Las reuniones y conferencias pueden ser mejores en video; aquí unos consejos

Las reuniones virtuales suelen tener menos asistentes, según la autora del artículo Sarah Green Carmichael.

07/05/2020 04H11

Por Sarah Green Carmichael

La inevitable reacción a las videollamadas está comenzando. Las videoconferencias son agotadoras, la gente se queja.

Nuestros cerebros tienen que trabajar más que en las interacciones cara a cara, y nos damos consejos mutuamente sobre cómo combatir el cansancio provocado por Zoom y especular si es peor para los extrovertidos.

Sin embargo, algunas personas han tenido la experiencia opuesta. Desde que comenzaron a dominar el software de video, descubrieron que las reuniones virtuales son mejores de lo esperado, tal vez incluso una ventaja frente a las reuniones en la oficina.

Una de las principales razones por las que lo están pasando tan bien es que, para muchas organizaciones, el trabajo remoto ha significado una disminución en el número total de reuniones, dice John Hollenbeck, profesor del Broad College of Business de la Universidad Estatal de Michigan. No nos tomamos la molestia de organizar reuniones de video a menos que haya algo importante que discutir, y eso revela cuántas de nuestras reuniones en persona no son esenciales. Las reuniones que tenemos ahora tienden a ser de mayor calidad.

Las reuniones virtuales también suelen tener menos asistentes. “Quizás piense mejor sobre quién debe estar presente y quién no”, dice Hollenbeck. También es posible que, a aquellas personas que no sienten que tienen algo que valga la pena aportar, se les haga más fácil no participar de una reunión que no es en persona. Después de todo, si las reuniones se graban, siempre pueden más adelante ponerse al día con lo que se dijo.

Las reuniones de video tienen más probabilidades de comenzar a tiempo; no está ese recorrido por la oficina para encontrar la sala adecuada. Tampoco hay que estar al acecho afuera de dicha sala, lanzando miradas impacientes a las personas que aún no la liberan.

Hay menos cotorreo. Es más probable que se ponga a trabajar de inmediato, y si se le acaban las cosas de las que hablar, la videoconferencia finaliza antes de tiempo. Nadie se siente presionado de usar todo el tiempo agendado.

Los organizadores de las reuniones, quizás conscientes de lo incómodos que se ven mirando en silencio a la cámara, asumen más responsabilidad para proporcionar una agenda clara. Los roles de los asistentes también pueden ser más claros, ya sea que estén hablando o escuchando.

Las videoconferencias también crean un campo de juego equilibrado. En los viejos tiempos, no era raro tener reuniones híbridas, donde había algunas personas sentadas juntas en una sala de conferencias y otros colegas conectados de forma remota, lo que a menudo se sentía poco equilibrado. Los colegas remotos no podían hablar, o tenían la palabra y hablaban demasiado. Cuando todos están conectados de forma remota, todos están en igualdad de condiciones.

Esto puede disuadir sutilmente a los participantes muy dominantes de que impidan dejar hablar al resto, dice Hollenbeck. Somos más conscientes de nosotros mismos cuando estamos frente a la cámara, por lo que los súper conversadores pueden ser más conscientes de cuánto tiempo hablan.

Algunas cosas que pueden hacer que las videollamadas sean agotadoras (como mirar tantas caras a la vez, distraerse con la pequeña imagen de sí mismo en la esquina de la pantalla) también pueden ayudar a evitar los parloteos. El resultado es que las personas más calladas finalmente tienen la oportunidad de hablar.

Pero supongamos que este no parece su caso en absoluto. Supongamos que vive en un infierno de videoconferencias. No tiene mucho sentido culpar a la tecnología; en nuestro entorno actual, está atrapado. En su lugar, reconsidere la frecuencia, el tamaño y la estructura de la reunión.

¿Sus colegas todavía convocan demasiadas reuniones? “Cualquier organización que realice ocho horas de reuniones de Zoom realmente no entendió de qué se trata ese equilibrio”, dice Hollenbeck. La colaboración puede ser algo bueno, pero las personas también necesitan tiempo para concentrarse.

¿Los organizadores de la reunión convocan a demasiadas personas? Es un impulso natural para cualquiera que alguna vez se haya olvidado de invitar a alguien importante o que haya tenido que tratar con un colega despreciable. No ayuda que las reuniones virtuales no se vean limitadas por el tamaño de la mesa de conferencias. Pero cualquiera que convoque a más de seis personas a una reunión debe dejar en claro quién se espera que asista, quién tendrá el papel de orador y la participación de quién es opcional.

Si demasiada socialización está desviando sus reuniones –oiga, estamos todos un poco solos en este momento– programe una llamada puramente social con colegas para hablar largamente. Simplemente hágales saber que cualquier persona que sufra del cansando provocado por Zoom puede optar por no participar.

Esta columna no refleja necesariamente la opinión de la junta editorial o de Bloomberg LP y sus dueños.