¿Reuniones de dos horas? Aquí 13 tips para que sean productivas desde casa

FOTOS | La pandemia del Covid-19 desatada en este 2020 parece expandir y consolidar lo que desde hace unos diez años se marcaba como tendencia: el trabajo a distancia, según Entrepreneur.

Con la emergencia encima, muchas empresas con protocolos anticuados han debido adaptarse a la realidad, y empezar a funcionar de manera remota.

Las áreas de tecnología, que desde hace tiempo venían pidiendo pista para aterrizar con metodologías de trabajo más ágiles en esas empresas quedadas en el tiempo cobran hoy un protagonismo esencial: necesitan garantizar que todo siga funcionando con la gente desde sus hogares.

Lo cierto es que, cuando pase el Coronavirus, tendremos muchos desafíos por delante, y entre ellos está el crear nuevas culturas de trabajo, cómo medir la productividad (si presencial, si a distancia) y cómo capitalizar en términos de experiencia este gran aprendizaje colectivo mundial.

Reunionitis

Uno de los asuntos más preocupantes en las empresas es el otro virus que da vueltas desde siempre, llamado Reunionitis.

En América Latina se pierde un 40% del tiempo en reuniones improductivas; es decir, que no sirven para nada.

Para aquellos líderes y organizaciones amantes de las reuniones extensas donde se habla mucho y se decide poco, el paso al mundo virtual no cambia mucho las reglas de juego, puesto que, desde el home-office del momento, se pueden extender por horas, o, peor aún, tener a todo el equipo conectado todo el tiempo y a la vista para ver si efectivamente están trabajando.

Unas primeras ideas para las empresas y sus líderes

Este mundo cambió para siempre y si no están preparados para afrontar el desafío se vienen tiempos peores cuando pase la pandemia, o irrumpa otro problema grave que deban afrontar.

Por lo tanto, quizás convenga empezar a moderar esa idea de que “pronto vamos a volver a estar como antes”, porque, lamento informarles, nada volverá a ser como entonces.

Hace unos meses fui convocado para trabajar con un equipo de gestión del cambio que estaba liderando la transformación de miles de personas a distancia, en una fusión empresarial. Una gran cantidad de psicólogos, sociólogos, especialistas en marketing y comunicadores estaban sumamente preocupados porque, en forma remota y virtual, no lograban impactar en las personas ni transmitir claramente los mensajes pese a la cantidad de recursos asignados y que estaban aplicando.

La respuesta era sencilla: no consideraban el punto de vista de las otras personas, ni la gestión emocional que debe hacer cada empresa en tiempos de transformaciones profundas.

Es por eso que facilitar reuniones, seminarios y encuentros online puede ser todo un desafío para quienes no están entrenados, y las técnicas varían, por lo que es recomendable aprender a desaprender las formas habituales, e incorporar las nuevas.

Algunas ventajas de los encuentros on-line

• Las reuniones on-line evitan desplazamientos: se ahorra tiempo muerto en los colaboradores, y se permite que ese periodo se vuelque al proyecto en el que trabajan.
• Se pueden grabar e incluso desgrabar los audios de las reuniones: no sólo como valor testimonial, sino para llevar un registro de los temas hablados y las decisiones tomadas.
• Compartir documentos y corregirlos colaborativamente en el momento: esto es de gran valor para acceder a información en tiempo real y poder disponerla con los compañeros de trabajo.  
• Las agendas rinden más: si vienen de empresas con reunionitis aguda el formato online no garantiza, aunque ayudaría a que se dinamicen los procesos. Los encuentros virtuales invitan menos a perder el tiempo, y más a ir al grano de los asuntos y a llegar a acuerdos. 
• Se fuerza y controla quién tiene la palabra, y evita superposiciones e interrupciones. Se permite silenciar el micrófono y hasta el video de cada participante.
• Cantidad de invitados ilimitada o muy restringida: lejos de que te vean que sólo estás reunido en la sala de juntas con dos o tres, en vez de los cinco habituales -por ejemplo-, lo virtual elimina este problema de celos o de competencia profesional. 
• Es sencillo incluir a una persona puntual en un breve tramo de la conferencia, por ejemplo, para que dé una visión de un tema, sin pasar por el momento de hacerlo salir de la sala de reuniones presencial.

13 tips para hacer reuniones productivas en línea

1. Preparar el temario

Es fundamental que todos dispongan anticipadamente de los temas que abordarán así preparan lo que debe aportar cada uno. Sugiero abrir también una instancia de feedback para recoger inquietudes de los demás par incorporar aspectos a tratar, y especificar el horario de inicio y finalización.

