El retorno a la oficina: los detalles a coordinar que van más allá del espacio físico

Escuchar para coordinar

No todos estarán en sus casas o todo el tiempo en estas. Por eso, para el country manager de Buk Perú, Sebastián Ausin, “es clave que se mantenga el modelo de trabajo por objetivos, considerando que el esquema podría ser híbrido, entre presencial y remoto”. Y esa decisión vale la pena no hacerla solo en función de las tareas. Pues, como bien apunta Jurgita Šarkovaitė, gerente de innovación de Neo Consulting, “algunos colaboradores necesitan espacios de cocreación, mientras que otros preferirán asistir presencialmente para tener acceso seguro y garantizado a los sistemas de la empresa”.

Esta coordinación deberá ir acompañada de softwares de control, como un calendario de asistencia virtual, por ejemplo.

Tenga en cuenta que hacer home office obligatorio una vez a la semana puede reducir su necesidad de aforo, y por ende la cantidad de metros cuadrados ocupados, aproximadamente en un 20%, según calcula la inmobiliaria Eddico.

Espacios eficientes

Por ello, piense más en espacios compartidos. Puede contar con tres oficinas para cinco gerentes que se roten por horarios. Ello significa un 40% de eficiencia espacial.

“Mucho más pensados en estilo coworking. Que haya distancia entre las personas, pero a la vez permita sentirse cerca”, apunta Ausin.

Por eso, Šarkovaitė resalta la importancia de contar con lockers para las cosas personales, así como el uso de sistemas de registro de recursos compartidos y todo aquello que de la sensación de mayor comodidad en la oficina y permita la fácil adaptabilidad.

Para Janeth Mendoza, talent promoter de LHH DBM Perú, usar espacios más abiertos requiere que estos sean coloridos, “no solo en el estricto significado físico, sino y sobre todo a nivel emocional para que sea un hogar más que solo un trabajo”.

Eso sí, se deben contemplar aún espacios en los que en algún momento lleguen a juntarse grupos más grandes de personas. “Las dinámicas de innovación y los encuentros espontáneos que permiten estos espacios son imprescindibles para formar una empresa humana y productiva con valores compartidos, noción de equipo, sentido de pertenencia y capacidades creativas y de innovación”, sostiene Eddico.

Riesgos a la vista

Con tantos cambios en camino, las empresas han repensado aquel valor agregado para los trabajadores, como la flexibilidad de horarios o de lugar de trabajo o seleccionar la sede más cercana al hogar.

Sin embargo, al considerar este sistema híbrido, Šarkovaitė advierte un riesgo que podría afectar la cultura organizacional.

“Cuando las personas vuelvan a estar juntas, se van a generar los espacios de conversación informales. Y hay que prevenir que quienes estén en sus casas se sientan fuera de la toma de decisiones o perciban que reciben menos información que otros”, explica la gerente.

TIPS

1. Capacidad logística. Contar con tapabocas disponibles, implementar protocolos de bioseguridad.
2. Impacto. Comunicar los beneficios de estar cerca de los compañeros de trabajo en el clima y cultura organizacional.
3. Reconocimiento. Para mantener al equipo motivado, Ausin aconseja plantear incentivos ante los logros.