Al destruir la información confidencial en formato físico, las empresas reducen el riesgo de que esos datos sean robados por espías corporativos.
Al destruir la información confidencial en formato físico, las empresas reducen el riesgo de que esos datos sean robados por espías corporativos.

Los documentos físicos son un componente vital para una organización. Estos suelen contener información muy valiosa para el presente y futuro de un negocio. Sin embargo, eventualmente se almacenan, lo que puede generar varias complicaciones para la empresa. Por ello, Pepe Bossio, fundador de , comparte cinco razones por las que eliminar documentos es mejor que solo archivarlos.

1. Evitar un siniestro. Muchos documentos físicos son altamente inflamables; además, suelen almacenarse en lugares que no siempre tienen todas las condiciones para controlar un incendio. Eliminar papeles que ya no se necesitan es la opción más segura.

2. Seguridad sobre la información de la empresa. Las compañías suelen tener mucha información en formato físico vinculada a temas críticos, como operaciones, data contable, proyectos, contratos, entre otros. Al destruirla de forma transparente y ordenada, las empresas reducen el riesgo de que esos datos sean robados por delincuentes o espías corporativos.

3. Protección para los clientes. Así como la información crítica de la empresa debe ser protegida, también lo debe ser la de sus clientes. Es bastante común que papeles con datos de los consumidores sean almacenados en bodegas. Al eliminar esta información, la empresa evita que los datos de sus clientes caigan en manos inadecuadas.

4. Reducción de costos. Guardar documentos en almacenes de custodia documentaría tiene un valor mensual por caja archivada. Destruir los documentos que ya no son necesarios para la empresa reduce en gran parte el costo para este fin, ya que según el código tributario solamente se debe guardar durante 5 años.

5. Apoyo al medio ambiente. Eliminar documentos a través de un procedimiento controlado no solo produce eficiencias en las organizaciones, sino también genera material que puede reciclarse. Así, las empresas apoyan de forma significativa a la conservación del medio ambiente.

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