The Economist: el futuro de las reuniones de trabajo

Mientras el COVID-19 cerraba oficinas en todo el mundo, esas cruciales primeras impresiones fueron mediadas por videollamadas. Con los trabajadores atrapados en casa, las reuniones corporativas (con subordinados, compañeros de trabajo, clientes e inversores) se volvieron casi por completo virtuales. Todo lo que solía involucrar a personas congregadas en ambientes, desde revisiones de desempeño hasta encuentros de accionistas, giras y ofertas públicas iniciales, se trasladó al ciberespacio.

Desde marzo del 2020, la bolsa de Nasdaq en Nueva York ha realizado más de 150 ceremonias virtuales de toque de campanas. La Bolsa de Valores de Hong Kong ha realizado al menos 140. La cantidad total de tiempo que las personas dedican a la plataforma de videoconferencia Teams de Microsoft se triplicó a 45 millones de horas al día. Zoom pasó de ser una startup de éxito moderado a ser un verbo (y, para algunas personas, una mala palabra).

Ahora que muchas empresas están reabriendo sus oficinas y reconfigurando sus estructuras de trabajo en algo híbrido, también están reconsiderando su enfoque hacia las reuniones. Las ames o (más a menudo) las detestes, las ‘reus’ son una parte integral del comercio moderno. Por lo tanto, los gerentes deben decidir qué partes de la experiencia remota, si las hay, quieren conservar. Una encuesta realizada por Zoom a más de 7,000 personas en diez países encontró que dos tercios preferirían una combinación de reuniones virtuales y en persona en el futuro. Como ocurre con todo el trabajo que es en parte remoto y en parte no, en otras palabras, el futuro de las reuniones parece complicado.

Las reuniones totalmente virtuales no van a ninguna parte. Las acciones de Zoom cayeron abruptamente el 30 de agosto, pero solo en respuesta a un anuncio de que su crecimiento se había desacelerado en el último trimestre. Lumi, un servicio que ayuda a organizar reuniones de accionistas, dice que el 90% de las reuniones de este año serán completamente remotas, en comparación con el 11% en el 2019. OpenExchange, una empresa que ofrece eventos virtuales e híbridos para empresas e inversores, espera ejecutar 200,000 en el 2021, frente a 4,000 en el 2019.

La desenfrenada variante Delta del COVID-19, que obliga a las empresas a posponer su regreso más completo a la sala de conferencias, es una de las razones. Pero no la única: las reuniones virtuales permiten la asistencia de más personas que si los participantes tuvieran que viajar a lugares distantes. Las reuniones en línea también pueden ser más flexibles. Durante la pandemia, los trabajadores británicos programaron reuniones en momentos en los que normalmente estarían yendo y viniendo del trabajo, según una investigación de Doodle, un servicio de programación.

Las videoconferencias también parecen funcionar bien para muchos propósitos. Deloitte, una consultora, encuestó a 1,000 ejecutivos en Estados Unidos involucrados en transacciones de capital privado y fusiones y adquisiciones. Encontró que el 87% de los encuestados dijo que sus empresas podían cerrar acuerdos en un entorno puramente virtual. Más de la mitad preferiría mantener esto después de la pandemia.

Pero las reuniones virtuales también tienen inconvenientes. Se pueden hacer más en un día, lo que lleva a la ‘fatiga de Zoom’ (otra frase que ha entrado en el lenguaje común). También es menos probable que terminen a tiempo. Un estudio de Microsoft mostró que la reunión promedio en Microsoft Teams se prolongó de 35 a 45 minutos, en comparación con el año anterior (probablemente porque carecen de indicaciones físicas, como personas que se levantan para irse o que el siguiente grupo irrumpe en la sala de conferencias para su propio cónclave).

Las reuniones híbridas, en las que algunas personas están presentes en persona y otras se comunican, platean un desafío particular. La mayoría de las organizaciones han invertido poco en la tecnología audiovisual que asegura que quienes llaman sean vistos, escuchados y no se sientan como ciudadanos de segunda clase. En la mayoría de las salas de reuniones prepandémicas, estas consideraciones fueron una ocurrencia tardía. Son comunes la mala iluminación y los micrófonos mal colocados.

