Descentralizar la automatización: la nueva estrategia de eficiencia corporativa

En un mundo donde la economía se contrae, muchas empresas están repensando su enfoque hacia la innovación, dando prioridad a la eficiencia interna sobre la disrupción externa. Una estrategia prometedora, todavía poco utilizada, es la “descentralización de la automatización”. Este enfoque no solo maximiza la eficiencia, sino que también empodera a los empleados, fomentando un entorno más productivo y ágil.

Descentralizar la automatización significa impulsar a múltiples colaboradores a automatizar procesos ineficientes bajo un sistema central de gobernanza. Esto contrasta con el modelo tradicional, donde solo un pequeño grupo (generalmente el área de TI) maneja todas las iniciativas de automatización.

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Tres razones para descentralizar la automatización:

• TI no puede solo: Todas las áreas de tecnología que conozco tienen un backlog imposible de cumplir. Y es que cuando se empieza a indagar sobre qué es automatizable en una empresa, aparecen demasiadas oportunidades. (Mckinsey identificó que más del 60% de lo que hacemos hoy en día en el trabajo es automatizable). Ante tantas oportunidades, es clave distinguir qué debe automatizar TI (u otro equipo central encargado de la automatización) y que pueden automatizar los colaboradores del negocio. En términos generales, TI debería automatizar procesos ineficientes transversales de la empresa, que requieran de tecnologías complejas y los colaboradores deberían tener autonomía para automatizar procesos individuales o de equipo utilizando herramientas no-code o de IA generativa autorizados.
• Mucho talento está “dormido” digitalmente: Las áreas del negocio están acostumbradas a depender de TI y esto es insostenible. A nadie le conviene esta dependencia. Las personas se frustran cuando TI no las atiende, TI se frustra cuando los requerimientos internos los distraen de sus prioridades y las organizaciones se vuelven lentas e ineficientes. Que las personas no sepan programar o no tengan un rol tecnológico no significa que no puedan ser talento digital. Existen herramientas que puede usar para ser talento digital y automatizar con autonomía, lo cual me lleva al siguiente punto.

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• Las empresas ya cuentan con herramientas potentes: Generative AI es el paso más contundente de una tendencia global que tiene varios años pasando: “La democratización del software”. Existen miles de herramientas low-code, no-code y ahora de Generative AI que las personas pueden usar para crear las automatizaciones y productos digitales que necesitan. Y las empresas no tienen que buscar muy lejos, pues dentro de la suite y nube que ya usan hay varias herramientas que sus colaboradores pueden adoptar (ej. Power Bi, Power Automate, Power Apps y Power Pages de Microsoft o Looker, Appsheet y Sites de Google). Además, con Microsoft Copilot y Google Gemini se vuelven más potentes y fáciles de usar.

Cinco factores clave al descentralizar la automatización:

• Llamado del liderazgo. El c-suite debe definir la visión, la cual debe ir más allá de la eficiencia, planteando de forma empoderante que la automatización sea liderada por las personas, en lugar de ser impuesta en ellas. El objetivo es empoderar a las personas a convertirse en Automators, capaces de adoptar tecnologías seguras para automatizar sus tareas ineficientes.
• Definir la estructura de gobierno. Es esencial que exista un equipo central que gestione la descentralización de la automatización. Su rol es delimitar la cancha, medir avances, intervenir cuando sea necesario y compartir buenas prácticas.

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• Empezar con un piloto. Como todo cambio organizacional, conviene pensar en grande, pero empezar en pequeño. Es clave darle la oportunidad (y la responsabilidad) a un pequeño grupo de demostrar al resto que pueden ser Automators. Es importante definir criterios de éxito y celebrar públicamente los logros y aprendizajes de este grupo pionero.
• Definir un plan de expansión. Con un piloto exitoso, se define el plan de expansión, donde lo habitual es ir área por área impulsando a las personas y a sus líderes directos a adueñarse de la automatización. Aquí es importante escuchar en lugar de imponer, partiendo por las áreas con más motivación de ser las siguientes.
• Motivar a las personas. Si bien es cierto que todo empieza con un llamado del liderazgo, nada avanza sin motivación personal. Para motivar a las personas a convertirse en Automators, es fundamental darles el acompañamiento de personal especializado, permitirles una pausa en su día a día para aprender y reconocer sus avances. En Kaudal vemos que las personas hacen automatizaciones que les ahorran 130 hrs/año en promedio, necesitando unas 6 hrs para implementarlas. Vale la pena darles ese tiempo.

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La descentralización de la automatización no es solo una estrategia de eficiencia; es una transformación organizacional. Al tomar la iniciativa, las empresas no solo aumentan su productividad, sino que también cultivan un ambiente donde cualquier persona puede ser talento digital y contribuir a la reinvención del negocio.

SOBRE EL AUTOR

Ana María Martínez Franklin