Teletrabajo y tributación

Se ha publicado al pasado 11 de setiembre la Ley No. 31572, que legisla sobre el teletrabajo aplicable a los servidores privados y públicos.

Como se sabe, el teletrabajo es una modalidad especial de prestación de labores, de condición regular o habitual, y se caracteriza por el desempeño subordinado de aquellas actividades sin presencia física del trabajador o servidor civil en el centro de trabajo de la entidad con la que mantiene vínculo laboral. Se desarrolla a través del uso de plataformas y de tecnologías digitales.

Ahora bien, se está tratando como “condiciones de trabajo” a la entrega al trabajador de equipos, el servicio de acceso a internet, o las compensaciones económicas por la provisión de éstos, además del pago por el consumo de energía eléctrica. Recuérdese que una condición de trabajo son una serie de factores que coadyuvan al buen desempeño del trabajador, siendo indispensables para el buen desarrollo de sus labores.

Por lo tanto, al ser calificadas estas compensaciones como “condición de trabajo”, no se afectaría a la quinta categoría, de acuerdo a tenor del artículo 34° de la LIR que señala que no se consideran remuneraciones gravadas las cantidades que percibe el servidor por asuntos del servicio en lugar distinto al de su residencia habitual, tales como gastos de viaje, viáticos por gastos de alimentación y hospedaje, gastos de movilidad y “otros gastos exigidos por la naturaleza de sus labores” (aquí estarían los gastos relacionados al teletrabajo), siempre que no constituyan sumas que por su monto revelen el propósito de evadir el impuesto.

En el contrato, se debe definir, en relación a estos aspectos, las plataformas y tecnologías para la prestación de labores, la provisión de equipos y el servicio de acceso a internet, según corresponda, pudiendo ser actualizada aquella data en función del desarrollo tecnológico del empleador. Igualmente, este contrato debe señalar los mecanismos de compensación económica por el uso de equipos del teletrabajador y determinar los costos asumidos por los servicios de acceso a internet y energía eléctrica, según sea el caso.

Ahora bien, existen reglas específicas en la Ley en mención para la “entrega, uso y cuidado de equipos, herramientas de trabajo y compensación de gastos”, especificados en el Capítulo IV de aquella.

En resumen, existirían tres escenarios posibles para estas compensaciones, y/o para saber quién asume estos gastos de servicios básicos y equipos de cómputo: a) El empleador equipa al trabajador de una PC o laptop, asume el acceso a internet y cubre el consumo de energía eléctrica; b) El trabajador asume todo lo antes indicado y el empleador le reembolsa luego ello; y c) El trabajador asume todos los costos, y el empleador no reembolsa nada (pacto en contrario a la regla base inicial de asunción).

Cabe destacar que lo anteriormente señalado no se aplica a las Mypes (salvo acuerdo en contrario de las partes), lo cual reduce sustantivamente el universo de las empresas afectadas, pero no el universo de trabajadores que pueden ser beneficiados.

En lo que respecta al ámbito del gasto tributario, la gran pregunta es cómo se va a calcular el monto de los gastos de internet y de luz?. Porque en el domicilio del trabajador, éstos servicios son usados seguramente por otros miembros de su familia, ajenos a la labor del referido trabajador. Por ejemplo, el consumo de energía eléctrica se relaciona a diversos artefactos eléctricos distintos a la PC, laptop y ambiente donde se desempeña el trabajador. No sería justo que el empleador solvente finalmente los gastos de luz e internet aplicable a otros ambientes y familiares de la casa. Además, el exceso al monto que es considerado “condición de trabajo” generaría .como ya se dijo líneas arriba- una “mayor remuneración” (en especie) al trabajador, computable para sus rentas de quinta categoría.

Lo más salomónico sería considerar un monto mensual fijo que se ha de revisar cada cierto tiempo según lo estipule el contrato; otra opción, más compleja, sería el calcular cuánto de energía consume la Pc o la laptop del trabajador en un mes, sumado a la luz del ambiente de trabajo; aunado ello al costo prorrateado de la internet respecto de otros usuarios del hogar.

Este aspecto deberá ser corroborado para su fehaciencia con los documentos y pericias respectivas.

Recuérdese que la Carta N° 002-2015-SUNAT/60000 y las RTFs N° 120-5-2002, 2298-4-2006 y 6710-3-2015 señalan que para que el gasto vinculado a la adquisición de un bien o un servicio califique como fehaciente (o sea real), no sólo debe reflejarse el egreso con el respectivo comprobante de pago, sino que, además, éste gasto debe obligatoriamente encontrarse acompañado de la documentación que demuestre que dicho documento efectivamente sustenta una operación real.

Además, las RTFs N° 03798-1-2004, 2475-2-2019, 1713-9-2020, entre otras, mencionan que los contribuyentes deben mantener al menos un nivel mínimo indispensable de elementos de prueba, que acrediten que los comprobantes que sustentan sus derechos corresponden a operaciones reales.

Es recomendable que todo lo que se pacte se apruebe también en Actas de la empresa (de JGA o de Directorio).

Todo lo antedicho hay que tomarlo en cuenta para evitar contingencias para con el fisco y que el gasto sea deducible al cumplir además de la referida fehaciencia con los principios de causalidad, proporcionalidad, generalidad y razonabilidad. Ya con la pandemia, mucho de lo que se establece en la norma bajo comentario se ido dando de manera fáctica y consensuada entre el empleador y el trabajador.

El reglamento de la Ley No. 31572 debería dar mejores luces de cómo justificar el gasto, y para ello deberá esperarse 90 días calendarios, contados desde el lunes 12 de setiembre pasado.