Los comités de emergencia en las empresas familiares

La actual coyuntura exige que las empresas, no sólo las familiares, tomen decisiones difíciles de manera rápida y de forma sistémica. En una situación normal, este tipo de decisiones de mediano y largo plazo son analizadas y consensuadas en el directorio. En el caso de las empresas familiares, estas decisiones generalmente son tomadas por el fundador. Sin embargo, en una situación como la que atravesamos, muy incierta y con muchos frentes por los que velar, se recomienda la creación de un comité especial que lidere el análisis y toma de decisiones de corto plazo.

Desde que empezó la cuarentena, hemos pasado de los directorios ordinarios a los comités de emergencia virtuales con algunos de nuestros clientes. Han ido mejor de lo esperado, porque, los miembros del comité que generalmente son de la familia propietaria y los directivos clave tienen claro el fin del comité; tomar decisiones oportunas y bajo la neblina que a todos nos rodea.

Aún muchas empresas no saben muy bien cómo manejar la situación, y queremos compartir algunas lecciones que hemos aprendido en estas semanas participando en estos comités:

ü  Los que participan son propietarios, gerente general y asesores. Estos últimos, en la empresa familiar ayudarán a mantener el foco en la agenda y no desviarse de los urgente e importante.

ü  Definir quien se encargará de hacer la convocatoria, redactar el acta y la agenda, liderar la reunión.

ü  Llevar una agenda específica y prioritaria; no se pueden abarcar todos los temas, hay que priorizar por lo urgente e importante.

ü  En cada sesión procurar que no dure más de dos horas, y sea interdiario o dos veces por semana, dependiendo de las decisiones a tomar.

ü  Usar un medio de videoconferencias adecuado.

ü  Debe haber un acta de cada reunión con todos los acuerdos del comité y responsables para su seguimiento.

ü  Temas que se están priorizando en los comités debido a la coyuntura:

• Situación de trabajadores: condiciones de trabajo actual y esperado luego de la cuarentena, pago de salarios, comunicación, motivación y compromiso.
• Situación con proveedores: priorización de pagos, negociación de nuevos pedidos.
• Situación económica – financiera: efecto en el estado de resultados y balance de las decisiones, flujo de caja (proyección de pagos), situación con los bancos, líneas de crédito, financiamiento.
• Situación comercial: proyecciones de venta bajo los diferentes escenarios, estrategias comerciales, cobranza, comunicación, descuentos, etc.
• Nuevas oportunidades: nuevos negocios, planes de inversión, visión de la situación futura.

Estas semanas de crisis nos han dejado tres lecciones:

• Para superar la crisis y llevar al barco a buen puerto, debemos trabajar simultáneamente en tres frentes: la liquidez, la innovación (toda crisis trae nuevas oportunidades), y la confianza de nuestros colaboradores.
• Esta situación, tan inesperada e incierta, requiere un cambio en los procesos de dirección; y estamos convencidos que el mas necesario en esta primera fase es el comité de emergencia que les hemos descrito.
• Que podemos y debemos confiar en la unidad de la familia. … las crisis hacen que las familias se unan como una piña para enfrentar el reto.