2. Enviar las invitaciones

Cada miembro recibirá una invitación vía la plataforma elegida, para agregarla a su calendario virtual, o podrá bajarla a su agenda en papel. Por lo general estas invitaciones ya incluyen el código de acceso a la reunión y el link directo.

3. Entorno físico

Al trabajar a distancia es fundamental evitar ruidos de fondo, distracciones, tener la música alta y cualquier otro aspecto que disperse el foco de cada participante.

4. Celulares silenciados:

Si bien en este caso es importante tenerlo a mano por cualquier urgencia relativa con la reunión (por ejemplo, una caída tecnológica que se comunica a través de un grupo de chat), es recomendable que estén en modo silencio o vibrar durante toda la reunión.

5. Plataforma adecuada

Mis favoritas son Zoom, Hangouts de Google o Skype, que tienen mucha estabilidad, flexibilidad, son fáciles de utilizar y tienen varias prestaciones interesantes. Hay opciones pagas que también amplían estas opciones. Es importante asegurarse que todos cuenten con señal de internet y que descarguen los programas apropiados a sus dispositivos.

6. Preparar a las personas para la reunión virtual

Por ejemplo, una reunión de briefing de 10 minutos el día anterior introducirá los temas principales, y, además, te asegurarás de que todos conozcan la tecnología y no se presenten mayores inconvenientes.

7. Comenzar y terminar a horario

Una reunión virtual no es un after con amigos: tiene la misma dinámica que en forma presencial.

8. Determinar quién lidera la reunión

Puede ser el máximo responsable de un equipo, o, dentro del liderazgo colaborativo, impulsamos que pueda ser un rol rotativo dependiendo de los asuntos.

9. Confidencialidad

Las reuniones virtuales se rigen por los mismos parámetros de confidencialidad que las presenciales, por lo que es importante establecer de antemano el protocolo a desarrollar al respecto.

Las áreas de tecnología pueden encargarse de garantizar aspectos de seguridad de datos y sugerir las mejores tecnologías al respecto.

10. Ilustra tus ideas

El estar online limita de alguna forma el lenguaje no verbal en los intercambios; de allí que es sumamente importante tener en cuenta tres cosas:

• Que sea entretenida, rica y dinámica
• Qué practiques distintos modos de reflejar las ideas, pensando en los públicos visuales, auditivos y kinestésicos. Haz confluir la explicación para abarcar los tres sistemas representacionales y asegurarte de que tu mensaje llegó.
• Chequea cómo va la reunión: haz preguntas de control y de gestión emocional, del estilo “¿Cómo vamos hasta aquí?”, “¿Ha quedado claro el punto x para todo el equipo?”. Haz que levanten la mano (incluso Zoom tiene esa función, virtual); te recomiendo que apliques tu creatividad para que se sienta que están juntos. 

11. Si vas a mostrar documentos

Asegúrate de dominar la función de compartir pantallas. Ten en cuenta que en una reunión presencial hay más contexto para analizar temas; en una virtual sugiero que los envíes antes, o bien, los presentes y los envíes inmediatamente a continuación, ni bien terminen la conferencia. Es más: ya deberías tener listo el link o el email para compartirlo y que todo el mundo tenga la información rápidamente.

12. Tomar notas y hacer un resumen de la reunión

Aunque quede grabado, es importante seguir con la dinámica de tomar notas y hacer la minuta de los temas tratados, su deadline y los responsables. De esta forma podrás hacer un mejor seguimiento. Todo necesita quedar volcado en un sistema compartido, como el servidor corporativo, Dropbox, Drive y otros existentes, para que nadie juegue el juego del “yo no me enteré”.

También antes de finalizar, hacer una recapitulación de los compromisos y decisiones tomadas.

13. Para empezar y terminar la reunión

En el caso de una crisis como la que se está viviendo por el Coronavirus en marzo 2020, es importante incorporar una herramienta del coaching ejecutivo, que propongo para todo tipo de reuniones, más allá de los momentos extremos: check in, check out. Al inicio tomarás unos minutos para que cada uno exprese lo que sienta o quiera, para entender como líder de reunión en qué estado emocional se encuentran las personas. Al final, el check out por lo general está más relacionado con el resultado de la reunión; aunque puedes animarte a disparar una pregunta poderosa para reforzar los compromisos, por ejemplo: “¿Qué nuevo reto podrás asumir desde hoy para mejorar tu desempeño mientras haces home office?”.