¿Qué es la metodología Kanban y por qué se utiliza tanto en empresas?

FOTOGALERÍA. Hay muchas maneras y métodos pensados para aumentar la productividad. Por un lado, está tu propia productividad personal, que puedes potenciar utilizando diferentes estrategias como la conocida técnica Pomodoro (muy útil para estudiar, pero también interesante cuando empiezas a trabajar y te quieres organizar bien); o utilizando la música como apoyo para concentrarte mejor, según Universia.

La idea detrás de todos estos métodos es proporcionarte herramientas para rendir más. Es el caso de otro conjunto de metodologías conocidas como «agile», que se basan un método de trabajo pensado para organizar y repartir las tareas de una manera rápida y flexible entre diferentes equipos multidisciplinares.

En pocas palabras, las metodologías agile (también se les llama metodologías ágiles) nos permiten tener la capacidad de tomar la mejor decisión en cada momento de un desarrollo o tarea sin comprometer el total del proyecto. Hay dos métodos Agile que destacan por encima de los demás, siendo los más populares en la actualidad: Scrum y Kanban.

Qué es la metodología Kanban

Vamos a concretar qué es Kanban. Como ya comentamos, es una metodología ágil que se aplicó por primera vez a los procesos de fabricación, pero que con el tiempo ha evolucionado para aplicarse a desarrollo de software o, básicamente, a cualquier proceso productivo en cualquier ámbito.

El objetivo fundamental de este método es el de minimizar los desperdicios o residuos en el proceso de fabricación sin que eso afecte a la producción. Así, se pueden controlar mejor los gastos y conseguir una mayor eficiencia. El equivalente en otras áreas que no sean la línea de fabricación es que se minimizan los atascos en la productividad.

Para que entiendas bien en qué consiste este método, es bueno que sepas qué significa Kanban. Es una palabra japonesa que significa tarjeta visual. En eso se basa, en disponer una serie de tarjetas con información visual acerca del flujo de trabajo.

El tablero básico de Kanban tiene tres columnas: «Por hacer», «En proceso» y «Hecho». Con estas tres categorías podemos tener controlada toda la información sobre lo que estamos haciendo e identificar los cuellos de botella, o sea, dónde se atasca todo y qué impide que el flujo de trabajo no se interrumpa.

Estos son los principios de la metodología Kanban

Kanban se rige por cuatro principios fundamentales, que son:

1. Permitir la visualización de todas las tareas del flujo de trabajo.

En el tablero se disponen las tarjetas que representan el trabajo de cada usuario en cada tarea. Se suelen utilizar colores. Mediante las diferentes columnas (ya dijimos: «por hacer» y «hecho», y en medio estaría el «en proceso»), todo el equipo podrá ver el trabajo en curso, el que se ha completado y el que viene a continuación.

2. Limitar el trabajo en curso.

Es decir, se pone límite a la cantidad de trabajo que puede estar en curso en un determinado momento o, visto de otra manera, se limita el número de tarjetas que puede haber en cada columna. Se recomienda empezar a llenar las columnas con tareas prioritarias. Este método elimina la multitarea (uno de los principales frenos a la productividad).

3. Lo importante es el flujo de trabajo.

El trabajo fluirá mejor con este método y parecerá más fácil, más realizable. Detectar rápido un atasco en ese flujo es vital.

4. Mejora continua.

ya que el método puede (y debe) ser refinado constantemente para mejorar los procesos.

El método Kanban en las empresas

Cuando las empresas aplican el método Kanban están adoptando inmediatamente todas sus ventajas. Una de las más evidentes es que se fomenta la transparencia a lo largo de todo el proceso productivo (sea el que sea).

Al tener de un vistazo todo el flujo de trabajo actual, el que viene y saber qué tareas se han terminado, se consigue reducir los tiempos de entrega. Estas entregas serán, además, más fiables, porque cada una de ellas se realiza sin interferencias.

Con esta metodología, cada profesional sabe exactamente qué debe hacer y en qué momento exacto está dentro del proceso global.

Por otro lado, se evita dedicar tiempo a tareas ineficientes, se escapa de la sobreproducción y por ese mismo motivo, se hace un uso más eficiente de los recursos. Recuerda que «recursos» se puede referir a materiales, a tiempo, a personas (por ejemplo, se puede distribuir mejor la fuerza de trabajo para tener mejores resultados).

Al tener un mejor control sobre las tareas, el tiempo de producción se reduce y mejora la planificación. Además, se mejora en flexibilidad, porque todo el equipo va a saber exactamente qué tiene que hacer, pero si surge un imprevisto, la capacidad de respuesta puede ser mejorada de manera tan sencilla como cambiar las tarjetas de orden.