Home Office: Conoce las herramientas gratis que puedes usar desde Google

FOTOS | Muchas empresas enfrentan hoy el desafío de mantener conectados a sus equipos de trabajo a la par que siguen las recomendaciones de evitar las concentraciones de personas. Estas son algunas de las mejores prácticas que les acercamos para fomentar la colaboración cuando los integrantes de los equipos se encuentran trabajando desde casa, según entrepreneur.

Asegurarse de que su equipo tiene las herramientas necesarias

Es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan las herramientas configuradas y conozcan los procesos antes de comenzar a trabajar en casa. Aquí hay algunos pasos adicionales que se pueden tomar por adelantado.

Uno de ellos es crear Grupos de Google en donde se puede incluir a todos los colaboradores. Estos permiten reunir la comunicación en un solo lugar. Posibilitan a los integrantes de la organización realizar preguntas, avisos o encuestas. Además, los miembros de los grupos son notificados por correo cada vez que se realiza una acción en éste. A diferencia de las soluciones de chat, la comunicación en los Grupos de Google se mantiene siempre organizada.

Otro consejo antes de comenzar a trabajar en casa es conceder permiso para acceder a los documentos relevantes o de colaboración a los integrantes del equipo que participarán en la elaboración o edición de estos. Crear una Unidad Compartida en Drive puede ser útil. Las unidades compartidas permiten gestionar desde un mismo sitio los documentos que se utilizarán para desempeñar el trabajo y los accesos a estos.

Para mantener una mejor organización es relevante que desde ahora se agenden reuniones. Esto es posible al configurar invitaciones a través del Calendario, crear una agenda con anticipación e incluso adjuntar en dichas invitaciones los materiales necesarios para trabajar.

Imagen: Google

Compartir objetivos y actualizaciones con frecuencia

Para lograr lo anterior aconsejamos realizarlo a través de un grupo de chat o mediante un documento compartido en el que se pueda registrar lo que se está logrando para mantener a todos actualizados y hacer un seguimiento de los objetivos.

Otra herramienta para centralizar la información que se distribuirá entre los integrantes de un equipo son los Sitios de Google que permiten, sin la necesidad de contar con un diseñador, crear una página web para publicar actualizaciones del estado de la organización y las medidas o nuevas noticias relacionadas a la empresa.

Mantenga comunicación en todo momento

En ocasiones la comunicación requiere ser más directa de lo que posibilita el intercambiar ideas por un mail. Si el usuario está en medio de una conversación por chat o correo electrónico que se torna demasiado compleja, la opción puede ser configurar una reunión en ese momento e invitar tanto a personas que pertenecen a su organización como a externos a unirse.

En este sentido, Hangouts Meet ofrece una ventaja, ya que genera automáticamente códigos de marcación internacional para que cualquier participante pueda llamar por teléfono sin importar en qué parte del mundo esté. Para más información, visite este enlace.

Durante la videollamada el usuario puede además ‘leer’ las reacciones de su audiencia mientras expone un tema por Hangouts Meet al cambiar el diseño de pantalla de la videollamada para que, mientras el resto de los participantes ven la presentación, el ponente pueda visualizarlos. Aprenda cómo hacerlo aquí.

Una sugerencia es elegir un ambiente adecuado para realizar videoconferencias. Se recomienda un espacio con paredes lisas, evitando las ventanas, pues éstas pueden dejar pasar demasiada luz o pueden ser un factor de ruido.

Trabajar de manera remota no significa que la eficiencia y la productividad deban disminuir. Con estos consejos, el trabajo en casa puede incluso mejorar los resultados del equipo, sin importar en qué contexto se encuentren.