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Hace unos meses reportamos sobre la precaución que deberían tener las empresas para guardar documentación laboral, incluso más allá de los cinco años que establece la legislación. Esto, tras una casación de la Corte Suprema (Gestión 25.05.2023).
No obstante, las empresas no solo deben guardar los documentos, sino también cualquier otra información complementaria que pueda ser requerida durante una fiscalización laboral.
Así, el pasado 15 de agosto el Tribunal de Fiscalización Laboral de la Sunafil, en última instancia, impuso una multa a una empresa por no facilitar información requerida por los inspectores (Resolución N° 759-2023-SUNAFIL/TFL-Primera Sala).
En el caso sancionado, en una fiscalización realizada el 2019 a una empresa minera, el inspector accedió a las boletas de pago de un trabajador del 2012. Y solicitó a la empresa que le informe el motivo por el cual ese año (2012) realizó el cambio en el sistema de pensiones del trabajador, respecto a su calificación de “trabajador administrativo” a “trabajador de alto riesgo”.
En el proceso de inspección, la empresa respondió que desconocía el motivo del cambio de modalidad del trabajador. Esto fue calificado como una infracción por la Sunafil, por no facilitar la información solicitada. Esto, a pesar de que la propia resolución señala que el cambio realizado al trabajador en sí no constituye una infracción.
Entonces, si bien la empresa cumplió con entregar la documentación solicitada (boletas de pago), a pesar de que superaba los cinco años de antigüedad, la Sunafil ahora es más exigente y requiere de información adicional, indicó la abogada laboralista Cecilia Guzmán-Barrón, socia del estudio DLA Piper.
“La Sunafil no sanciona a la empresa por no tener la documentación, pues sí la entregó, sino por no dar una explicación, una información adicional. El inspector supone que la intención de la empresa es ocultar información, pero podría ser que no la tienen debido al tiempo transcurrido”, refirió.
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Para la especialista, la sanción resulta injustificada, pero las empresas deberán tener en cuenta el criterio mostrado por la Sunafil para futuras inspecciones laborales. “Es la primera sanción de este tipo a nivel del tribunal de Sunafil y con ello marca una posición para futuros casos”, subrayó.
“El precedente es que en una inspección cualquier cosa que diga la empresa luego puede ser usada en su contra. Se crea un clima de inseguridad jurídica”, criticó.
Frente a este escenario donde las autoridades “están exigiendo un deber de diligencia mayor”, Cecilia Guzmán-Barrón sugiere a las empresas guardar documentación e información más allá de los cinco años. “Por ejemplo, la documentación vinculada a los antecedentes disciplinarios debería guardarse por unos diez años”, agregó.
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Por su parte Shirley Quino, abogada laboralista del estudio Payet, recomendó guardar la documentación e información hasta cuatro años después de culminar el vínculo laboral con un trabajador, pues este es el plazo que tiene para interponer una demanda a la empresa. Ello al margen de la fecha en que se emitió el documento.
Por ejemplo, un documento de pago realizado a un trabajador en el 2020, el cual laboró en la empresa hasta el 2027, debería preservarse hasta el 2031. Esto a pesar de que la normativa laboral indica que ese documento solo es obligatorio que se preserve hasta el 2025.
“Asimismo, en una fiscalización, el representante de la empresa debe mostrar colaboración ante los inspectores. Y sustentar en por qué no se cuenta con determinado documento o información. Se requiere tener un especialista en fiscalizaciones”, agregó Shirley Quino.
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El dato. El Decreto Legislativo N° 1310 señala que los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. No obstante, como se ha reportado, los pronunciamientos de las autoridades laborales y judiciales respaldan el que se requiera documentos e información de un tiempo de antigüedad mayor.
Licenciado en periodismo de la PUCP, con más de diez años de experiencia en medios de prensa escritos y digitales.
