Aguinaldos y Sunat

Muchas empresas en estas épocas olvidan los efectos tributarios respecto de los gastos vinculados con la Navidad, los cuales deben estar correctamente sustentados, pero, principalmente, deben haberse efectuado dentro del apropiado marco legal tributario.

Se pasan así de largo detalles tanto sustanciales como formales, generando innecesarias contingencias latentes en los años no prescritos.

Ante ello, es pertinente recordar qué consecuencias -en el IR e IGV- traen para la empresa y sus empleados los “aguinaldos”, entendidos como la entrega de pavos, panetones, canastas, obsequios diversos, entre otros, con motivo de las fiestas navideñas, de acuerdo con el literal l) del Art. 37° del TUO del IR y, por ejemplo, lo ya indicado por la RTF N° 603-2-2000, entre otras jurisprudencias.

En primer lugar, y respecto del IR: para la empresa, la determinación de la renta imponible de tercera categoría depende como se sabe y fundamentalmente, del principio de “causalidad”, contemplado en el primer párrafo del Art. 37° del TUO de la Ley del IR, el cual señala que serán deducibles de la renta bruta los gastos necesarios y destinados para producir y mantener la fuente productora de la renta.

Los gastos navideños deben cumplir, además, con el criterio de “razonabilidad”, es decir, que exista una relación cercana entre el gasto incurrido y los ingresos generados por la empresa; con el criterio de “proporcionalidad”, a fin de que los gastos sean “normales” respecto al tamaño de la empresa; y con el criterio de “generalidad”, que hace referencia a que el gasto se efectúe en relación con “todos” los trabajadores de la empresa, pudiendo haber ciertas diferencias en virtud de la jerarquía, antigüedad, entre otros parámetros (lo cual debe estar enmarcado en una clara política aprobada de RR.HH.).

Otra condición que deberá atender la empresa para efectos de la deducción del gasto, es la acreditación de la entrega del bien a título de aguinaldo al trabajador (cargo de recepción, con firma y DNI), lo cual se deberá generar inmediatamente en el momento en que se produzca la transferencia.

Recuérdese que el pago de los aguinaldos se deduce en el ejercicio comercial a que correspondan, cuando hayan sido “pagados” (entiéndase aquí considerados como renta en especie) dentro del plazo para la presentación de la declaración jurada correspondiente a dicho ejercicio (al ser una renta de quinta categoría para el perceptor del aguinaldo), hecho que muchos olvidan. Caso contrario se convertirá en un gasto diferido al ejercicio del abono.

En cuanto al trabajador, y de acuerdo con la RTF N° 1115-1-2005, se deberá considerar como sujetos beneficiarios de los aguinaldos a aquellos que se encuentran bajo una relación de subordinación laboral, es decir, que cumplan con las características esenciales de un contrato de trabajo.

En efecto, cabe precisar también que el inciso a) del Art. 34° del TUO de la Ley del IR, señala que constituyen rentas de quinta categoría, las rentas obtenidas por concepto del trabajo personal prestado en relación de dependencia, incluidos, entre otros, los “aguinaldo”s.

En consecuencia, el valor de los aguinaldos deberá ser integrado a la boleta de pago de cada uno de los empleados como una “mayor remuneración”. Además, para efectos tributarios, deberá ser considerado ello como base de cálculo del IR de quinta categoría, en el mes en el que este aguinaldo es entregado, dentro de la columna de “remuneraciones en especie”.

Recuérdese que los montos en mención solo estarán afectos al IR de quinta categoría, pues de acuerdo con las normas laborales vigentes, los aguinaldos no tienen carácter remunerativo.

Respecto al Impuesto General a las Ventas (IGV), el incumplimiento de los requisitos anteriormente reseñados para el gasto en el IR, ocasionaría la imposibilidad de aplicar como crédito fiscal el IGV que grava las adquisiciones efectuadas en relación a estas fiestas navideñas.

En efecto, el IGV pagado por la empresa debido a la compra de canastas, pavos y demás obsequios navideños para los trabajadores, podrá ser utilizado como crédito fiscal siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el Art. 18° de la Ley del IGV; es decir, que el desembolso realizado constituya costo o gasto a efectos del IR, y que se destine a operaciones por las que se deba pagar el IGV.

Ahora bien, para acreditar también que se cuenta con el derecho a ejercer el crédito fiscal, la empresa deberá contar con las facturas que sustentan las mencionadas adquisiciones, las cuales deberán ser anotadas a tiempo en el Registro de Compras.

Cabe destacar que los obsequios entregados a los trabajadores serán calificados como un “retiro de bienes” (entregas gratuitas), gravados con el IGV, de acuerdo con el numeral 3) del Art. 2° del reglamento de la Ley del IGV; ello porque no calzan en las excepciones existentes al concepto de “retiro”, como serían las condiciones de trabajo.

No debe olvidarse que el IGV que grava el retiro de bienes debe calcularse en función al valor de adquisición, y el mismo no podrá ser deducido como gasto a efectos del IR.

Siendo además que la entrega de los distintos obsequios constituye una transferencia a título gratuito, la empresa deberá emitir -según las reglas vigentes del RCP en su numeral 8) del artículo 8°, el respectivo comprobante de pago, que en estos casos sería una boleta de venta a una persona natural sin RUC, consignándose la frase “transferencia a título gratuito”, y debiendo detallarse el concepto de los bienes entregados, así como su valor referencial, incluyendo el IGV que afecta el retiro de los mismos.

Como todo lo sustancial tiene un correlato formal, para efectos de un adecuado sustento de los aguinaldos, es recomendable en las empresas tengan en cuenta lo siguiente:

• a) POLITICA.- La División de Recursos Humanos debe mantener una Política aprobada de estos gastos, incluyendo en ella la forma de entrega de los bienes, modelo de recepción de los obsequios, tipo y topes de montos de bienes a entregarse, diferenciaciones en el valor de los premios –si fuere el caso- bajo el principio ya indicado de la “generalidad”.
• b) CARGO.- Se debe generar un cargo de entrega de los bienes, en donde se detalle los nombres completos, DNIs, y firmas de los trabajadores - beneficiarios. La RTF N° 490-5-2000 establece –entre otras jurisprudencias en el mismo sentido-, que la deducibilidad de este tipo de gastos está sujeta a la “acreditación fehaciente de su entrega”.
• c) VALOR.- El valor de los gastos navideños debe ser incluido como una “mayor remuneración” (en especie) en la planilla laboral de la empresa (sujeta a retención del IR, de ser el caso), y evidenciarse -a la vez- en las boletas de pago de cada trabajador.
• d) ARCHIVO.- Se debe archivar todas las evidencias de las entregas y demás detalles de las operaciones hasta por el término prescriptorio.

Como se aprecia, son múltiples los detalles a ser revisados, para que la alegría de estas fiestas no se opaque con una acotación que imponga el Fisco.