Democratización de la automatización y sus beneficios

Por muchísimos años la productividad y el bienestar laboral se han interpretado como conceptos contrarios, donde las medidas para elevar la productividad van en deterioro del bienestar de los colaboradores.

Hoy, un día después del Día Internacional del Trabajador, vale la pena reflexionar cómo cambiar esta situación. La productividad y el bienestar laboral son dos objetivos que deben integrarse en lugar de ser colocados en dos polos opuestos.

Es posible generar estrategias que eleven estas dos variables fundamentales al mismo tiempo. Una de ellas es la democratización de la automatización, la cual es muy distinta a la automatización tradicional.

La automatización bajo un pensamiento tradicional, busca sólo elevar la productividad, con sistemas que un equipo central crea o compra para reemplazar a ciertas personas y ser impuestos a las personas que se quedan.

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La democratización de la automatización por su parte, se trata de darle autonomía a las personas para que automaticen tareas de su trabajo bajo un sistema de gestión.

Esta estrategia no solo es un camino para elevar la productividad y el bienestar laboral en simultáneo. También, puede ser el único camino para cubrir todas las oportunidades de automatización que existen dentro de las empresas.

Según Mckinsey, un 50% de las tareas que hacemos en el trabajo son teóricamente automatizables con tecnologías existentes. Estas tareas cuestan a las empresas más de $15 trillones de USD (¡15 con 12 ceros!).

La oportunidad es tan grande, que es imposible que un equipo central pueda cubrirla en su totalidad. Esto se hace evidente al ver la larga lista de requerimientos internos que suelen tener los equipos de TI y que no pueden atender.

La democratización de la automatización parte por distinguir dos tipos de automatizaciones. Por un lado están los procesos transversales de una empresa, que sí deben ser automatizados con sistemas centrales manejados por TI (o un equipo central de automatización).

Y por otro lado están las tareas individuales o de alcance limitado que rodean a casi todos los colaboradores y que son muchísimas más que los procesos transversales.

Estas tareas hace más sentido que las automaticen las mismas personas, lo cual es posible con herramientas no-code (que no requieren de conocimientos en programación) que están disponibles dentro de las suites de Microsoft o Google y normalmente están subutilizadas.

Cuando hablamos de democratizar la automatización, nos referimos entonces a fomentar que las personas identifiquen con criterio qué tareas están haciendo de forma manual y repetitiva y luego aprendan a usar estas herramientas no-code para automatizarlas.

Bajo esta estrategia TI deja de recibir estos requerimientos y pasa a delimitar la cancha y supervisar cómo las personas ejecutan distintas automatizaciones en simultáneo.

Ya hay varias empresas pioneras en el Perú ejecutando esta estrategia de democratizar la automatización, la cual entrega 5 beneficios claves:

Formalización de la automatización de tareas: Al dar autonomía a las personas para que automaticen tareas y exigirles a cambio un sistema de reporte, se evita el común shadow IT (cuando la gente cansada de esperar por TI, resuelve por su cuenta sin dar visibilidad a TI de sus acciones).

Precisión y calidad: En casi todas las empresas las personas ejecutan tareas importantes en papel o en un excel, donde el “error de dedo” puede tener serias consecuencias. Esto se evita al automatizarlas.

Ahorros de tiempo y costos: Desde Kaudal hemos identificado que un trabajador promedio podría liberar más de 8 semanas/año al automatizar tareas, tiempo (y dinero) que puede reinvertirse en mejores proyectos.

Orgullo y satisfacción laboral: La automatización ejecutada por las mismas personas (en lugar de impuesta), desarrolla sus habilidades digitales, reduce el trabajo tedioso y les permite dedicar más tiempo a lo que más les apasione a nivel profesional o personal.

Innovación: La automatización democratizada acelera la innovación, porque hay más personas intentando hacer su trabajo más eficiente, cruzando y replicando ideas y ganando tiempo para probar nuevas ideas.

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