5 tips para el uso de robots en las áreas tributarias

La búsqueda de eficiencia y uso óptimo del capital humano es una de las principales prioridades para las organizaciones, lo cual incrementa el interés por usar robots en los procesos cotidianos para alcanzar ese objetivo. Esta tendencia es especialmente relevante para las áreas tributarias, debido a la cantidad de información que procesan y a que varias de sus actividades suelen tornarse manuales, lo que demanda tiempo valioso a sus equipos.

En ese sentido, como señala el director de Tax & Legal y líder de Private Enterprise en KPMG en Perú, Edgar Vera, el uso del Robotic Process Automation o RPA se está convirtiendo en la mejor alternativa para realizar procesos manuales, operativos y repetitivos, que no exigen actividad cognitiva a nuestro equipo.

“Con el RPA, el robot se vuelve un integrante más de los nuestros. Usará una PC o laptop, maniobrará el mouse, ingresará su usuario y password, obtendrá información de los sistemas, cruzará información, enviará chats o correos electrónicos y más, como podría hacerlo cualquiera de nosotros. Sin embargo, el pensamiento y toma de decisiones seguirá estando a cargo de nuestra gente”, explica Vera.

Tips para implementar el RPA

Tener un inventario de nuestros procesos: es muy recomendable tener todos los procesos debidamente identificados, ya sean del área tributaria o de otras que le proporcionan información para el cumplimiento de las obligaciones, y saber cómo se interrelacionan. Esto nos permitirá mapear todo aquello que impacta en el aspecto tributario de la organización, como lo relacionado a las transacciones que alimentan el registro de compras, las detracciones y retenciones, que es manejado por el área de Pagos.

Contar con adecuada documentación de los procesos: una vez identificados los procesos, debemos verificar si contamos con los manuales o flujogramas que nos permitan entenderlos óptimamente. Así, podremos reconocer rápidamente los riesgos existentes en cada uno, así como los controles que ya han sido o deberían implementarse. Es esencial definir si el proceso de la información compartida con el área tributaria es seguro, si cuenta con validaciones mínimas o si fue revisada adecuadamente antes de ser entregada.

Identificar los procesos “robotizables”: luego del mapeo y documentación, será más fácil definir las actividades que son repetitivas, operativas, manuales y que pueden ser sustituidas por un robot. Cabe insistir en que un robot puede cumplir con cualquier tarea manual que no involucre la toma de decisiones, misión reservada solo para seres humanos. En tal sentido, un proceso de declaración de impuestos puede llegar a ser robotizado hasta en un 75%.

Establecer prioridades: como parte del plan de robotización de nuestros procesos, debemos fijar una lista en donde destaquemos aquellos que queremos priorizar, ya sea porque contienen nuestros principales pain points o porque los consideramos de alto riesgo para los demás. Asimismo, busquemos iniciar con robotizaciones que no demanden mucho esfuerzo, pero que puedan tener alto impacto. Tener resultados positivos en el corto plazo mantendrá motivado al equipo y será un espaldarazo para el proyecto.

Seleccionar al equipo idóneo de expertos: debemos asegurarnos de que los participantes del proyecto sean aquellos que conocen muy bien los procesos y puedan dedicarse principalmente a esa tarea. Es importante que el equipo responsable de los procesos tributarios esté integrado tanto por técnicos especialistas en RPA como por personas con sólidos conocimientos sobre los mismos y la normativa tributaria.

Finalmente, Edgar Vera anota que debemos considerar que el uso del RPA en procesos tributarios tiene la ventaja de no ser invasivo para los sistemas de la organización, pues trabaja a nivel de usuario. Además, no supone presupuestos elevados, elimina errores y ayuda a ahorrar tiempo operativo que nuestros equipos podrán dedicar a temas estratégicos, lo que resultará en un rápido retorno de la inversión (payback).