Un alto en el camino

Estando ya a menos de cuatro meses para que culmine el ejercicio gravable 2021, las empresas deberían hacer un alto en sus operaciones y reflexionar sobre el cómo se están llevando los sustentos de los gastos con incidencia tributaria, un tema que indudablemente no involucra únicamente al departamento contable sino a múltiples áreas del negocio.

En efecto, la “ingeniería del gasto” podríamos definirla como esa necesaria revisión de los sustentos que mañana -ante una eventual fiscalización- generarán la “fehaciencia” del gasto o costo de una empresa.

En tal sentido, habría que ir viendo, en estos momentos, los diversos frentes:

En primer lugar, los documentos que sustentan el gasto, es decir, por ejemplo, las órdenes de compra, guías de remisión recibidas, Actas de Directorio o de Junta General de Accionistas, las políticas de gastos (vigentes y revisadas en cada área), los formatos internos de diversos gastos, debidamente firmados y aprobados, etc.

En segundo lugar, la revisión de los “topes” de gastos y los diversos “condicionamientos” que se establecen en los artículos 37°, 44° y 47° de la Ley del IR, con la finalidad de evaluar si ya cada sol que se esté gastando en ciertos rubros, lo único que generan es un “agregado tributario” que aumenta nuestro Impuesto a la renta empresarial, o rebaja la pérdida tributaria respectiva.

Por ejemplo, es momento de revisar -junto a las proyecciones financieras- cómo van los topes legales en los gastos de representación, dietas de directorio, gastos vehiculares, viáticos, número de vehículos y sus consecuencias, la regla del neteo en intereses, entre otros diversos aspectos.

Además, es pertinente el ir verificando los sustentos mínimos de ciertas operaciones, como la lista de recepción de entregas de productos entregados gratuitamente a trabajadores o en gastos de marketing, los certificados de cursos recibidos por los colaboradores, los formatos de justificación de viajes, políticas de descuentos, contratos suscritos y legalizados, los certificados de residencia debidamente recepcionados para optar por aplicar adecuadamente un CDI en la retención a un gasto, etc.

El universo de sustentos documentarios es en realidad inmenso, proporcional al número de empresas y rubros que existan.

En este control necesario, por ejemplo, en el caso de intereses, (donde el tope de “monto máximo de endeudamiento” es el 30% del EBITDA tributario del ejercicio anterior), determina que las empresas implicadas deban ir evaluando cuál es el nivel de endeudamiento a soportar y proyectar en el ejercicio 2022, para tomar la mejor decisión que incida en el gasto financiero.

Un aspecto que se advierte frecuentemente es que muchas empresas no son conscientes de la enorme importancia de las Actas societarias.

En efecto, sólo las tienen “mapeadas” para la aprobación de los Estados financieros, lo cual es perder un elemento probatorio fundamental, donde se explique el por qué y para qué de un determinado gasto, aprobado de manera colegiada.

Es importante siempre ante cualquier gasto, ponerse en los zapatos del Fisco, quien -con todo derecho- podrá cuestionar la causalidad de ellos, principio del cual como se sabe derivan otros sub-principios como los de proporcionalidad, razonabilidad y generalidad.

Esta manera de ponerse en el lado del Fisco, responderá a la pregunta de cuáles son los documentos mínimos a tener presente para guardarlos como prueba en el término prescriptorio.

Ayudaría mucho que el Fisco generara una guía de orientación del sustento del gasto, con lo cual se ahorrarían probablemente muchas discusiones en las acotaciones y ulteriores reclamos (ya que daría previsibilidad a lo que se requeriría en una eventual fiscalización y paralelamente un orden interno en la empresa).

Si bien es cierto cada empresa tiene su propia particularidad y necesidad de gastos y costos, esta orientación general ayudaría mucho a colaborar con la fiscalización y a la vez con el evitar contingencias innecesarias, ya que los contribuyentes muchas veces generan gastos, guardan la factura (hoy simple “indicio” del gasto), y olvidan que el Fisco puede solicitar, con toda justicia, “otros documentos” que acrediten una operación.

Recuérdese que inclusive existe una infracción en el Código Tributario (aplicable a lo que estamos comentando), que está descrita en el numeral 5 del artículo 177° del referido cuerpo legal, que señala que es una infracción relacionada a permitir el control de la Administración el: “No proporcionar la información o documentos que sean requeridos por la Administración sobre sus actividades o las de terceros con los que guarde relación o proporcionarla sin observar la forma, plazos y condiciones que establezca la Administración Tributaria. La multa es del 0.3% de los Ingresos Netos.

A tomar entonces nota de lo antedicho y tener una actitud proactiva tributaria empresarial, en aras de evitar posibles deudas fiscales ante la imposibilidad de probar la realidad y necesidad de una erogación.

Si no se efectúa ello, simplemente lo que se generaría es diferir a futuro una probable acotación.