Cuatro trucos rápidos de Hangouts de Google para mejorar la productividad de tus juntas

FOTOS | Probablemente estés familiarizado con los productos de Google. El motor de búsqueda del gigante tecnológico maneja más de 5 mil millones de consultas por día. Gmail cuenta con alrededor de 1,500 millones de usuarios activos mensuales, según Entrepreneur.

Una variedad de aplicaciones en Google Drive completa las herramientas necesarias para la productividad empresarial.

Pero una de las aplicaciones de Google menos conocidas podría ser muy útil durante este tiempo: Google Hangouts. Este es el sistema de mensajería instantánea y videollamadas de Google, que se utiliza para conectar empresas y particulares. A medida que más y más empresas hacen la transición al trabajo remoto, el software de gestión de proyectos es esencial para garantizar que la comunicación se mantenga sólida. Google Hangouts es una de estas plataformas que puedes usar.

Esta aplicación tiene dos contrapartes: Hangouts Chat y Hangouts Meet. Hangouts Chat es específicamente para mensajería instantánea, mientras que Hangouts Meet maneja llamadas de conferencia. Ambos están incluidos en el paquete G Suite de Google, un servicio que incluye todos sus productos diseñados para empresas. Cuesta a los usuarios 6 dólares por mes, pero puedes experimentar con una prueba gratuita de 14 días para conectar a tu equipo durante las próximas dos semanas y decidir si esta es la opción correcta para ti.

Las siguientes son algunas cosas a tener en cuenta al familiarizarse con lo que Google Hangouts tiene para ofrecer:

1. Usa el Calendario para programar reuniones

Las aplicaciones creadas para la productividad hacen todo lo posible para evitar pasos innecesarios con el objetivo de ahorrarle tiempo. Google Hangouts hace esto permitiéndote ingresar una llamada de conferencia directamente desde un evento del calendario. Programa una reunión en tu Google Calendar o tu aplicación Calendar y sincronízala con Hangouts de Google. Un clic desde el recordatorio de tu calendario y entrarás en la llamada, sin necesidad de rebotar de una aplicación a otra.

2. Aprovecha la respuesta de coronavirus de Google

Google busca ayudar a las empresas afectadas por el brote de coronavirus ayudándoles a conectarse a través de su plataforma G Suite. Si está leyendo esto antes del 1 de julio de 2020, puedes aprovechar la oferta de Google si es cliente de G Suite. Estos beneficios adicionales son parte de un gran paquete que se puede comprar pero se ofrece como una actualización gratuita durante los próximos meses. Incluye:

• Acceso gratuito a Google Hangouts Meet avanzado
• Capacidad de reunión ampliada para videollamadas que permite hasta 250 participantes
• La opción de grabar reuniones y almacenarlas en su Google Drive
• Usar un dominio para transmitir en vivo para hasta 100,000 espectadores

Si tu equipo ha estado usando G Suite, estas características adicionales son excelentes para brindarle más capacidad de trabajo durante este momento loco. Si has estado considerando mudarse a G Suite, ahora es el momento perfecto para dar el salto y disfrutar de los beneficios adicionales mientras están disponibles.

3. Los números de marcación pueden usarse para reuniones

Al usar Google Hangouts a través de G Suite se crea un número de marcación para cada reunión. Esto permite que las personas con Internet débil o conexión nula se unan a una junta con una llamada. El cambio improvisado al trabajo remoto puede haber puesto a los miembros de tu equipo en situaciones en las que unirse a una llamada en línea es difícil. Algunas casas no están equipadas con la conexión a Internet necesaria para realizar una videollamada sin interrupciones con docenas de otras. La alimentación de audio entrecortada puede hacer que pierda detalles importantes, y repetir información es tiempo perdido. Unirse a estas llamadas directamente desde tu teléfono puede ayudarte a asegurarse de que no te pierdas nada.

Esto también es útil para alguien que esté conduciendo en el momento en que se programa una reunión. Con horarios flexibles o diferentes zonas horarias para compañías ya remotas, puede ser difícil encontrar un horario que funcione para todos. Tener la flexibilidad de unirse a una llamada grupal en casi cualquier momento y lugar ayuda a que eso funcione más fácilmente.

4. Usa Hangouts Chat para comunicarse las 24 horas, los 7 días de la semana

Para obtener detalles que no es necesario resolver en una llamada o reunión, usa el chat Hangouts Chat para mantenerse conectado. El servicio ofrece mensajes grupales y directos, lo que facilita transmitir información y hacer preguntas en cualquier momento. La singular plataforma de chat centraliza la comunicación y ayuda a su equipo a mantenerse productivo y eficiente.

Se pueden crear salas de chat o canales para cumplir funciones específicas. Por ejemplo, su equipo de marketing puede tener su propio canal que es independiente de su equipo de ventas. Esto mantiene unida la información relevante y la discusión y evita el caos que sería un solo texto grupal.

Todos los demás productos de Google están integrados en el sistema Hangouts Chat. Los archivos de Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones se pueden compartir directamente en el chat. La capacidad de búsqueda que hizo famoso a Google en primer lugar se implementa en Hangouts Chat, lo que le permite buscar cualquier información en cada sala de chat que pueda necesitar. También hay un "Meet bot", que genera automáticamente reuniones para usted.

Google Hangouts está disponible en computadoras de escritorio y dispositivos móviles, por lo que puede acceder desde cualquier lugar. Ser capaz de mantenerse siempre conectado con su equipo le permite administrarlos de manera efectiva y proporciona comunicación instantánea para una productividad máxima. Si estás buscando motivar a su equipo remoto, considera usar estas funciones fáciles de usar.