Harvard Business Review: cuatro distracciones que arruinan las reuniones, y cómo manejarlas

Cuatro comportamientos disfuncionales en las reuniones

Estos “descarriladores”, que tienden a aparecer en reuniones que carecen de enfoque y claridad, se pueden resumir usando el acrónimo GAAS (por sus siglas en inglés):

1. Problemas de gravedad

Estos ocurren cuando los miembros del equipo se ven envueltos en la discusión de un desafío o problema que es fundamentalmente irresoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de gravedad.

2. Sobrecarga de supuestos

Esto sucede cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema, una persona o incluso sobre sí mismos.

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3. Pensamientos negativos molestos

Los patrones de pensamiento improductivos a los que me refiero como “pensamientos negativos molestos” también pueden afectar los resultados de la reunión. Así es como podrían aparecer:

• Pensamiento de todo o nada
• Sobregeneralización
• Catastrofismo
• Razonamiento emocional

4. Persecución de ardillas

Algunos miembros del equipo tienen dificultades para mantenerse enfocados en el propósito de la reunión, e introducen tangentes no relacionadas (es decir, ardillas).

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Evite que las reuniones descarrilen

El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados, que ayudarán a prevenir los comportamientos GAAS. A continuación, le indicamos cómo mantener las reuniones de su equipo en el buen camino:

Mejore el enfoque de su reunión

Asegúrese de que los miembros del equipo se mantengan en el tema y aborden solo los problemas relevantes sin desviarse. Para lograr esto, los organizadores deben:

• Determinar el objetivo principal: ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a las personas o algo más? Mantener la vista en el objetivo general lo ayudará a desarrollar una agenda enfocada y clara.
• Replantear los objetivos como afirmaciones basadas en la investigación: Por ejemplo, en lugar de enumerar el “establecimiento de objetivos” como tema, enmarque el punto de la agenda como “¿Cuáles son nuestros entregables para el proyecto X?”
• Invitar solo a los miembros del equipo que tengan un papel directo en el logro del objetivo de la reunión.Aunque invitar a todos los relacionados con el tema es tentador, tenga en cuenta que los comportamientos GAAS prosperan en entornos abarrotados y desconcentrados.

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Comuníquese con claridad

La comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, particularmente de los comportamientos GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de manera efectiva, asegúrese de que los miembros del equipo invitados entiendan claramente tres elementos clave:

• Importancia: Explique por qué es necesaria la reunión y el impacto potencial de sus resultados.
• Relevancia: Comunique claramente cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o los objetivos de los miembros del equipo invitados.
• Participación: Comunique las expectativas a cada participante, incluido cualquier trabajo previo que necesite que completen, para asegurarse de que lleguen preparados.

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Gestione los descarriladores de reuniones

Anime a todos a referirse a los comportamientos GAAS por su nombre, como “el problema de la gravedad” o “la ardilla”.

Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar rápidamente estos comportamientos, mientras la atmósfera se mantiene ligera y positiva.

Luego, aborde los comportamientos GAAS de una manera no amenazante cuando aparezcan.

Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones.

Introducir algo de ligereza puede crear un ambiente cómodo donde las personas se sientan más cómodas para asumir riesgos y desafiarse entre sí.

También puede generar camaradería y confianza, aligerar el estado de ánimo y hacer que las reuniones sean más agradables.

Luis Velasquez

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