Siete pasos para diseñar un plan de proveedores

1. Reflexiona: ¿qué hace falta?

¿Has pensado alguna vez por qué compras a un proveedor y no a otro? ¿Has calculado cuánto dinero le cuesta a tu empresa que no te hayas hecho esa pregunta? En general, son muy pocas las pymes que tienen elaborado un plan de compras con el rigor que exige el mercado actual, según Emprendedores.

Lo primero –y fundamental– es realizar un inventario de necesidades. Según se explica en el libro Optimizando las compras (Gestión 2000) de R. Perrotin y P. Heusschen, “no todas las compras representan retos idénticos”. Por eso, debemos saber qué necesitamos, en qué cantidad, en qué momento y a qué precio.

Para ello, hay que tener en cuenta los distintos tipos de productos y servicios que se precisan para el desarrollo de tu actividad empresarial. Los más importantes son aquéllos que los expertos Perrotin y Heusschen denominan “estratégicos”. Se llaman así porque son fundamentales para la empresa, tanto por sus prestaciones como por su precio. Es el caso de los equipos informáticos necesarios para el funcionamiento de una correduría de seguros o las propias pólizas que ese tipo de empresa ofrece.

Por otro lado, hay compras más específicas y cotidianas que tienen un menor valor añadido. Por ejemplo, el papel y la tinta de la fotocopiadora.

Al hacer este análisis de necesidades debemos valorar tres aspectos distintos: beneficio, calidad y servicio. El equilibrio entre todos ellos será la clave de nuestro éxito. Es imprescindible tener muy en cuenta estas tres cuestiones a la hora de enfrentarse al siguiente paso.

2. Estudia a los candidatos

Después de saber qué necesitamos comprar, habrá que decidir a quién. Hay proveedores de dos tipos: los que ofrecen liderazgo en costes y los que ofrecen la mejor calidad. O lo que es lo mismo: aquéllos que son muy baratos, pero por los que no podemos poner la mano en el fuego porque sean buenos, o aquéllos que son indudablemente buenos y estamos seguros de que su precio es igual de alto. Entre ambos suministradores hay una serie ilimitada de matices en función de la mayor presencia de una u otra cualidad.

Aunque quizás resulte obvio, no hay que olvidar nunca que se debe tener un conocimiento exhaustivo del producto que se desea adquirir. De hecho, hay que ir más allá e informarse sobre la situación del mercado y sobre los proveedores que lo proporcionan. Asociaciones profesionales, cámaras de comercio, bases de datos y anuarios o, simplemente, las referencias que de esas empresas puedan darnos nuestros conocidos, clientes, etcétera, pueden proporcionarnos la información necesaria para realizar la mejor selección.

3. Haz los primeros contactos

Llega entonces el momento de concertar reuniones y entrevistas con distintos proveedores. “No le pida a los candida- tos que vengan a verle. Preferentemente, acuda usted a sus empresas y obsérvelos”, aconseja Charles L. Gay en su libro La subcontratación de bienes y servicios (Paidós). Será una buena ocasión para observar su trabajo en directo y recabar una valiosa información.

Trata de comprobar sus sistemas de trabajo, sus habilidades y debilidades, si te consideran importante entre el resto de su clientela y qué tipo de compromisos puedes esperar de esa empresa.

4. Piensa: dos mejor que uno

Para conceder a las compras el protagonismo que se merecen, debemos reflexionar sobre la importancia que éstas tienen para nuestra empresa. En primer lugar, tienen una influencia muy directa en el precio final de nuestros productos o servicios, más concretamente en un porcentaje que puede llegar hasta el 60%.

Esto significa que una mínima gestión redundará directamente en nuestra cuenta de resultados. Pero también tienen una influencia determinante sobre la calidad. Algunos estudios han calculado que el 50% de los problemas que surgen en los productos o servicios ofertados por las empresas tiene su origen en una falta de calidad en las compras.

Resulta fundamental mantener siempre más de un proveedor para cada producto que se compre. Así si uno de ellos incurre en una rotura de stocks, por ejemplo, tu empresa evitará no poder cumplir los plazos comprometidos con los clientes.

