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Aunque se esperaba que los sistemas de gestión documental prosperaran al mismo ritmo que la transformación digital de las empresas, la explosión de datos y la necesidad de competitividad, esto no ha sido así.
Sonia Portugal, gerente general de la empresa Exact, confiesa que con el trabajo remoto –a raíz de la crisis sanitaria del COVID-19- muchas empresas se han quedado solo en el proceso de digitalizar los documentos y no han dado el siguiente paso que es contar con un gestor documental que integre todo.
Ante ello, las expectativas iniciales -que apuntaban a un crecimiento de 73% para este año- se han ajustado y si bien igual la tercerización de gestión documental crecerá ahora será a un ritmo de 10%, estima.
“Lo que ha detenido este avance es la crisis económica, ya que esta transformación implica una inversión y a la fecha muchas compañías se encuentran muy golpeadas. Asimismo, contar con un gestor documental y entrar al mundo virtual implica modificar todos sus procesos y su cultura organizacional, y en vista de ello la mayoría opta solamente por digitalizar los documentos físicos y trabajar así”, explica.
Además, precisa que la incertidumbre política (independientemente de quién sea el próximo presidente del Perú) también ha dejado en ‘stand by’ proyectos y sean paralizado licitaciones por parte del estado y de privados.
“El mercado de tercerización de procesos seguirá siendo impulsado por la digitalización de documentos (que crecerá a una tasa de 30%); mientras que la tercerización de servicios de procesos y los sistemas de la gestión documental avanzarán a menor ritmo, ya que ambos también requieren de todo un trabajo de capacitación del personal”, detalla.
MONTOS DE INVERSIÓN
Pero ¿cuánto dinero requieren las empresas en estos procesos? Esto varía, ya que depende de su tamaño, dice la ejecutiva. En digitalización de documentos, para una pyme, el costo puede fluctuar entre los S/ 30,000 y S/ 50,000. Mientras que, si es una firma grande, el desembolso asciende a los S/ 100,000, aproximadamente.
En tanto, en la tercerización de procesos de servicios la inversión oscila entre los S/ 32,500 y S/ 42,500.
Portugal comenta que en sí las tarifas se han mantenido, pero lo que ha variado es el volumen de documentos que las empresas están dispuestas a digitalizar. “Todas las compañías están priorizando la digitalización de lo que se conoce como el ‘archivo vivo’ (documentos que corresponden al último año, que es lo más consultado). Esto sobre todo se da más en las pymes por la inversión que acarrea”, dice.
A nivel de sectores, Portugal señala que a la fecha hay mucha demanda de digitalización específica por parte de las cadenas de restaurantes y de firmas de construcción, que ya están hasta digitalizando planos, entre otros. Mientras que, banca, seguros, telecomunicaciones, farmacéuticas, consumo masivo, entre otros sectores, que fueron los que lideraron este proceso aún siguen bastante activos.
En cuanto a Exact, refiere que la apuesta para este 2021 es incrementar sus ventas en un 27% y para ello están poniendo mucho más recurso en su área comercial, concluye.