Zoomear o no zoomear, esa NO es la pregunta

Inicio este artículo con el dilema hamletiano, por lo trascendente que ha llegado a ser el uso de las herramientas de teletrabajo y la inmensa popularidad que ha adquirido Zoom© como la plataforma casi de facto para comunicarse en videoconferencia o “webinars”.

Pero el motivo de este artículo no tiene que ver principalmente con el crecimiento exponencial de todas estas plataformas o en especial el de Zoom©, sino con el uso adecuado de este tipo de herramientas y la aprobación del D.U. Nº 056-2020 el 15 de mayo del presente, que permite la realización de juntas generales remotas o virtuales para las entidades bajo competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores.

Esta reciente norma, creo yo, nos debe obligar (sic) a tomar con particular y máxima seriedad la seguridad y confidencialidad de estas juntas y posteriormente probables reuniones remotas de directorio, por lo novedoso de este intento. Nunca fue necesario ni permitido “virtualizar” estas importantes reuniones, pero la especial sensibilidad que ellas conllevan sí nos hacen preguntarnos, ¿cómo se procederá a realizar la convocatoria y a validar que solo ingresen quienes deben, para garantizar la privacidad y confidencialidad requeridas?

“La pandemia está acelerando el entorno a niveles de hiperdigitalización en las empresas, y podemos terminar poniendo en riesgo nuestra información y reputación”.

¿Quién será la persona encargada de “diseñar” la reunión con base en las prestaciones y niveles de seguridad que la plataforma de teletrabajo elegida ofrezca o incluso de elegir la plataforma correcta, o quién administra las invitaciones a los participantes? El establecimiento de links, “passwords” más seguros y la validación múltiple de accesos recae también en esa misma persona. Un problema potencial es que, probablemente, este nivel de detalle I/T del procedimiento no estará en el bagaje de conocimientos de la secretaría del directorio, operativamente responsable de estas actividades.

Por otro lado, ¿hasta que punto podemos involucrar a personas ajenas al directorio a la preparación y organización de estas juntas virtuales? Hay empresas que incorporaron directores con “seniority” y conocimiento en asuntos I/T, quienes bien podrían involucrarse para apoyar y dar ese sello de conformidad a la seguridad y correcta utilización de la tecnología, ¿pero sucederá esto, y/o todas estas empresas cuentan hoy con ese director en sus respectivos colegiados? Seamos muy cuidadosos, pues quienes organicen las juntas virtuales serán responsables de la seguridad y privacidad de estas y, sobre todo, tendrán en sus manos todos los elementos necesarios para determinar quiénes pueden y van a participar.

El mundo de las plataformas de teletrabajo ha sufrido un vuelco rápido y tremendo, la disrupción y crecimiento exponencial que han sufrido todas ellas fruto de la pandemia las han sometido a pruebas de esfuerzo, con mayor o menor éxito en cuanto a seguridad y reacciones para evitar a los “hackers” que, en cuarentena también, han llegado en hordas, creándose así una tormenta perfecta.

El título de este artículo menciona al más exitoso de todos, Zoom©, que es la herramienta más difundida a nivel mundial y llega hoy a tener más de 200 millones de usuarios y vincular a 300 millones de personas diariamente. Gran logro para una plataforma que contaba antes con cerca de 10 millones de usuarios globales.

Zoom© destaca por su simplicidad y uso intuitivo para cualquier usuario y muchas posibilidades para acceder a ella, celular, tablet o computador, pero todo esto es en realidad la causa y motivo por los que es la única plataforma de teletrabajo que ha desarrollado un infausto verbo: el “zoombombing” (sugiero “googlear” la palabra), y es para referirse a los numerosísimos ataques que ha sufrido en eventos públicos, incluso en nuestro medio. Este inesperado problema ha sorprendido a Zoom© y a sus usuarios, por lo que la firma ha ofrecido solucionarlo con un plan de 90 días que comenzó con su versión 5.0 (hoy 5.0.2), la que seguirá actualizando en esa ventana de tiempo y más allá.

La pregunta que irrumpe considerando lo anterior es: ¿existen alternativas de nivel empresarial, con un alto grado de seguridad como para confiar la privacidad y sensibilidad de las juntas generales virtuales o directorios por venir?, y ¿son Zoom© o su destacado competidor GoToMeeting© alternativas razonables para dichas juntas?

Libre de ataduras para opinar, con cerca de 20 años como ejecutivo en la industria I/T y Telecom y participación en directorios, respondo con un sí y un no respectivamente, pensando en otras dos plataformas que destacan nítidamente en cuanto a la seguridad y antecedentes de uso corporativo, muy aplicables para juntas y directorios. En orden alfabético: Cisco WEBEX© y Microsoft Teams©.

En ambas las medidas de prevención para la organización y control de asistentes son considerablemente mayores que las de Zoom© y GoToMeeting©, por su génesis como sistemas empresariales. Recordemos que era suficiente compartir nuestra cuenta de Facebook© para crear un usuario Zoom© y abrir sesión, lo que causó un gran problema de fuga de información. Y es que esta aplicación nació más como un nuevo tipo de red social, que es como yo la prefiero todavía, porque era el uso social lo que en mayor medida la caracterizaba.

¿Son Zoom©y GoToMeeting© alternativas útiles y plausibles en la actualidad? ¡Claro que sí!, pero según el uso que le queramos dar. Yo participo en reuniones virtuales por medio de ambas por su sencillez y difusión, pero con contenidos simples, nada sensible, y es bastante improbable que alguien se interese en ellos. En nuestra firma usamos Google Meet© de Google Apps© en la nube, que sentimos que nos da más privacidad, pero entre usuarios de nuestro domino aims-peru.com solamente. En resumen, para el caso de juntas generales y directorios yo elegiría sin dudarlo un segundo siquiera, entre Cisco WEBEX© y Microsoft Teams©.

Las certificaciones federales (EE.UU.) e internacionales de seguridad, poder establecer una o varias verificaciones fuera de la invitación de rigor para los participantes por emails, SMS u otros medios, la alta encriptación de datos de inicio a fin desde su diseño original, el monitoreo en tiempo real de la sesión para detectar anomalías, tener varias “capas” de seguridad, los ingresos a la sesión con otros datos de revalidación solo conocidos por el participante, el profundo control que tiene el usuario organizador, son algunas de las cosas que yo creo imprescindibles para las juntas generales virtuales por venir.

La pandemia está acelerando el entorno a niveles de hiperdigitalización en las empresas y podemos terminar usando la herramienta incorrecta para algún(os) problema(s), poniendo en riesgo dos de nuestros activos más valiosos: información y reputación. Seamos entonces exigentes y cuidadosos en esta primera experiencia “virtual y oficial”, enfrentando con éxito este nuevo reto impuesto por la pandemia, tal como deberá suceder en general para nuestro futuro inmediato, Dios mediante.