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Las empresas ha acelerado en los dos últimos años su digitalización, lo cual les ha permitido ser más eficientes al agilizar trámites, lo cual impacta en el ahorro de tiempo y energía.
Las empresas que deseen seguir en el sistema tradicional, “necesitarán una gran cantidad de espacio físico para almacenar documentos”; mientras que aquellas que tienen sus procesos contables digitalizados, la búsqueda de los documentos tardaría segundos, señala César Torres, docente de la carrera de Contabilidad de la Universidad Tecnológica del Perú (UTP).
Las tareas administrativas y transaccionales, tales como cálculo y pago de planilla (vacaciones, CTS, gratificaciones, descansos médicos y subsidios, etc) y la gestión documental (remisión y firma de documentos y certificados), son las que consumen más tiempo a las áreas de recursos humanos, según Buk Perú.
“Dichas tareas involucran cerca de un 70% de las horas hombre, destinando el 30% restante al desarrollo de estrategias, gestión del talento y la cultura organizacional”, precisó a gestion.pe Sebastián Ausin, country manager de Buk Perú.
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Autenticidad
El docente de la UTP señala que si bien este proceso de digitalización requiere una inversión, pues se debe certificar la autenticidad de los documentos, “se debe convencer a la gerencia de la importancia de tener la documentación que respalde las operaciones para fines contables, legales, tributarios, laborales, etc”.
En esa línea, explicó, usualmente en el proceso de digitalizar documentos se incluyen los siguientes pasos: revisar la documentación y su importancia en los procesos empresariales; seleccionar los documentos a digitalizar; capturar por escáner los documentos físicos; indexar la información del documento, y almacenar el archivo para su posterior consulta. Por ello se trata de un proceso extenso.
“Ya se a través de un tercero o si se maneja internamente, este proceso requiere una inversión”, resaltó.
Sin embargo, esa inversión se verá reflejada en mayor eficiencia, así como en evitar multas por no contar con la información que se pueda requerir a la empresas, en temas tributarios.
En ese sentido, Torres mencionó cuatro beneficios que digitalizar la contabilidad:
1. Ahorro de espacio. Cambiar el archivamiento al formato digital ahorraría mucho espacio físico en cualquier oficina o casa. Actualmente, se pueden emplear páginas como One Drive y Dropbox que permiten almacenar la información en la nube y revisarla o editarla desde cualquier lugar y momento.
2. Evitar multas. En el aspecto tributario, si la empresa cuenta con papeles que no están en buenas condiciones, se deben pagar impuestos, multas u otros para regularizarlo. “Digitalizar todos los documentos ayudará a evitar esta situación”.
“No proporcionar la información o documentación que sea requerida por la administración tributaria sobre las actividades o las de terceros con los que guarde relación o proporcionarla sin observar la forma, plazos y condiciones que establezca, se considera una infracción. Es por ello que entregar un documento deteriorado no cumpliría con las características que se solicitan, por lo que ello podría conllevar una multa”, dijo a gestion.pe Torres.
En este sentido, se deben digitalizar todos aquellos documentos que respalden los gastos de una empresa y que son importantes para una fiscalización como, por ejemplo, las facturas físicas o los contratos de préstamos.
“No proporcionar la información o documentos que sean requeridos por la administración tributaria sobre sus actividades o las de terceros con los que guarde relación o proporcionarla sin observar la forma, plazos y condiciones que establezca constituyen una sanción del 0.3 % de los ingresos de la empresa”, advierte el docente.
3. Facilidad de búsqueda. Al digitalizar la contabilidad de la empresa, encontrar documentos se volverá una acción más fácil y rápida. Para ello, siempre se debe tener un orden en el sistema, por ejemplo, guardando todo en carpetas de acuerdo a ciertas fechas o actividades.
4. Documentación mejor cuidada. Toda empresa tiene documentación antigua y corre el riesgo de que se deteriore si se continúa guardando de manera física. Así, al pasar todo esto al ámbito digital, se descartaría este problema.
“Lo ideal es que los mismos documentos que se generan en Word se mantengan digitalizados. Es decir, ya no imprimirlos y escanearlos, sino directamente pasarlos a PDF. Lo que puede tardar un poco es digitalizar la documentación correspondiente a periodos anteriores”, mencionó.
Cabe señalar que el tiempo que se tarda en regularizar estos documentos es relativo y va a depender de la cantidad de años que se requiera digitalizar, de la cantidad de máquinas que se solicite colocar para realizar la digitalización, la mano de obra, entre otros aspectos.
Digitalización en los almacenes
Las empresas se han visto en la necesidad de destinar mayores presupuestos en tecnología que les permite mantener un control de stock y almacenes más eficientes.
En el caso de los almacenes, para poder suplir la demanda de esta nueva normalidad es necesario contar con la integración de herramientas tecnológicas: “integrar soluciones como PTL, voice picking, radiofrecuencia o incluso que complete todas las soluciones, como un WMS; la tendencia mira hacia la digitalización de los almacenes para disminuir los tiempos de respuesta y los márgenes de errores humanos”, comentó Ulrich Reiser, country manager de STG en Perú.
“El e-commerce debe garantizar que todos los productos en venta cuenten con un stock y que lleguen a sus clientes en un tiempo adecuado de entrega”, agrega.
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Expectativas para las pymes
Según Movistar Empresas, para las pequeñas y medianas empresas (pymes) también será importante disponer de herramientas digitales y adoptar el uso de tecnologías de la información, a fin de repotenciar su negocio más rápido que sus competidores.
Según la consultora IDC, el gasto en tecnologías de la información de las pymes en América Latina tendría un crecimiento de un 6.3% en 2022.
“Invertir en soluciones es un paso importante hacia la transformación digital, pero también lo es involucrar a los trabajadores en la estrategia que seguirá la empresa a fin de que ejecuten su labor de manera adecuada y capacitarlos de manera efectiva dentro de este nuevo entorno que puede ser desconocido para la mayoría si no es especialista en TI”, comentó Sergio Vera, gerente de Marketing Negocios de Movistar Empresas.
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