Empresas podrán hacer juntas de accionistas virtuales ¿Cómo asegurar su información?

Actualmente, las empresas que se encuentra bajo la SMV son aquellas que cotizan en la Bolsa de Valores de Lima (BVL), y a la fecha suman un total de 260 empresas, según el portal web de la BVL.

La norma indica que la convocatoria de junta de accionistas se puede realizar mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos y de comunicaciones, aun cuando los respectivos estatutos de dichas entidades sólo reconozcan la posibilidad de convocar y celebrar juntas presenciales de accionistas.

“Con el fin de convocar a dichas juntas de accionistas, los directorios de las mencionadas entidades, pueden sesionar de manera no presencial o virtual”, se detalla.

Agrega que la SMV deberá emitir las normas complementarias de carácter general para llevar a cabo la convocatoria de junta de accionistas virtuales, a fin de determinar el plazo de antelación con el que debe realizarse la convocatoria. La normativa agrega que lo dispuesto aplica durante el Estado de Emergencia Nacional decretado para evitar más contagios del COVID-19 y, además, hasta 90 días hábiles culminada la vigencia de dicho estado.

Es preciso mencionar que anteriormente estaba permitido las juntas de accionistas virtuales para las sociedades anónimas cerradas, de manera que esta norma amplía la posibilidad hacia las sociedades anónimas regulares, las sociedades anónimas abiertas y, en este caso, a las empresas que operan bajo la SMV, precisa Antonio Guarniz, Socio de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría.

“Esto es importante en este contexto en particular, porque en una junta general de accionistas en el caso de la sociedad anónima abierta (por ejemplo), significa convocar a 300 personas en una sala y la idea ahora es mantener el distanciamiento social”, explicó.

Cuenta de usuario y contraseña

Al momento de realizar estas reuniones -en las que se toma decisiones importantes como la aprobación de la Memoria Institucional y Estados Financieros- es primordial la seguridad de la cuenta de usuarios, en donde se tiene que asegurar que quien esté participando de la reunión, sea efectivamente miembro de la Junta de Accionistas, indica Elder Cama, socio de Consultoría de EY Perú.

“Estamos hablando de reuniones virtuales, donde debemos estar absolutamente seguros de que sea quien dice ser. Al usar videoconferencia degrada la calidad de la conversación y a veces se comienza con videoconferencia y luego todos apagan la cámara y siguen hablando para no saturar la red”, explica Cama a Gestión.pe

En esta línea, indica que aquí también es importante la reserva de las contraseñas. Según explicó, en las reuniones de manera presencial, el director tiene la costumbre de compartir las diversas contraseñas a su asistente por la confianza que mantiene. Sin embargo, en esta coyuntura, deberá cambiar dicha costumbre.

“Es una mala práctica y en este caso el director tiene que ser consiente de que el usuario y la contraseña es solo de él, porque es el único elemento que garantiza que es él quien está interviniendo en esta actividad y no otra persona. Como director, debo cambiar cada cierto tiempo mi contraseña", explicó.

Detalló que el encargado de manejar la junta de accionistas de manera virtual debe ser el responsable de tecnología de la información (TI) o el Oficial de Seguridad, un puesto que las empresas peruanas ya vienen considerando con mayor frecuencia.

Según dijo, este trabajador debe tener las habilidades técnicas para establecer una comunicación segura, en donde todos los miembros del directorio puedan tener las facilidades técnicas para mantener una conversación de manera segura.

¿Y los hackers?

Cama también indica que puede existir el temor respecto a la filtración de información que se diera a conocer en la junta de accionistas. Al respecto, señala que en efecto, existe la posibilidad que la información sea hackeada o vulnerada, sin embargo, indicó que en informática, para proteger la información se suele trabajar bajo un sistema cifrado.

Explicó que cuando se habla de un sistema de cifrado de información, incluso el propio experto en TI no podría entender esa información.

“Una de las características (del cifrado) es que ni yo, que yo estoy viendo el sistema, podría tener la llave para decifrar. Probablemente (el hacker) llegue a un archivo, pero este será un archivo cifrado”, sostuvo.

En caso sea el propio trabajador TI de la empresa que filtre esta información, precisó que existe una legislación para sancionar la distribución de información sin autorización.