Las fiestas navideñas no solo son una época de alegría y agradecimiento, sino también un momento para que las empresas refuercen su vínculo con los trabajadores, a través de obsequios como panetones, pavos, canastas, etc.
Sin embargo, detrás de estas muestras de generosidad se esconden importantes implicancias tributarias, que deben ser consideradas para evitar contingencias y optimizar los beneficios fiscales. A continuación, analizaremos temas importantes para tener en cuenta relacionados con los regalos, para gestionarlas adecuadamente.
La entrega gratuita de bienes a trabajadores constituye un “retiro de bienes”, conforme a lo dispuesto en el numeral 2 del literal a) del artículo 3° de la Ley del IGV. Más no debe ser confundido como condición indispensable para el trabajo, puesto que la finalidad de su utilización es totalmente diferente. Una vez aclarado ello, este retiro es considera como “venta”, lo que implica que está gravada con el IGV. La base imponible para el cálculo es el valor de mercado de los bienes entregados, y este gasto no puede ser usado como crédito fiscal por la empresa. Este aspecto debe ser considerado en el planeamiento tributario -para evitar sorpresas financieras-, dado que el IGV de estas entregas representa un costo para la compañía.
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La lógica es que como el bien a regalar no se destino a una operación gravada hay que reintegrar el crédito fiscal y por eso se grava el regalo.
Se debe tener en cuenta que cuando una empresa entrega bienes de manera gratuita, como es el caso de los regalos navideños, la normativa exige emitir una boleta de venta de forma obligatoria. Esto se establece en el artículo 8° del Reglamento de Comprobantes de Pago, que considera esta acción como una operación sujeta a control tributario. Aunque no exista un pago por parte del receptor, es obligatorio asignar un valor referencial a los bienes entregados y registrarlos correctamente. Además, se debe de colocar la frase “transferencia gratuita” en esos comprobantes emitidos.
Para que los gastos en obsequios sean deducibles en el Impuesto a la Renta de la empresa, deben cumplir con los principios de causalidad, razonabilidad y generalidad establecidos en el artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta. Esto significa que los regalos deben estar relacionados con la actividad empresarial, deben ser coherentes con las posibilidades económicas de la empresa, otorgarse a todos los trabajadores en igualdad de condiciones, para lo cual se recomienda que consten señalados en una Política de Recursos Humanos y/o en Acta de JGA o de Directorio, si fuere el caso.
Si no se cumplen estos principios, la deducción podría ser cuestionada por la Administración Tributaria.
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Analizarremos algunos aspectos vinculados al principio de causalidad.
Para garantizar la deducción del gasto relacionado con los obsequios entregados a los trabajadores, el contribuyente debe demostrar de manera fehaciente que los bienes fueron efectivamente entregados (cargos de entrega). En caso contrario, dicho gasto podría ser rechazado por el fisco. Para ello, es fundamental contar con medios probatorios que acrediten esta entrega. Entre las herramientas útiles para respaldar la operación se encuentran: Un listado de trabajadores beneficiados: registro detallado con los nombres, documentos de identidad, área de trabajo y firmas de los empleados, confirmando la recepción de los obsequios; un detalle de los bienes entregados: una relación clara y específica de los productos entregados a cada trabajador y, generar pruebas adicionales: como fotografías o videos que documenten el evento y las entregas, acompañados de un control de asistencia que valide la presencia de los trabajadores beneficiados.
Estos documentos no solo refuerzan la posición del contribuyente ante una eventual fiscalización, sino que también garantizan la correcta aplicación de las normas tributarias, evitando cuestionamientos sobre la deducción del gasto.
El valor de los bienes entregados como aguinaldo a los trabajadores es considerado como una renta de quinta categoría, según el artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta. Esto implica que el monto debe ser incluido en la planilla y está sujeto a la retención del Impuesto a la Renta. Es fundamental que las empresas valoricen correctamente estos bienes y los registren en la nómina, asegurando el cumplimiento de esta obligación tributaria.
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Recuérdese que aunque los regalos navideños son considerados ingresos en especie, no califican como “remuneración” para efectos de aportes a ESSALUD, AFP u ONP. Así lo dispone el artículo 19° inciso d) de la Ley de la CTS. Esto entonces reduce la carga laboral para la empresa, ya que evita contribuciones adicionales. Sin embargo, es crucial registrar estos conceptos como “no remunerativos o remuneración no computable” en las planillas, siguiendo las disposiciones del artículo 7° de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral.
Tener presente que a pesar de que el IGV por la entrega de bienes a título gratuito no genera crédito fiscal, el impuesto pagado en la compra de estos bienes sí puede ser deducido como tal, siempre que se cumplan las condiciones establecidas en el artículo 18° de la Ley del IGV. Esto requiere que la empresa demuestre que los bienes están relacionados con su actividad empresarial y que su adquisición cumple con los requisitos de forma y fondo.
Cumplir con estas disposiciones no solo evita sanciones, sino que también permite eliminar el riesgo de contingencias innecesarias en el término de la prescripción.
A tomar nota de todo esto, para pasar una navidad sin sobresaltos futuros.
Catedrático de las universidades del Pacífico, UPC y UCSUR. Director de la Maestría en Tributación de la UPC.
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