Una disciplina llamada Forecast, ¿qué es y cómo ayuda a las empresas?

La construcción del Budget es un proceso que la mayoría ha experimentado, a menudo doloroso y consumidor de tiempo, el cual implica habilidades de negociación, venta y hasta saber cómo presentarlo. Algunas empresas inclusive recurren a consultorías para facilitar este proceso ante un directorio ambicioso, mientras que otras lo abordan internamente, a veces paralizando la operación o la toma de decisiones.

Un Budget bien elaborado nos proporciona mucho más que un objetivo anual; nos entrega un conjunto de indicadores de gestión que son los signos vitales de una compañía, los cuales hacen de él un negocio rentable y exitoso a largo plazo.

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Este ejercicio que tanto esfuerzo demandó, en mi opinión, queda obsoleto a la hora de ser aprobado si solo se usa para ese propósito, limitando el potencial de crecimiento real de todos si no se le da continuidad a lo largo del año. Es aquí donde encontramos la importancia del Forecast, una disciplina que transforma el ejercicio del Budget en un documento vivo, dinámico, que vela no solo por el resultado final, sino por los indicadores claves de gestión, y así llevar a la empresa a maximizar su potencial.

El éxito de un Forecast parte del involucramiento de las distintas áreas de la compañía, desde áreas Comerciales, de Operaciones, de Finanzas; así como otras específicas de cada industria, donde cada una contribuye en la generación de valor para cumplir no solo el Budget, sino los planes a largo plazo, que es lo más importante.

Tomando opiniones diversas, el valor del Forecast en los resultados de las empresas son contundentes:

• Según McKinsey & Co., la agilidad que genera un Forecast trae un 70% más de probabilidades de estar en el cuartil superior de rendimiento organizacional.
• Según Ventana Research, las organizaciones que utilizan procesos de Budget y Forecast pueden alcanzar tasas de crecimiento de ingresos 2.5 veces mayores que aquellas que no lo hacen. La capacidad de anticiparse ágilmente a las tendencias del mercado y ajustar las estrategias de negocio es clave para este resultado.
• Según el International Journal of Forecasting, las empresas que adoptan prácticas de Forecasting mejoran la satisfacción del cliente hasta en un 20%. Esto se debe a una mejor capacidad para cumplir con los plazos de entrega, mejorar la disponibilidad del producto y responder a las necesidades del cliente de manera más efectiva.

Basado en mi experiencia, introducir la disciplina del Forecast puede generar cierto disturbio inicial, similar a cuando uno empieza un deporte nuevo; sin embargo, cuando se entiende que es un ejercicio continuo de actualización del negocio, la perspectiva cambia. Lo resumo en dos puntos claves: i) Forecast mayor o igual que Budget y ii) Forecast como un ejercicio Rolling Trimestral.

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• Forecast mayor o igual que Budget: La teoría dice que un Budget bien hecho se cumple al 100%; pero si la organización se enfoca solo en el cumplimiento del Budget, podría perder oportunidades de maximizar sus resultados considerando que el mercado es siempre activo y dinámico. Esa es la clave del éxito de un negocio, maximizar su potencial continuamente, y ese es el chip que todos debemos tener sin importar nuestro rol dentro de la organización. Este enfoque genera el impulso permanente en los equipos de buscar la manera de maximizar el rendimiento de las personas y la organización, convirtiéndolos en un atleta de alto rendimiento. Por otro lado, si nos enfocamos solo en el Budget, limitamos el crecimiento a ese ejercicio spot anual, dejando espacio para que la competencia nos pase por encima sin darnos cuenta.
• Rolling Forecast: Sabemos que gran parte del éxito del negocio está en la ejecución, y para ello debemos saber qué estamos ofreciendo al mercado y con qué recursos contamos para poder hacerlo. Este ejercicio realizado de manera cíclica, para algunos trimestral como era mi caso, permite la integración de todas las áreas de manera permanente, monitorear los signos vitales del negocio (KPIs), identificar y/o reasignar recursos, y lo más importante: evitar las sorpresas porque nos permite accionar de manera oportuna a un entorno permanentemente cambiante.

Finalmente, este ejercicio llevado de forma permanente prepara a la organización para el desarrollo del siguiente Budget y elimina las variables negativas de un ejercicio spot.

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Invito a conversarlo con tus pares y compartir experiencias, así como nosotros lo hacemos en los Directorios de CBA; quizás es una buena práctica que muchos ya tienen implementada, o quizás tienen otras herramientas que utilizan para mantener vivo el Budget a lo largo del tiempo, con el objetivo de consolidar dentro de sus equipos un liderazgo colaborativo enfocado en maximizar el potencial tanto de las personas como de la compañía.