Mejoras en gestión de proyectos de gran envergadura

En las últimas décadas, los responsables por la planificación y gestión de proyectos grandes de capital han estado enfocados en mejorar sus procesos y controles. Gran parte de este esfuerzo ha sido enfocado en formalizar flujos de procesos, implementar sistemas de información y mejorar el desarrollo y entrenamiento de los equipos de trabajo; sin embargo, aún existen muchas áreas por mejorar.

Una de las mejoras tiene relación con la creación de un área de proyectos u oficina de gestión de proyectos (PMO). El establecimiento de una PMO es un factor crítico en la gestión de proyectos y tiene impacto significativo.

Un aspecto clave para crear una PMO es evaluar si esta debe ser centralizada o mantener equipos de proyectos en las distintas unidades de la organización. En algunos casos ocurre que en una misma entidad las diferentes unidades utilizan sus propios departamentos de gestión para el planeamiento, entrega, monitoreo y control de sus proyectos; sin embargo, esto los conduce a ineficiencias de tiempo y recursos e incluso a confusión para el soporte administrativo del personal, proveedores y otros stakeholders. Un segundo aspecto a evaluar es el grado de involucramiento de una PMO. Si una entidad posee proyectos de poco capital y desea mantener la gestión de proyectos en las unidades de su organización, puede escoger implementar una PMO no ejecutiva que sirve para desarrollar, mantener, soportar y monitorear el cumplimiento de las estrategias, políticas, procedimientos y herramientas. En una PMO no ejecutiva, los equipos de proyecto reciben entrenamiento del área de PMO, pero ellos son los responsables por el resultado de los proyectos. La meta de una PMO no ejecutiva es incrementar el éxito de la construcción del proyecto, brindando soporte a los responsables del mismo, incrementando su consistencia, monitoreando y rastreando el cumplimiento, y capturando y compartiendo las lecciones aprendidas.

Entidades con proyectos grandes de capital escogen, en cambio, una PMO ejecutiva. En este modelo, la PMO ejecutiva tiene un staff de gerentes de proyectos que son utilizados por las unidades de la organización cuando se debe ejecutar un proyecto. Este enfoque genera consistencia de políticas y procedimientos y beneficios en la capacitación a las unidades de la organización, en donde la PMO ejecutiva tiene la responsabilidad de desarrollar las habilidades de los gerentes que serán responsables de ejecutar todos los proyectos, lo que incrementa el éxito de estos. En resumen, determinar la forma más efectiva de implementar una PMO representa grandes desafíos, sin embargo, a pesar de estos, siempre existe una oportunidad para mejorar la gestión de proyectos y utilizar prácticas que calcen mejor con las necesidades de la organización.