Teletrabajo llegó para quedarse: cinco herramientas básicas

Katherine Fan, de NerdWallet (*)

Antes de la pandemia del coronavirus, trabajar desde la casa era considerado un lujo que pocos podían darse, más que un requisito. Tras la llegada del COVID-19, no obstante, muchas empresas apelaron al teletrabajo, y varias piensan adoptar ese sistema de forma permanente una vez superada la pandemia.

En el caso de Estados Unidos, una reciente encuesta de Gallup indica que, en promedio, un 52% de los empleados, incluidos un 72% de los que trabajan en oficinas, trabajaron desde sus casas, todo el tiempo o por temporadas, desde octubre del 2020 hasta abril del 2021. Y un 83% de los patrones estiman que el teletrabajo fue bueno para sus empresas, de acuerdo con un informe de enero del 2021 de la firma de servicios para profesionales PwC.

El trabajo a la distancia, no obstante, plantea algunos retos importantes y los expertos recomiendan a las empresas que se preparen para hacerles frente.

“Prepárense para un contacto permanente y para buscar formas de alentar a la gente a trabajar en conjunto, no por su cuenta”, dijo Thanh Pham, fundador y CEO de Asian Efficiency, compañía que ofrece talleres sobre productividad.

Ya sea que una firma recurre al teletrabajo por elección o por necesidad, debería considerar aplicaciones y herramientas digitales en estas cinco áreas para optimizar el rendimiento.

1. Mensajes instantáneos

El software de mensajes instantáneos es cada vez más popular en los sitos de trabajo. Un buen sistema permite enviar mensajes individuales o a grupos de personas. También se pueden compartir documentos e imágenes con las personas de su red.

Las empresas pueden crear canales para mantener conversaciones constantes entre departamentos y/o empleados que tienen los mismos intereses. También se pueden establecer canales con clientes o contratistas.

Slack y Microsoft Teams son dos de los servicios de mensajes instantáneos para computadoras y teléfonos más conocidos.

2. Videoconferencias

El software de videoconferencias permite conversaciones y anuncios cara a cara. Las reuniones virtuales con imágenes evitan la necesidad de una cantidad de emails y de mensajes instantáneos, permitiendo al mismo tiempo observar las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los participantes.

Zoom ganó una enorme popularidad de la noche a la mañana durante la pandemia y fue usado no solo para fines laborales sino por las escuelas y los contactos personales. Otros servicios conocidos son GoToMeeting, Google Meet y Join.me.

Todos ofrecen servicios básicos gratis, con excepción de Join.me, que es pago.

3. Horarios laborales

Una de las ventajas del teletrabajo es que da más flexibilidad en el manejo de los horarios. Llevar la cuenta de las horas trabajadas por una persona, sin embargo, puede ser complicado, sobre todo cuando hay distintas zonas horarias.

Tal vez ya conozca Google Calendar y Microsoft Outlook, que sincronizan los calendarios de todos los empleados de su organización. Cuando trata de programar una reunión, estas herramientas muestran la disponibilidad de cada uno de los invitados.

Doodle y Calendly son tal vez más funcionales si programa reuniones con gente ajena a su organización.

Todas estas herramientas están disponibles sin cobro alguno. (Outlook for Business ofrece una prueba gratis de un mes, después del cual cobra cinco dólares por mes).

4. Gestión de proyectos

Los sistemas de gestión de proyectos facilitan la colaboración, estableciendo tareas y acciones con miras al logro de un objetivo. Una buena herramienta permite buscar colaboradores para cada proyecto, establecer y asignar tareas a individuos y grupos. Se pueden fijar plazos para las tareas e incorporar apuntes que sirven de referencia.

Hay decenas de herramientas para gestionar proyectos, muchas de ellas bastante parecidas entre sí, como Trello, Asana, Basecamp y Monday.com. Todas ofrecen un servicio básico gratis y otros más avanzados pagos.

5. Almacenamiento de datos

La “nube” almacena archivos a través de proveedores. Para el usuario, acceder a ese material es casi lo mismo que sacarlo de la memoria de su computadora, aunque archivos grandes, como videos, pueden tomar un poco más de tiempo.

Los servicios de almacenamiento más conocidos tal vez sean Google, Dropbox y Box, que ofrecen servicios básicos gratis y otros pagos.

¿Demasiadas herramientas?

Elegir entre tantas opciones puede tomar tiempo y energía. Las firmas pequeñas se las pueden arreglar con Google o Microsoft, que ofrecen servicios completos que combinan la mayoría de estas soluciones por seis y cinco dólares por mes, respectivamente.

(*) Este artículo fue suministrado por el portal de finanzas personales NerdWallet.