Tales problemas técnicos se pueden solucionar con una mejor tecnología y un diseño más inteligente del espacio de oficina. Las empresas están experimentando con pantallas más grandes y de mayor calidad, cámaras de seguimiento de voz que siguen al hablante y herramientas que limitan el ruido de fondo. El software que transcribe o registra reuniones se está convirtiendo en estándar, lo que alivia la presión sobre los empleados para que asistan a todas las sesiones. Gigantes de Silicon Valley como Microsoft y Facebook quieren dar un paso más allá, desarrollando un “metaverso” de realidad aumentada, donde los usuarios de cualquier lugar pueden interactuar entre sí en tiempo real.

No todo el mundo está convencido. Algunas empresas están rechazando la cultura virtual. Muchos jefes de Wall Street han adoptado una posición de línea dura contra el trabajo remoto, incluidas las reuniones. JPMorgan Chase convocó a los empleados de regreso a las oficinas antes que la mayoría.

Ahora está instando a sus banqueros a que regresen a los aviones para reunirse con los clientes en persona. El jefe de JPMorgan, Jamie Dimon, ha puesto la flota de jets privados de la empresa a disposición de los directores generales. Este verano boreal se inició un concurso informal en el banco, premiando con puntos a los empleados que se reúnan cara a cara con los clientes. Según los informes, la recompensa fue una comida con los altos mandos de JPMorgan. Dimon puede tener razón: siete de cada diez encuestados en el estudio de Zoom pensaron que era importante conocer a los clientes en persona.

Temerosas de renunciar a las buenas ideas que surgen de las reuniones improvisadas, muchas empresas están remodelando sus espacios para facilitar tal serendipia cada vez que los trabajadores se dignan presentarse en la oficina. Una encuesta de 400 firmas internacionales realizada por Knight Frank, una consultora inmobiliaria, encontró que más de la mitad espera que la proporción de espacios colaborativos en sus carteras aumente en los próximos tres años.

Nokia, un fabricante finlandés de equipos de telecomunicaciones, dice que a partir del próximo año alrededor del 70% de su espacio de oficinas se dedicará a la colaboración y el trabajo en equipo. Dropbox, una empresa de almacenamiento en la nube, vendió su sede en San Francisco. Sus nuevos sitios, conocidos internamente como estudios, contarán con salas de conferencias más grandes con diseños versátiles.

Y mientras que una gran mayoría de personas dice en las encuestas que prefiere el trabajo híbrido, están en desacuerdo sobre lo que esto significa para las reuniones en específico. Con respecto a las grandes reuniones, la preferencia clara parece ser la configuración virtual, elegida por el 61% de los encuestados de Zoom, en comparación con el 39% que opta por la sala de conferencias física. Pero las preferencias diferían según el género, con alrededor del 44% de los hombres prefiriendo asistir a reuniones de grupos grandes en persona, en comparación con solo el 33% de las mujeres (quienes, según los estudios, tienen menos probabilidades de hablar en las reuniones y de ser interrumpidas por hombres).

Con respecto a las reuniones de equipo más pequeñas, los trabajadores remotos se dividieron equitativamente entre querer unirse en persona y preferir hacerlo virtualmente. Y las culturas laborales de algunos países parecen particularmente reacias a la virtualización: el 41% de los trabajadores franceses insistió en que solo se reunirían en persona.

Algunas decisiones serán bastante sencillas. Es casi seguro que las reuniones en las que se realizan llamadas cruciales o se presentan nuevos clientes se llevarán a cabo en persona. Cuando se trata de encuentros menos importantes pero aún importantes, el cálculo será más complicado. Una cosa es cierta. Una gran cantidad de reuniones seguirá siendo una molestia para los gerentes que tienen que programarlas y, para muchos de sus subordinados, será una molestia tener que asistir.