Siete pasos para incrementar la productividad usando tecnología

FOTOS | En la actualidad los ciclos empresariales son cada vez más cortos y rápidos debido al crecimiento tecnológico y automatización de los procesos en todas las áreas. Se dice que la revolución industrial tardó más de 30 años en redefinir los métodos y herramientas para aprovechar al máximo la tecnología y ahora las empresas son quienes tienen la tarea de actualizarse constantemente para lograr la mayor productividad y eficiencia de sus recursos, según Entrepreneur.

La tecnología en el área administrativa y de recursos humanosincluye desde softwares para el control de los colaboradores hasta el uso de aplicaciones en el celular en donde el colaborador puede solicitar sus vacaciones o días libres desde cualquier lugar del mundo.

La transformación digital y las nuevas modalidades de trabajo -por objetivos, home office, horarios combinados diurno y nocturno y/o flexibles- trajeron a la mesa la importancia de contar con herramientas tecnológicas de fácil acceso que aporten a la integración y la facilidad entre áreas laborales.

Un ejemplo de esto es la compañía AutoStar, que al implementar un software para el manejo de la planilla redujo un proceso que tardaba un día en alrededor de 15 minutos. Este cambio no solo refleja eficiencia y ahorro, también permite que el colaborador asignado a esa tarea pueda concentrarse en funciones mucho más humanas como procesos estratégicos o aportes creativos a su departamento.

De hecho, de acuerdo con estudio de ManpowerGroup, las organizaciones que asumen la transformación digital son hasta 26% más rentables que sus competidores.

Adaptarse al cambio para no morir antes de tiempo

Pero, ¿cuáles son los beneficios de implementar un software en áreas administrativas y de capital humano?

Para la organización:

• Mejora de la competitividad
• Alinea claramente las metas
• Facilita la toma de decisiones
• Ahorro (de costos y de papel)
• Interconexión 24/7

Para los colaboradores

• Incentiva una cultura y identificación con el proyecto.
• Aumenta la productividad
• Promueve el desarrollo de habilidades personales y capacitación.
• Simplifica procesos

Un estudio de Deloitte sobre tendencias de recursos humanos señala a los gerentes y directivos como parte de los principales obstáculos que enfrentan las empresas para adaptarse al nuevo entorno. De forma natural, se genera una resistencia a lo nuevo, tanto a nivel personal como profesional, por lo que lo más importante es identificar las zonas de confort del liderazgo que no dejan crecer a la empresa o tomar acción al respecto.

Para asumir el cambio y transformarse a las tendencias digitales las empresas deben visualizar todos los recursos con los que cuenta el departamento (talento humano, financiero, tiempo para cada tarea y la tecnología ya implementada), además de observar el ritmo en el que camina la industria.

A continuación, siete pasos dirigidos a líderes empresariales para potenciar la productividad de sus empresas por medio de la tecnología:

1. Tener una visión clara de hacia dónde va la empresa en general, cuál es su rentabilidad y sus áreas de mejora.

2. Identificar las áreas o procesos en especial que requieran un cambio tecnológico: ¿cuánto tiempo tarda un colaborador que debe marcar con tarjeta vs. cuánto tiempo le tomaría si fuese con la huella digital?, ¿qué tan dificil resulta calcular la planilla mensual de los colaboradores por contar con horarios rotativos?

3. Generar en el equipo administrativo y de RRHH la idea de evolución sin miedo al cambio.

4. Buscar e investigar ampliamente opciones de software que se adapten mejor a las necesidades.

5. Evaluar el presupuesto que se tiene para estos cambios y valorar el costo beneficio de la implementación de un sistema más eficiente.

6. Realizar un plan de acción de adopción a la medida (contemplando las horas de capacitación de personal para utilizar esta nueva herramienta).

7. Implementar y cultivar una cultura tecnológica en la empresa en general: “demostrar a los colaboradores que el cambio tecnológico es favorable.”

Hoy en día el mercado ofrece una variedad de sistemas que ayudan a mejorar la eficiencia de las empresas de acuerdo con el objetivo principal, algunos de ellos son:

Control de asistencia: Automatiza el procesamiento del check in y check out de los colaboradores transformándolas en información útil para el pago de salarios y la gestión operativa del personal. Es ideal para compañías o empresas con gran cantidad de empleados y horarios rotativos.

Gestión de nómina: Agiliza el manejo seguro de las planillas ya que facilita la acción de realizar aumentos masivos de salarios, llevar el registro de actividades que afectan la gestión de nómina y el expediente laboral, efectuar diversos reportes y realizar de forma automática la generación de apuntes contables.

Estas sugerencias te ayudarán no solamente a mejorar la productividad de la empresa y a ser más eficiente en el manejo de capital humano, sino también a adaptarte a los cambios que se están dando a nivel global para impedir que tu organización se quede atrás.