Citizen development: La clave para acelerar la transformación digital

Es común que después de un tiempo, los procesos y flujos de trabajo en una organización tengan que optimizarse con tecnología. El problema es cuando los colaboradores responsables de esa optimización dependen de la intervención del área de TI para hacerlo. El área de tecnología suele estar abarrotada de requerimientos, y cuando hay que priorizar, los desarrollos más simples quedan en un segundo plano.

He aquí la importancia de los “citizen developers”. Pero, ¿qué es eso exactamente?.

Los “citizen developers” son colaboradores sin educación formal en programación, pero con la capacidad de crear automatizaciones o productos digitales, gracias a herramientas que no requieren programación (no-code). Imagina que todos tus colaboradores pudieran utilizar la tecnología disponible en tu empresa para hacer mejor y más efectivo su trabajo, y así dejar de depender del área de TI para problemáticas del día a día.

¿Qué puede hacer un “citizen developer”?

En uno de nuestros programas, José, que trabaja como reponedor en un gran retailer, creó una aplicación con Microsoft Power Apps, para recopilar las fechas de vencimiento de productos de manera digital y así crear reportes y alertas automáticas. Antes, esta tarea se hacía en una hoja de papel, que luego se transcribía en un Excel que finalmente alguien procesaba. Estas tareas le tomaban al menos tres horas de su tiempo a la semana. Con la solución de José, la información se recopila de manera digital, se concentra en una sola base de datos, y se conecta con flujos automáticos de alertas. Ahora, José y sus compañeros solo tienen que hacer la revisión de productos y olvidarse de todas las demás tareas, lo que redujo su proceso a solo 30 minutos.

Con este tipo de ejemplos, no solo vemos todos los beneficios que podría lograr una empresa, sino también el tipo de oportunidades que se podrían abrir para el talento. José ahora es un citizen developer para su área, al cual su equipo acude constantemente para resolver problemas con tecnología.

Es mejor democratizar que prohibir

Un temor justificado de las áreas de tecnología al permitir que los colaboradores desarrollen sus propios productos, es perder la trazabilidad y el “control”. La realidad es que al día de hoy existen colaboradores que ya usan herramientas digitales “no oficiales” para hacer más efectivo su trabajo. Y si pensamos en el uso indiscriminado de Excel para procesar data, combinar datos o incluso usarlo como documentos de seguimiento; las áreas de tecnología ya tienen una gran enredadera de conexiones sin trazabilidad. Es por esto que la sugerencia es abrirle las puertas al uso de no-code, pero con una gobernabilidad y procesos adecuados que motiven el uso de estas herramientas para que puedan crecer de manera organizada.

¿Cómo impulsar el movimiento de “citizen development”?

Empezar en pequeño. Es normal que ante un contexto tan impredecible pensemos en todo lo que podría salir mal. La clave de manejar la incertidumbre es empezar con las tareas más pequeñas, porque aunque no sepamos el resultado, si algo sale mal, será más fácil de resolver. Así que es mejor empezar con pocas personas y con las tareas más simples. No todo se tiene que hacer en el primer intento.

Motivar el uso a través de historias. Somos seres sociales que aprenden de las experiencias de otros. Es mejor demostrar cómo las personas han resuelto sus problemas diarios creando soluciones digitales con las herramientas de la compañía. La idea es inspirarlas, no solo darles una larga lista de opciones a utilizar.

Tener apertura con lo nuevo y ofrecer alternativas. La tecnología avanza demasiado rápido, y cada vez encontramos formas más seguras de conectar herramientas de terceros con nuestra data. Incluso Microsoft, el software que más compañías utilizan, te ofrece estas alternativas. Por ejemplo, por qué TI debe enviar la data que obtiene de SAP, cuando fácilmente se puede crear una conexión directa con Power BI y hacer disponible esa fuente de datos. Así, el usuario podrá manipular la información a su gusto, en lugar de pedirlo todos los meses.

Crear una estructura para escalar sowluciones. Saber clasificar qué soluciones deberían ser más sofisticadas y necesitan crecer con TI, y qué otras podrían seguir siendo usadas por sus usuarios tal y como están.

Enfocarse en resolver problemáticas, no en usar herramientas. En Kaudal creemos que las personas aprenden en función de lo que necesitan resolver hoy. Es diferente llevar un curso de 20 horas que te va a enseñar todo sobre Power BI, a ver un contenido que te va a ayudar a resolver algo muy específico con esa herramienta (como combinar fuentes de datos).

Finalmente, a través del “citizen development”, TI podrá aliviar su carga y enfocarse en entregar soluciones estratégicas más rápido; mientras que los usuarios de negocios, que saben mejor que nadie lo que necesitan, podrán cubrir sus necesidades de manera autónoma.