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La pandemia fue un catalizador de la transformación digital; las empresas, en su mayoría, migraron al trabajo remoto forzosamente.
La tendencia en el trabajo remoto o híbrido indica que las empresas deben adoptar herramientas que les permitan digitalizar sus procesos, es decir, olvidarse de los papeles, y automatizar tareas administrativas. Ante este escenario, las herramientas digitales seguirán ganando espacio.
Según Buk Perú, plataforma de gestión de personas, el remoto prevalecerá y solo se habilitarán hubs cuando los colaboradores requieran asistir a una reunión en equipo o para algún evento de planeamiento.
“Enfrentadas a esta situación, muchas compañías evidenciaron que cerca del 40% de las tareas administrativas podrían optimizarse gracias a una correcta automatización y digitalización vía tecnologías que ya existían prepandemia”, dijo a gestion.pe, Sebastián Ausin, country manager de Buk Perú.
Tareas administrativas y transaccionales, como cálculo y pago de planilla (vacaciones, CTS, gratificaciones, descansos médicos y subsidios, etc) y la gestión documental (remisión y firma de documentos y certificados), son las que consumen más tiempo a las áreas de recursos humanos.
Así, a través de softwares de recursos humanos las empresas han mejorado sustancialmente el employee experience en tareas que implican la firma electrónica para contratos, adendas, reglamentos internos y boletas de pago.
“Dichas tareas involucran cerca de un 70% de las horas hombre, destinando el 30% restante al desarrollo de estrategias y gestión del talento y la cultura organizacional”, precisa Ausin.
En esa línea, menciona que las empresas que se suman a la transformación digital implementando softwares integrales de recursos humanos logran invertir la lógica del 70% - 30%; “pudiendo dedicar un 70% al desarrollo de estrategias y gestión del talento y la cultura organizacional”.
Por su parte, Roberto Calvo, gerente general de EzForms, comenta que en la industria de la construcción, que es un rubro en donde gran parte de la información es generada en el campo y escrita en papel, pasando a las oficinas administrativas, tienen que usar hasta el 40% de su tiempo del traslado de información en papel a una hoja de cálculo; “y súmale a esto un 15% más de tiempo en labores para preparar una presentación que luego comparten a las unidades que lo supervisan para comentarles acercade cómo se esta realizando la gestión”.
“Un profesional como un psicólogo, un ingeniero, dedica más del 50% de su tiempo a una labor que es digitalización de administrar una hoja de cálculo y no lo dedica ese tiempo a sus actividades de generar más valor para su empresa. Resulta más complejo para las empresas grandes y medianas, ya que susistema de gestión documental, en término de volumen, son más amplias”, detalla.
Y es que las empresas se han acostumbrado al uso del papel; de guardar de esa manera históricamente evidencia, o responder ante alguna auditoria, sin considerar que las herramientas digitales son más estables y seguras que un documento impreso.
¿Automatización igual a despido?
Para Buk Perú, aún hay algunas empresas que tienen la idea de que cuanto más automaticen sus procesos se necesitará menos colaboradores; “cuando en realidad representa una oportunidad para mejorar la productividad del personal”.
“Algunos de los beneficios son que el colaborador puede reasignar el tiempo para otras tareas de carácter más estratégico como la gestión de talento, el desarrollo y fortalecimiento de la cultura organizacional o enfocarse en el upskilling o reskilling”, comenta Sebastián Ausin.
En esa línea, manifiesta que se simplifica la labor administrativa, se reduce el tiempo invertido en una acción que puede resolverse en minutos con la ayuda de herramientas digitales e incluso tiene un impacto positivo en el clima laboral”, detalló.
“Está comprobado que el uso correcto de la tecnología minimiza errores que se observan de manera más recurrente cuando la gestión es manual. Una vez que las empresas deciden invertir en estas tecnologías, el proceso de implementación siempre es expedito y otorga resultados inmediatos”, comentó el ejecutivo.
“Bajo el análisis de muchos ejecutivos del mercado local, hemos dado un salto en tranformación digital que en tiempos tradicionales hubiese tardado unos cinco años en ser implementado”, agrega.
En esa línea, EzForms destaca que las herramientas tecnológicas para capturar información y registrardatos es de vital importancia para las industrias como minería,construcción, energía y la gran cantidad de empresas asociadas a ello.
“Es importante para tomar decisiones en tiempo real, porque los negocios requieren incrementar su productividad, asegurándose que toman estas decisiones con los sucesos más cercanos. Eso ayudará a que las empresasno esperen hasta fin de mes para ver el control de la gestión”, resalta Calvo.
“Si lacompañía cuenta con información de 7 u 8 años de antigüedad, tomamos esa información para guardarla en la nube sin necesidad de contar con un espacio físico. Esto genera un gran ahorro de uso de papel en la organización y tener información suficiente para ir ajustando las estrategias de la compañía e irincrementado la productividad”, puntualizó.