Lo ideal, siempre que sea posible, es conocer las ofertas de distintos proveedores y estimular la competencia entre unos y otros. Acostúmbrate a realizar pequeñas pruebas con los nuevos proveedores para comprobar cómo funcionan antes de lanzarte a operaciones importantes. Ello redundará siempre en tu propio beneficio.

5. El tamaño te importa, y mucho

Se trata de una cuestión importante para no crear excesivas dependencias en la adquisición de determinados productos vitales para el funcionamiento de una empresa.

Si el proveedor es una compañía más grande que tu empresa, puede que no le importe quedar mal contigo. Pero, por otro lado, si es demasiado pequeño quizá no tenga capacidad suficiente para atenderte de forma eficaz.

6. Implanta un sistema de control

Lo primero que debemos valorar de un proveedor es la calidad de su producto. Asimismo, hay que tener en cuenta el servicio que acompaña al producto.

Para mantener un control adecuado sobre estos objetivos, se pueden desarrollar sencillos sistemas de evaluación por medio de herramientas poco automatizadas, utilizando hojas de cálculo en las que se haga un seguimiento de los pedidos realizados y los albaranes recibidos.

Por su parte, Perrotin y Heusschen indican que en este control hay que valorar también cuestiones como la demora en las entregas, las garantías vinculadas al producto, el precio, el sistema de comunicación, la reputación corporativa del proveedor, etcétera.

7. Deja bien atadas las cláusulas del acuerdo con el proveedor

Es muy importante, a la hora de negociar con un proveedor, tener en cuenta dos tipos de cláusulas básicas:

1. Las cláusulas anexas que se pueden incluir para obtener mejores resultados:

● Creación de un cuadro de tarifas cantidad-precio. Se estipularán reducciones de precio por incrementos de cantidad en los pedidos. Este cuadro definiría horquillas de cantidades con sus correspondientes precios.

● Establecimiento de un sistema de descuentos. Esto tiene que ver tanto con el cuadro de tarifas como con la idea de que en determinadas actividades se puede “premiar” la diligencia del cliente al hacer sus encargos a un proveedor. Por ejemplo, formalizar un pedido con la suficiente antelación puede reducir los costes de su producción porque no genera gastos adicionales: horas extra, más personal, etcétera.

● Inclusión de un desglose de los precios en materiales, valor añadido y gastos generales. Es importante porque permite al cliente valorar la pertinencia de sus pedidos. A veces hay que tener en cuenta que hacer un pedido pequeño es caro y es mejor esperar un poco para pedir más cantidad. Cuando se conocen los gastos adicionales generados se puede decidir mejor.

● Creación de una fórmula de revisión de precios. Esta fórmula es útil sobre todo para aquellos casos en los que el comprador dependa del proveedor para futuros suministros. En los acuerdos sellados con un proveedor a medio y largo plazo se pueden estipular unas fechas en las que ambas partes se sienten a renegociar ciertos aspectos de su acuerdo. Esto se debe definir con toda la precisión que sea posible. Por ejemplo, mantener una reunión cada seis meses para, en función del flujo de operaciones producido entre ambas partes, negociar alteraciones en el precio que nunca superarán el 5% (al alza o a la baja) del precio del servicio o producto.

● Previsiones de consumo. Concretar previsiones de consumo permite que el cliente “obligue” al proveedor a tener capacidad para afrontar esas necesidades.

● Sistemas de órdenes de entrega. Es conveniente que se desglosen conceptos como cantidad entregada, características del embalaje, fecha de entrega, lugar y hora… Todo eso nos permite controlar y exigir las pertinentes rectificaciones en el caso de que fueran necesarias.

2. Las que responden a los requisitos estrictos de cualquier pedido:

● Cantidad de producto que deseamos adquirir.

● Precio acordado.

● Plazos de entrega.

● Condiciones de pago por los productos, plazos de facturación, etcétera. Hay empresas que facturan a 30, 60 o 90 días.

● Condiciones de entrega: en la sede del proveedor, del cliente…

● Características del embalaje, para que el producto llegue a destino en buenas condiciones.