MONITOREO PERMANENTE Y MEJORA CONTINUA: ¿ELEMENTOS OLVIDADOS DEL PROGRAMA DE PREVENCIÓN DE DELITOS?

Implementar un Programa de Prevención de Delitos es un paso importante para cualquier organización. Sin embargo, uno de los mayores riesgos es pensar que -una vez aprobado el Programa- el trabajo está terminado. Cuando es precisamente ahí donde recién empieza.

A partir de mi experiencia profesional, puedo contarte que no es muy común que una organización haya plasmado el Monitoreo Permanente y la Mejora Continua de su Programa de Prevención de Delitos en un plan o cronograma.

Esto último llama mucho mi atención, ya que el Monitoreo Permanente y la Mejora Continua son elementos esenciales de todo Programa de Prevención de Delitos. Recordemos que así lo establece expresamente la normativa aplicable al respecto, al igual que las normas internacionales y las buenas prácticas en Compliance.

De otro lado, están aquellas organizaciones cuyo Programa de Prevención de Delitos sí cuenta con un Plan de Monitoreo Permanente y Mejora Continua, pero no lo ejecutan de manera muy efectiva ni oportuna que digamos. Nuevamente, insisto en que esto te lo comento a partir de lo visto en mi experiencia profesional.

Teniendo esto en mente, decidí prepararte un Shot que busca poner sobre la mesa la necesidad de contar con un Plan de Monitoreo Permanente y Mejora Continua.

¡Aprovéchalo al máximo!

Dicho esto, empecemos recordando que la verdadera finalidad de todo Sistema o Programa de Compliance no es ser un documento en un cajón o un archivo en la Nube. ¡Todo lo contrario! Su misión es ser una práctica viva en la organización.

En otras palabras, convertirse en aquellos actos que, tanto directivos como colaboradores de la organización, realicen de manera cotidiana, como parte natural del ejercicio de sus roles y funciones en la organizaciones. Pues es -precisamente de esta forma- en que se va construyendo Cultura de Integridad, de manera orgánica y sostenible.

Bueno pues, regresando al tema que nos convoca en este Shot, cuando se cuenta con un Plan de Monitoreo y Mejora Continua es cuando el Programa de Prevención deja de ser un documento o archivo más en la organización, convirtiéndose en práctica viva.

Aquí algunos apuntes al respecto que estoy segura de que te serán de gran utilidad.

¡Así que toma nota!

El Plan de Monitoreo Permanente y Mejora Continua es el mecanismo que permite que un Programa de Prevención no se convierta en un documento estático, sino en una herramienta viva, que evoluciona junto con la organización.

Según lo establecido en la Ley Nº 30424, incluyendo sus normas complementarias y modificatorias, no basta con contar con políticas y controles. También es necesario verificar que estos realmente funcionen, que se apliquen en la práctica y que se ajusten cuando la realidad cambia.

OJO: ¡NO ES POCA COSA!

Y es que las organizaciones cambian constantemente:

• Se incorporan nuevos proyectos.
• Se contratan nuevos proveedores.
• Surgen nuevos clientes.
• Se abren nuevas operaciones.
• Aparecen nuevos riesgos.

Por ello, el Monitoreo Permanente y la Mejora Continua permiten hacerse preguntas clave.

Por ejemplo:

• ¿Los controles definidos se están aplicando?
• ¿Las áreas conocen sus responsabilidades?
• ¿Han surgido nuevos riesgos que no habíamos identificado?
• ¿Existen oportunidades para mejorar el Programa?

El Plan de Monitoreo Permanente y Mejora Continua no tiene que ser complejo. De hecho, en las primeras etapas, lo más recomendable es comenzar con acciones simples pero sostenidas en el tiempo.

Aquí te dejo algunos ejemplos de tales acciones:

• Revisar periódicamente la Matriz de Riesgos y Controles.
• Verificar la implementación de controles.
• Evaluar el funcionamiento del Canal de Denuncias.
• Dar seguimiento a capacitaciones.
• Identificar cambios en la organización o en la normativa aplicable.

¡PILAS AQUÍ! Estas acciones permiten algo muy valioso: detectar oportunidades de mejora antes de que surjan problemas.

Y es que la Mejora Continua implica aprender de la experiencia. No todos los controles funcionan igual en todas las organizaciones, lo cual es absolutamente natural. De hecho, te diría que hasta esperado.

Ajustar, reforzar o rediseñar medidas es parte natural de un Programa que busca ser efectivo.

En ese sentido, el Monitoreo Permanente y la Mejora Continua no son una etapa final, sino un proceso constante, que debe ser sostenido en el tiempo.

Son la señal de que el Compliance no es solo cumplimiento formal, sino gestión activa de riesgos.

Cabe recordar que un Programa de Prevención de Delitos no se mide por lo que dice el documento, sino por lo que ocurre en la práctica. Es decir, lo que hace la diferencia son las acciones.

En consecuencia -y como te spoileaba líneas arriba-, el Monitoreo Permanente y la Mejora Continua, además de ser elementos integrantes del Programa de Prevención de Delitos, forman parte de la Cultura de Integridad de la organización.

¿Qué te parece?

¡Te invito a reflexionar y contarme qué piensas de este Shot!

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