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Una nueva Casación de la Corte Suprema (14034-2022 LIMA) podría generar que las empresas estén obligadas a guardar documentación antigua relativa a sus trabajadores de manera indefinida, pese a lo que estipula la ley.
Según la Decreto Legislativo 1310, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago.
Sin embargo, esta norma no ha sido del todo aplicada a través de los años, con un número de jueces estipulando que la empresa igual tiene la obligación de presentar documentos antiguos o, de lo contrario, se presume la veracidad de todo lo dicho por el trabajador demandante.
Esto no tiene relación con la prescripción de la acción del trabajador (capacidad de demandar), la cual prescribe a los 10 años de que sucede el acto jurídico materia de la demanda.
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El caso actual
La Casación emitida por la Corte Suprema de Lima señala que aun si la norma establece que las empresas solo deben conservar sus documentos por un máximo de 5 años, la carga de la prueba igual recae en el empleador, según la Ley 29497.
En ese sentido, la Corte indica que aún si se aplica el D.L. 1310, es “errado sostener que la carga de la prueba (…) debería recaer en la trabajadora”, por lo que, incluso luego de pasados los 5 años que señala la norma, el empleador tiene que aportar las pruebas que desmientan lo afirmado por el trabajador, o se asumirá que este último dice lo correcto.
Según Cecilia Guzmán-Barrón, socia del estudio DLA Piper, “la empresa siempre va a tener que demostrar el cumplimiento de sus obligaciones laborales con lo que tenga y como pueda, sin importar cuanto tiempo haya pasado”.
La abogada considera, sin embargo, que la falta de documentación no debería llevar al Poder Judicial a presumir un incumplimiento.
Asimismo, en el caso específico, la Corte señala que la empresa no ha “justificado debidamente” su renuencia a exhibir la documentación requerida de manera completa.
Es decir, la Sala señala que no se ha acreditado que la empresa no cuenta con la documentación que no ha presentado.
Según la Corte, entonces, las empresas no solo tendrían que conservar documentos antiguos, sino que, si por alguna razón estos se pierden, la pérdida deberá estar justificada mediante más documentación.
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¿Son razonables las exigencias para los empleadores?
Al respecto, Juan Domingo Vega, abogado laboralista, señala que “quizá la única opción para quienes no cuentan con información antigua, es tramitar constataciones notariales de pérdida o destrucción de dicha documentación, a fin de poder insistir en la aplicación de esta norma y tener la evidencia necesaria”.
Por su parte, Guzmán-Barrón, indica que esta sentencia aclara cualquier duda que haya podido haber sobre cómo se iba a interpretar la norma.
“Esta Casación exige un estándar de conservación de documentos por encima de lo razonable. De aquí tenemos que salir con la mentalidad de “conserva todo, digitaliza todo”. Ya no es un tema de tener diligencia razonable con tus documentos, es de diligencia “prístina””, comenta la abogada.