Reglas de educación que (muy) probablemente rompe al enviar correos

En las dos décadas desde que el email comenzó a saturar casi todos los centros de trabajo en EE.UU., la mayoría de la gente ha adoptado algunas reglas básicas de "etiqueta" para los correos electrónicos, como no responder todo cuando no es necesario y evitar el uso de mayúsculas a menos que le esté gritando a alguien.

Sin embargo, según un artículo de Business Insider, hay puntos más finos de "etiqueta" para emails que no son tan universalmente reconocidos y pueden convertirlo en una persona que envía correos de manera mucho más eficaz. A continuación cinco reglas que probablemente rompe al enviar correos.

1. Esperar para responder a un email hasta que sepa la respuesta, incluso si eso toma días.Esto es lo que pasa a menudo: Recibe un correo electrónico donde le piden un dato específico. Usted no tendrá esa información hasta la próxima semana, así que deja ese mensaje de lado mientras espera la respuesta. Lo malo es que usted no responde al remitente del mensaje para hacerle saber cuál es la situación, ya que cree que es mejor responder cuando tenga la respuesta que está buscando. ¿Cuál es el problema? El remitente se quedará pensando en muchas cosas: si usted recibió el mensaje, si se ha olvidado de él, y por qué le está tomando tanto tiempo en responder. En algunos casos, la espera causará una molestia.

Si hace esto varias veces, creará una mala reputación con respecto a responder emails. La solución es fácil: Envíe un correo electrónico rápido diciendo: "Debería tener una respuesta sobre esto para principios de la próxima semana". Eso toma 10 segundos, y así no dejará esperando a nadie.

2. Suponer que usted no tiene que responder por tener un cargo menor que las otras personas que reciben el correo electrónico.Si usted tiene un menor rango, esto puede sonar familiar: Un compañero de trabajo envía un correo electrónico a usted y su jefa, con una pregunta sencilla que cualquiera de ustedes podría contestar. Usted asume que como su jefa tiene un cargo más alto, lo correcto es dejar que ella conteste. Sin embargo, su jefa podría agradecer que usted se haga cargo del tema y así ahorre su tiempo; por otro lado, podría preocuparse si se da cuenta que usted nunca contesta consultas de rutina. Por supuesto que este es un caso de cuánto conoce a su gerente, pero si no está seguro si su jefe está en esta categoría, vale la pena preguntar.

3. Enviar "recordatorios sutiles".Usted probablemente ha notado la tendencia de incluir la frase "recordatorio sutil" en la línea de asunto de los correos electrónicos que sirven para hacerle recordar algo al destinatario. Pero para muchos destinatarios, la frase expresa: "Creo que usted podría ofenderse por una interacción normal en un lugar de trabajo y por eso me comunico con Ud. de forma muy cautelosa". No hay necesidad de anunciar que usted está suavizando el mensaje, y ese tipo de sutilezas fastidia a muchos colegas.

4. Responder a un tema delicado o serio con solo un "OK".A veces contestar correos electrónicos con un simple "OK" está completamente bien; por ejemplo, si sus compañeros de trabajo le escribe acerca de la nueva ubicación de la fotocopiadora, no se necesita una respuesta más larga. Sin embargo, si su jefe le escribe sobre un problema con su trabajo y usted responde nada más que "Ok", es probable que dé una imagen inapropiada de frívolo o cortante.

Puede ser muy tentador enviar esta respuesta de dos letras si usted está respondiendo desde un teléfono celular, donde es más difícil escribir una respuesta más larga –pero algunas situaciones requieren esperar hasta que esté frente a una computadora (o pueda hablar en persona, que siempre es una opción). Enviar correos electrónicos desde un teléfono no le exime de su responsabilidad de pensar en cómo articular su mensaje.

5. Enviar mensajes de correo electrónico que son demasiado largos o que no son claros acerca de la acción que está solicitando.Si sus mensajes se leen como una corriente de conciencia o incluyen todos los detalles de una situación en la que el destinatario solo necesita el resultado, es muy probable que usted esté poniendo a prueba la paciencia de la gente –y en este momento de la evolución del correo electrónico, puede que incluso usted refleje ser una persona que no entiende cómo sacarle el máximo provecho del correo electrónico.

Los correos electrónicos eficaces en el lugar de trabajo son generalmente cortos -esto quiere decir que deben tener pocos párrafos cortos o una lista con viñetas si incluye varios detalles. Son también muy claros acerca de lo que le gustaría que el destinatario haga (aprobar algo/brindar un aporte/actuar) o si es solo para información. Si oculta esa información, sus destinatarios no sabrán lo que usted les está pidiendo.