley del IR, señala que constituyen rentas de quinta categoría las rentas obtenidas por concepto del trabajo personal prestado en relación de dependencia incluidos, entre otros, los aguinaldos. En consecuencia, el valor de los aguinaldos deberá ser integrado a la boleta de pago de cada uno de los empleados, como una “mayor remuneración”.
Ahora bien, los montos en mención solo estarán afectos al IR de quinta categoría, pues de acuerdo a las normas laborales vigentes, los aguinaldos no tienen carácter remunerativo.
Además, para efectos tributarios, deberá ser considerado como base de cálculo del IR de quinta categoría en el mes en el que éste es entregado (por lo general ello sucede en diciembre).
Otra condición que deberá atender la empresa para efectos de la deducción del gasto es la acreditación de la entrega del bien a título de aguinaldo al trabajador, lo cual se deberá reconocer en el momento en que se produzca dicho suceso (devengo).
Por su parte, el IGV pagado por la empresa debido a la compra de canastas, pavos y demás obsequios navideños para los trabajadores, podrá ser utilizado como crédito fiscal, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el Art. 18° de la Ley del IGV; es decir, que el desembolso realizado constituya costo o gasto a efectos del IR, y que se destine a operaciones por las que se deba pagar el IGV.
Para acreditar también que cuenta con el derecho a ejercer el crédito fiscal, la empresa deberá contar con las facturas que sustentan las mencionadas adquisiciones, las cuales deberán ser anotadas en el Registro de Compras. Por otro lado, la entrega de los obsequios califica como un “retiro de bienes” gravado con el IGV, regulado en el numeral 3) del Art. 2° del reglamento de la Ley del IGV.
Atendiendo además que la entrega de los distintos obsequios constituye transferencia a título gratuito, la empresa debe emitir el respectivo comprobante de pago al colaborador, que en estos casos sería una boleta de venta a una persona natural sin RUC, consignándose la frase “transferencia a título gratuito”, debiendo detallarse el concepto de los bienes entregados, así como su valor referencial, incluyendo el IGV que afecta el retiro de los mismos. Ello de acuerdo con el numeral 8) del Art. 8° del Reglamento de comprobante de pago.
Asimismo, el IGV que grava el retiro de bienes debe calcularse en función al valor de adquisición, y el mismo no podrá ser deducido como gasto a efectos del IR.
Ahora bien, para efectos de un adecuado sustento de los aguinaldos, es recomendable en las empresas tengan en cuenta lo siguiente:
a) Mantener una relación en que se detalle a los trabajadores beneficiados, que implica nombres completos y el DNI, consignándose su firma; además de la relación de bienes entregados por la empresa.
Es decir, la entrega de los panetones, pavos y demás regalos debe estar acreditada mediante “cargos de recepción”, con la firma de los trabajadores, documentos de identidad, el tipo de bienes recibidos y la fecha (la RTF N° 490-5-2000 establece –entre otras jurisprudencias en el mismo sentido- que la deducibilidad de este tipo de gastos está sujeta a “la acreditación de su entrega”).
b) El importe de los gastos navideños debe ser incluido como mayor remuneración (en especie) en la planilla de pagos de la empresa (sujeta a retención del IR, de ser el caso), y en las boletas de pago de cada trabajador.
c) Es recomendable que la División de Recursos Humanos mantenga una política aprobada de estos gastos, incluyendo en ella forma de entrega de los bienes, modelo de recepción de obsequios, tipo de bienes a entregarse, diferenciaciones en los premios –si fuere el caso-, etc.
Que esta cercana navidad no toque clarines de contingencias.
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